Элементы организации. Внутренняя и внешняя среда организации. Функции менеджмента

     Механизация, т.е. использование машин и механизмов вместо людей, тоже существенным образом влияет на управление. Движущиеся конвейерные сборные линии впервые применили Генри Форд и добился успехов.

     В зависимости от применяемой технологии происходит классификация производств  на единое, мелкосерийное, серийное и  массовое, которые подробно рассматриваются  в курсе « Организация производства».

     1.2.5. Люди

     И организация, и руководители, и подчиненные – это люди. А каждый человек – личность с его индивидуальными переживаниями и запросами. Если этого не учитывать, организация разорится. Люди – центральный факт при управлении в любой организации.

     Необходимо  учитывать три основных аспекта при управлении людьми: поведение отдельных людей; поведение людей в группах; характер поведения руководителя и его влияние на поведение отдельных людей и групп.

     Поведение человека в обществе и на работе – следствие сложного сочетания  индивидуальных характеристик личности и внешней среды. Число конкретных потенциальных характеристик личности – бесконечно, и все точно практически не учтешь. Наиболее важные из этих характеристик:

     - способности – присущие человеку  качества;

     - предрасположенность – имеющийся  потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы;

     - потребности – внутреннее состояние  психологического или физиологического  ощущения недостаточности чего-либо;

     - ожидания – сознательное или подсознательное решение, насколько вероятно или нереально свершение чего-то значимого для человека;

     - восприятие – интеллектуальное  осознание стимулов, полученных  от ощущения. Оно определяет, что  такое реальность для конкретного  человека. Люди реагируют не на  то, что действительно происходит, а на то, что они воспринимают как действительно происходящее;

     - отношение, социальные установки  – это то, что нравится или  не нравится, неприязнь или привязанность  к предметам, людям и т.п.;

     - ценности – это общие убеждения,  вера в то, что хорошо, что плохо  или что безразлично в жизни. Ценности приобретаются обучением.

     Организации – это открытые системы, поэтому рис. 1.8 нельзя рассматривать как адекватную, полную модель переменных, влияющих на успешность действий организаций, так как на нем показаны только внутренние переменные.

рис. 1.8. Взаимозависимость внутренних элементов организации 

1.3. Внешняя среда организации

1.3.1. Организация и ее внешняя среда

     До  последнего времени наука управления рассматривала только внутреннюю среду  организации, не обращая внимания на ее внешнюю среду.

     Сегодня это считается крупным недостатком  любого подхода. Как мы увидим ниже, современным организациям приходится приспосабливаться к изменениям во внешнем окружении и соответственным  образом осуществлять изменения внутри себя. Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для ее руководства. Организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, потребителей.

     Так как от руководства зависит выживание организации, то руководитель должен уметь выявлять существенные факторы в окружении, которые повлияют на его организацию, и предложить подходящие способы реагирования на внешние воздействия. Организации должны приспосабливаться к внешней среде, чтобы выжить.

     Так что же относится к внешней  среде? Из чего она состоит? Факторов внешней среды слишком много, всего не учесть. Надо выбрать главное. Руководитель должен выбрать, ограничить учет внешнего окружения только теми факторами, от которых решающим образом зависит успех организации. К основным элементам внешней среды можно отнести: потребителей, конкурентов, правительственные учреждения, законодательные акты, поставщиков, финансовые организации и источники трудовых ресурсов. Все внешние факторы можно разделить на две основные группы:

     а) силы прямого воздействия на организацию;

     б) силы косвенного воздействия (рис. 1.9).

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

     рис. 1.9. Внешнее окружение

     Среда прямого воздействия включает в  себя факторы, которые непосредственно  влияют на операции организации и  испытывают на себе прямое влияние  операций организации. К ним относятся: поставщики, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребители и конкуренты.

     Среда косвенного воздействия включает в  себя факторы, которые могут не оказывать  прямого немедленного воздействия  на операции, но сказываются на них. Сюда можно отнести: состояние экономики, научно-технический прогресс, социологические, культурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах. На рис.6 представлена модель влияния внешних факторов на организацию.

     1.3.2. Характеристики внешней среды

     Внешняя среда каждой организации характеризуется, прежде всего, взаимосвязанностью ее факторов, ее сложностью, подвижностью, неопределенностью.

     Взаимосвязанность, взаимозависимость внешней среды – это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Этот уровень силы для каждого фактора и для каждой конкретной организации будет свой, отличный от других. Так, на одну организацию и через нее на другие факторы конкуренты могут оказывать сильнейшее воздействие, а на другую организацию и через нее на другие факторы – незначительное воздействие.

     Сложность внешней среды – это число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень изменения каждого фактора. Для разных организаций будет разная сложность среды, так как различны взаимозависимости факторов. В одних организациях имеется много поставщиков, потребителей, новых технологий, профсоюзов – это сложная среда. Для других организаций внешняя среда будет проще, а для некоторых – совсем простой – слабая зависимость от внешней среды.

     Подвижность среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. В настоящий момент в нашей стране эта подвижность чрезмерно высокая, не успеваешь следить за ее изменениями, а тем более реагировать. Но и в этом случае для разных организаций подвижность среды разная, так как не все изменения внешней среды одинаково влияют на все организации.

     Неопределенность внешней среды – это степень недостаточности информации, которой располагает организация по конкретному фактору внешней среды, а также степень достоверности имеющейся информации. Если информации мало и нет уверенности в ее точности, то неопределенность большая, а значит, труднее принимать эффективные решения.

     Все эти характеристики необходимо учитывать руководству любой организации в своей деятельности для того, чтобы эффективно руководить организацией, т.е. добиваться достижения своих целей. Рассмотрим чуть подробнее основные элементы внешней среды.

     1.3.3. Среда прямого воздействия

     Поставщики. К ним относятся поставщики всех ресурсов: капитала (банки, другие юридические и физические лица); материалов, комплектующих изделий, полуфабрикатов; трудовых ресурсов (местные структуры, профсоюзы); оборудования (многие фирмы), энергии (тепловой, электрической и др.). Со всеми надо заключать договоры, всем платить.

     Законы  и государственные  органы. Сюда относятся законы о труде, охране здоровья, налогах, защите окружающей среды, защите интересов потребителя и т.д. Здесь же различные комиссии по торговле, ценным бумагам, биржам, статистическое управление (финансовая и бухгалтерская отчетность), инспекция электросвязи (выдача лицензий на производство радиоизлучающей аппаратуры) и другие инспекции. Сюда же относятся законы и постановления местных органов управления, их различные комиссии и другие структуры. Все это надо учитывать как при планировании своей деятельности, так и при ее осуществлении.

     Потребители. Известный специалист по управлению Питер Ф.Друкер писал, что единственная цель бизнеса - создавать потребителей, так как от этого зависит выживаемость организации. Под этим понимается следующее: само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Потребители, решая какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти все, относящееся к результатам ее деятельности. Тем самым необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействие организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов.

     Конкуренты - важнейший фактор внешней среды, так как требует постоянного обновления и удешевления продукции. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными. Важно понимать, что потребители - не единственный объект соперничества организаций. Последние могут также вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, материалы, капитал и право использовать определенные технические нововведения.

1.3.4. Среда косвенного воздействия

     Среда косвенного воздействия значительно  сложнее, чем среда прямого воздействия. Воздействие ее не всегда явно видно, не всегда его можно предусмотреть и учесть, но учитывать по возможности надо, хотя и отсутствует большая часть информации. Рассмотрим основные факторы среды косвенного воздействия. К ним относятся технология, состояние экономики, социокультурные и политические факторы, международное окружение.

     Технология. Это и внутренние переменные, и внешний фактор большого значения. Технология влияет на все: на качество продукции, ее параметры, на производительность труда и т.д. В наше время технология - один из самых подвижных элементов. Нововведения в ней возникают ежедневно, так как сейчас в мире столько ученых, сколько их было за все время существования человечества. Организациям, чтобы выжить и успешно действовать, необходимо быстро реагировать на новые технологии, использовать их, а также самим разрабатывать и предлагать нововведения, новые технологии.

     Состояние экономики. Оно влияет на стоимость всех ресурсов и покупательную способность потребителей.

     Руководство организации должно предвидеть изменения  в состоянии экономики.

     Например, если предвидится инфляция, надо увеличивать запасы товаров, материалов, комплектующих изделий и готовой продукции на складах, взять кредиты (так как отдавать потом придется уже обесцененными деньгами). Если предвидится спад в экономике, надо постараться избавиться от запасов, так как потом не удастся их сбыть, прекратить работы по расширению производства и т.д.

     Социокультурные факторы. Это в основном жизненные ценности, традиции, общественные установки. Они влияют на деятельность организации, так как она действует в социально-культурной среде. Руководству организации необходимо все это учитывать и при мотивации (побуждении к труду) своих работников, и при выпуске продукции. Необходимо также предугадывать изменение этих факторов и предусматривать соответствующие предупреждающие меры, чтобы удовлетворить ожидания общества раньше конкурентов.

     Политические  факторы. Некоторые факторы политической обстановки оказывают влияние на результаты деятельности организаций и должны учитываться их руководством. Например, отношение органов власти к предпринимательству, промышленности, сельскому хозяйству влияет на налогообложение, различные льготы, пошлины и т.д.

     Другой  элемент политической обстановки - влияние отдельных организованных групп людей (лоббистов) на правительство с целью отстаивания своих групповых интересов. Руководству организаций необходимо учитывать влияние той или иной группы и стараться предугадывать и опережать события.

     Международное окружение. Это один из важнейших факторов для многих организаций, особенно тех, кто занимается: экспортом - вывозом на продажу; импортом - ввозом для продажи; продажей лицензий на производство своей продукции; совместной с иностранными партнерами деятельностью; прямыми капиталовложениями за рубежом.