Коммуникации в организации

Коммуникации  в организации

Введение 
 
 

      Коммуникации   являются   важнейшей   составляющей   в    деятельности

руководителя, поскольку  коммуникации -  это обмен информацией  между  людьми.

Без обмена информацией  они не могут вместе работать, формулировать  задачи  и

решать их. 

      Коммуникации – важнейший элемент  обеспечения эффективности управления.

Руководитель тратить  от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации.  Не

только слово, цифра  и другая информация,  которая  может  быть  представлена

письменно или  графически, занимает основное место  и  является  важнейшим  в

коммуникационном  процессе, но  и  другие  элементы  (жесты,  мимика,  паузы)

могут быть определяющими  с позиций оценки эффективности  управления. 

      В связи с этим высокопрофессиональный  менеджер должен понимать,  каким

образом среда  влияет на обмен информацией, и владеть  искусством  устного  и

письменного общения. 

      Цель  курсовой  работы  –   определить   коммуникативные   особенности

управления организации. 

      Предмет исследования – управление  организацией. 

      Объект исследования – коммуникации  в управлении. 
 
 

                Глава 1. Что такое коммуникации  в организации 
 
 

      Как говорят о коммуникации  в узком смысле слова, то  прежде всего имеют

в виду тот факт, что в ходе совместной деятельности люди обмениваются  между

собой  различными   представлениями,   идеями,   интересами,   настроениями,

чувствами,   установками   и   т.д.   Первоначально   этот    процесс    был

непосредственно включен в совместную деятельность, и  лишь  позже  произошло

его «выделение» - так называемая  психологическая  спецификация,  и  в  этой

связи создание специфических  средств  –  семиотическая  спецификация.  Набор

сведений, которыми люди обмениваются между собой,  можно  рассматривать  как

информацию, и тогда  сам процесс коммуникации может  быть  понят  как  процесс

обмена информацией. Отсюда можно сделать следующий  шаг  и  интерпретировать

весь процесс  человеческой коммуникации в терминах теории информации,  что  и

делается в  ряде  систем  социально-психологического  знания.  Однако  такой

подход нельзя  рассматривать  как  методологически  корректный,  ибо  в  нем

опускаются   некоторые   важнейшие   характеристики   именно    человеческой

коммуникации, которая  не сводится только к процессу передачи информации.  Не

говоря уже о  том, что при таком подходе  фиксируется  в  основном  лишь  одно

направление потока  информации,  а  именно  от  коммуникатора  к  реципиенту

(введение понятия  «обратная связь» не изменяет  сути дела),  здесь  возникает

и еще одно  существенное  упущение.  При  всяком  рассмотрении  человеческой

коммуникации с  точки зрения теории информации  фиксируется  лишь  формальная

сторона  дела:  как  информация  передается,  в  то  время  как  в  условиях

человеческого общения  информация не только  передается,  но  и  формируется,

уточняется, развивается. 

      Поэтому, не исключая возможности  применения некоторых положений  теории

информации при  описании коммуникативной стороны  общения,  необходимо  четко

расставить  все  акценты  и  выявить  специфику  в  самом  процессе   обмена

информацией, когда  он имеет место в случае коммуникации между людьми.[1] 

      Основными элементами коммуникационного  процесса являются: отправитель,

сообщение, канал, получатель. 

      Отправитель – лицо, генерирующее  идею  либо  собирающее  информацию  и

передающее ее. 

      Сообщение – информация, закодированная  в виде символов. 

      Канал – средства передачи  информации. 

      Получатель (реципиент) – тот,  кому предназначена информация.[2] 

      Коммуникации можно классифицировать  по  типу  объектов  и  по  степени

формализации. 

      По типу объектов: 

      -организация – внешняя среда; 

      -межуровневая (восходящая); 

      -межуровневая (нисходящая); 

      -горизонтальная; 

      -руководитель – подчиненный; 

      -руководитель – рабочая группа. 

      По степени формализации: 

      -формальные коммуникации; 

      -неформальные коммуникации. 

      Управление  должно  решить   три   задачи,   создавая   информационную

подструктуру организации  деятельности: 

      • организацию коммуникативных  сетей; 

      • повышение  качества  информации,  циркулирующей  по  коммуникативным

сетям, обеспечивающей управление и деятельность персонала; 

      • полноценное использование  информации для решения задач  управления. 

      Эти задачи связаны со своеобразной  группой психологических факторов  -

познавательно-коммуникативных.  Чтобы  повысить  эффективность   управления,

необходимо знать, учитывать и совершенствовать  эту  группу  психологических

факторов. 

      Информационное  сообщение  -  содержание  информации,  переданной  при

коммуникации от  одного  лица  другому.  Канал  коммуникации  -  направление

движения  информационного  сообщения.  Информационный   обмен   -   передача

информации  друг  другу  по  каналу.  Коммуникативная  цепь  -  ряд  каналов

коммуникации,  связанных  движением  однородных  информационных   сообщений.

Могут быть индивидуальные и групповые  информационные  сети.  Информационная

роль - совокупность функций по информационному  обмену,  выполняемых  данным

лицом в коммуникативной  сети. [3] 

      Коммуникативная сеть —  сложно  соединенная  и  переплетенная   система

коммуникативных информационных  потоков,  циркулирующих  по  всем  элементам

организации органа и обеспечивающая ее деятельность.  Это  схема  циркуляции

информации. Основа ее задается  структурой  организации  и  организационными

отношениями между  его подразделениями и  должностными  лицами,  т.е.  основа

лежит в организационно-правовой плоскости. 

      Реальная же картина передачи  сообщений может не  совпадать   с  ней,  и

причиной  этого  выступают  психологические   факторы.   Под   их   влиянием

происходит   обрыв   нормативных   (формализованных)   каналов   и    цепей,

возникновение новых,  их  изменение  (ослабление  или  усиление),  изменение

информационных  ролей  отдельных  лиц,  утечка  служебной  информации  и  др.

Поэтому надо тщательно  следить  за  влиянием  психологических  факторов  на

коммуникации. [4] 

      Умелый  руководитель  принимает   меры  по  обеспечению  положительного

влияния психологических  факторов на коммуникации. К. Киллен, изучавший  этот

вопрос, пишет: «Представьте себе, как  крайний  случай,  попытку  общения  с

человеком, целящимся  в вас из  винтовки.  До  тех  пор,  пока  этот  человек

относится к вам  как к врагу, вряд ли  удастся  с  ним  эффективно  общаться.

Однако  глубокое  взаимное  уважение  отправителя  и  получателя   сообщений

чрезвычайно облегчает  коммуникацию и позволяет быстро находить решение  даже

самых трудных  проблем». Надо уделять  внимание  прежде  всего  межличностным

взаимоотношениям, взаимоотношениям руководителей  служб  и  их  коллективов,

преодолевать  психологические  барьеры   (взаимное   недоверие,   отсутствие

единства  подходов,  нездоровая   конкуренция,   осторожность   в   передаче

информации,  разборчивость  в  подключении  новых  коммуникативных  каналов,

пользование нелегальными коммуникативными каналами и пр.). 

      Сказывается   то,   как   развиты   и   развиваются   у    сотрудников

коммуникативные способности и  умения:  общительность,  доступность,  умение

слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и  правильно решать,  кому

передать информацию, умение хранить и  быстро  находить  нужную  информацию,

четко, ясно и кратко передавать сообщение и др. 

      Срывы могут возникать  и   из-за  перегрузки  отдельных   точек,  лиц  в

коммуникативных   сетях,   превышающей   их    психологическую    пропускную

способность. 

      Коммуникативный процесс включает  следующие этапы: 

      1. Формулирование идеи или выбор  информации для передачи.  Отправитель

должен хорошо оценить значимость  идеи  (информации)  и  продумать  суть  ее

изложения. 

      2. Кодирование и выбор канала  передачи информации. Чтобы передать  идею

или информацию, отправитель  кодирует ее с помощью символов и  выбирает  канал

передачи, соответствующий  типу символов. Выбор средства сообщения  не  должен

быть ограничен  единственным  каналом  –  необходимо  использовать  сочетание

разных каналов. 

      3.  Передача  информации   –   непосредственно   передача   конкретной

информации. 

      4. Декодирование  (расшифровка) –  на этом этапе осуществляется  перевод

информации отправителя  в информацию получателя. При наличии  обратной  связи

отправитель и  получатель меняются местами.[5] 

      Иногда в процессе коммуникации  может  возникнуть  «шум»,  источниками

которого являются: 

      -язык (вербальный и невербальный); 

      -различия в восприятии информации; 

      -различия в статусе. 

      Цель  коммуникации  –  обеспечить  понимание  информации  (сообщения),

которой  обмениваются   отправитель   и   получатель.   Коммуникации   могут

осуществляться  в виде: 

      -монолога – информации, поступающей  от отправителя к получателю; 

      -диалога – информации, поступающей  от отправителя к  получателю  и  от

получателя к  отправителю;