Контроль и регулирование в управлении предприятием

Каждый информационный поток  - единичное перемещение информации - имеет следующие признаки:

- документ (на чем физически содержится информация);

- проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т.д.);

- исполнителя (человека, который эту информацию передает);

- периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).

К графику информационных потоков  необходимо прилагать расшифровку информационных связей на предприятии.

Целесообразно разрабатывать графики, изображающие не статические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи.

 

3 Предложения по совершествованию системы контроля на ООО «Инола»

В качестве одного из предложений повышения эффективности системы контроля в ООО «Инола» можно предложить создание компьютерной сети, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с  использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые обычно системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Наиболее продвинутые из них позволяют, как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами. Чем большее число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Желательно, чтобы система доходила хотя бы до каждого структурного подразделения, в котором осуществляется учет и контроль. В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

В качестве следующего из предложений повышения эффективности системы контроля в ООО «Инола» может являться автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле - специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль». Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на поле документа, на уровне заголовка.

При ведении текущего контроля ответственный за контроль исполнения (секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывает на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата)» истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале рабочего дня.

В организациях, использующих систему  электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы позволяют  выводить на экран список документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть  все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут чески составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации  рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов, создаваемых в автоматическом режиме). Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода. Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью.

Для эффективной работы системы  управления ООО «Инола» в целом  и системы внутреннего контроля в частности крайне необходим качественный уровень формализации деятельности компании. Формализация деятельности ООО «Инола» следует начать с пересмотрения ее организационной структуры. Приведем несколько рекомендаций по формированию организационной структуры:

- управленческие решения связанные с той или иной организационной структуры, дают положительный эффект только в долгосрочном периоде. Смена одной организационной структуры на другую в краткосрочных периодах трансформируют положительный эффект от административно-хозяйственной деятельности  топ-менеджера в убытки;

- документы, устанавливающие организационную  структуру предприятия должны  содержать данные обо всех  структурных формированиях всех  уровнях управления предприятием, показывать подчиненность звеньев  в управлении, описывать основные функции структурных единиц;

- на предприятии должно быть  назначено ответственное лицо, координирующее и вносящее изменения в организационную структуру.

Для того чтобы правильно организовать работу по устранению недостатков в  регламентации деятельности ООО «Инола» можно предложить:

1. Ввести в штатное расписание  специалиста по вопросам стандартизации, возложив на него функции сопровождения  процедур разработки и утверждения  внутренних нормативных документов, координацию действий сотрудников, выработки единых стандартов составления регламентов, а так же контроля  над соблюдением правил работы с документами организации.

2. Произвести систематизацию действующих,  недействующих  регламентов и  инструкций;

Для эффективной реализации функций  контроля можно рекомендовать следующее:

1. Система контроля должна разрабатываться  и функционировать строго в  пределах утвержденной организационной  структуры предприятия и в  рамках выполняемых подразделениями функций.

2. При разработки стратегии контроля, необходимо принять во внимание, что осуществление контроля в значительной степени ограничено физиологическими возможностями  человеческого организма;

3. Контролируемые центром ответственности  параметры должны соответствовать критериям существенности.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Контроль является неотъемлемой функцией управления организацией.

Контроль - это процесс, основанный на проведении наблюдений и измерений, сравнении со стандартными показателями и коррекции несоответствий в деятельности.

Исходным условием для осуществления  процесса контроля является определение целей контроля или использование плановых показателей. Чтобы определить, насколько эффективно выполняется работа в реальности, менеджер должен обладать полной информацией о рабочем процессе. Поэтому на втором этапе процесса контроля обязательно проведение наблюдений и измерение фактических показателей. На следующем этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он должен понимать, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Четвертый и последний этап процесса контроля заключается в проведении коррекции деятельности по результатам контроля, т.е. в регулировании.

Для оптимального решения задач организации контроль должен соответствовать определенным требованиям, а именно, быть: действенным, гибким, систематическим, комплексным, экономичным, гласным, своевременным и понятным. Соответствие контроля этим характеристикам делает его действенным и эффективным.

В курсовой работе была рассмотрены  сущность и роль контроля в управлении предприятием, виды контроля, процесс контроля.

В качестве объекта исследования была выбрана организация ООО «Инола».

ООО «Инола» осуществляет предпринимательскую деятельность (бытовая химия) в сферах:

- закупка товаров;

- хранение;

- сбыт;

- доставка.

В 2008 году среднесписочная численность  работников была 8 человек, фонд заработной платы составил 72,3 млн. руб. В 2009 году в связи с увеличением объемов производства выросла среднесписочная численность работников до 10 человек, и фонд заработной платы составил 91,4 млн. руб. Можно сделать вывод, что за отчетный год заработная плата выросла на 26,4%. Увеличение данного показателя связано с увеличением в течение года минимальной заработной платы и количества работников на данном предприятии.

Выручка от реализации услуг в 2009 году составила 8 921,4 млн. руб., что на 32,9% больше чем в 2008 году (6 714,0 млн. руб.). Увеличение выручки на данном предприятии связано с тем, что в 2009 году расширился рынок сбыта продукции и услуг данной фирмы.

Из полученной выручки уплачиваются налоги, сборы и отчисления, которые  в 2009 году составили 2 176,3 млн. руб. На производство услуг было затрачено 4 677,2 млн. руб. В итоге чистая прибыль предприятия в 2009 году составила 2 067,9 млн. руб., что в 1,3 раза выше, чем в 2008 году (1,6 млн. руб.).

Анализ показателей финансово-хозяйственной  деятельности ООО «Инола» показал, что из-за увеличения себестоимости продукции и услуг рентабельность снизилась до 44,2%. Несмотря на это все остальные показатели заметно возросли, что позволяет сказать об увеличении эффективности производства на ООО «Инола».

Снижение рентабельности деятельности ООО «Инола» отрицательный момент в деятельности данной организации, но освоение новых видов деятельности и расширение рынков сбыта своих товаров позволит в будущем ООО «Инола» улучшить показатели своей экономической деятельности.

На основании проведенного анализа  системы контроля в ООО «Инола в качестве одного из предложений повышения эффективности системы контроля можно предложить создание компьютерной сети, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации.

В качестве следующего из предложений повышения эффективности системы контроля в ООО «Инола» может являться автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.

Для эффективной реализации функций  контроля на ООО «Инола» можно  рекомендовать следующее:

1. Система контроля должна разрабатываться и функционировать строго в пределах утвержденной организационной структуры предприятия и в рамках выполняемых подразделениями функций.

2. При разработки стратегии контроля, необходимо принять во внимание, что осуществление контроля в  значительной степени ограничено физиологическими возможностями  человеческого организма;

3. Контролируемые центром ответственности  параметры должны соответствовать критериям существенности.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Балдин И.В. Менеджмент: учеб. Пособие. – Мн.: БГЭУ, 2007. – 306 с.
2. Брасс А.А. Основы менеджмента: курс лекций / А.А. Брасс А.А. - 3-е стер. изд. – Мн.: Академия управления при Президенте Республики Беларусь, 2005. – 224с.
3. Веснин В.Р. Менеджмент: учебник. – М.: Проспект, 2006. – 504 с.
4. Гончаров В.А. Менеджмент: учеб. пособие. – Мн.: Мисанта, 2003. – 624 с.
5. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: учеб. пособие / Н.И. Кабушкин. – Мн.: Новое знание, 2006. - 336с.
6. Лукичева Л.И. Управление организацией: учеб. пособие. – М.: Омега-Л, 2004. – 360 с.
7. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М., 2000. – 326 с.
8. Огарков А.А. Управление организацией: учебник - М.: Эксмо, 2006. – 298 с.
9. Основы менеджмента: учеб. пособие / Н.И. Кабуш. – М.: Новое знание, 2005. – 336 с.
10. Основы менеджмента: учеб. пособие / В.И. Гончаров. – Мн.: ООО «Современная школа», 2006. – 281с. 
11. Поршнев А.Г. Управление организацией. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 234 с.
12. Тележков В.И. Менеджмент: учеб. Пособие. – Мн.: БГЭУ, 2008. – 509 с.