Контроль в системе управления

gn="justify">     В таблице 1 приведена характеристика внешней среды кафе «Городок»

     Таблица 1 - Характеристика внешней среды  кафе «Городок»

 

     В кафе «Городок» используются следующие методы управления:

• экономический метод, который предполагает использование материальных факторов управления.
• социально-психологический, предполагает использование в кафе методов, которые основываются на воздействии руководства на персонал путем осуществления социальных и психологических факторов мотивации труда.

     Эти методы управления состоят в неразрывной  связи друг с другом, так как  они предназначены для более  эффективного управления кафе.

     В кафе «Городок» роль руководителя оценивается как 5.5. Это означает, что руководитель уделяет достаточно времени и вниманию, как производству, так и коллективу.

     В ООО “Городок” не существует неформальной организации, так как руководитель является так же и лидером.

     Степень централизации ООО кафе “Городок” – средняя, т.к. функции распределены по управленческому персоналу.

     Полномочия  являются ограниченным правом использовать ресурсы и командовать людьми. Внутри организации эти пределы  обычно определяются правилами. 

2.2. Система управления  кафе «Городок» 

     В кафе используется линейно-функциональная система управления. Она является эффективной, потому что отвечает необходимым показателям. В первую очередь тем, которые характеризуют эффективность системы управления: наблюдается увеличение объема выпуска продукции, увеличение прибыли, улучшение качества продукции.

     Во-вторых, характеризующим содержание и организацию  процесса управления, в том числе  непосредственные результаты и затраты  управленческого труда: расходы  на содержание аппарата управления, содержание зданий и помещений, переподготовка и подготовка.

     Данная  ОСУ характеризуется производительностью  аппарата управления, адаптивностью  системы управления, оперативностью принятия решений, что в свою очередь  говорит об эффективности данной ОСУ.

     Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение соответствия системы управления и ее организационной структуры объекту управления. В данном случае – соответствует. Наблюдается сбалансированность состава функций и целей управления, соответствие численности и состава работников объему и сложности работ, мощности и быстродействие.

     Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и  результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.

     Предметом контроля может быть не только исполнительская  деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким  образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент. Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

     Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:

     1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля "Controlling" или частные проверки);

     2. Определение цели контроля (решение  о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления),

     3. Планирование проверки:

     а) объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.);

     б) проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);

     в) субъекты контроля (внутренние или  внешние органы контроля);

     г) методы контроля;

     д) объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);

     е) сроки и продолжительность проверок;

     ж) последовательность, методики и допуски  проверок.

     4. Определение значений действительных и предписанных.

     5. Установление идентичности расхождений  (обнаружение, количественная оценка).

     6. Выработка решения, определение  его веса.

     7. Документирование решения.

     8. Мета-проверка (проверка проверки).

     9. Сообщение решения (устное, письменный  отчет).

     10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление  ответственности, исследование возможностей  исправления, меры по устранению  недостатков).

     Для принятия решения о контроле и  организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы.

     Контрольные системы могут анализировать  довольно широкий класс явлений: от измерения выходов организации  до измерения организационного поведения, что, конечно, сложнее. Контроль должен осуществляться на всех уровнях управления: корпоративном, дивизиональном, функциональном и индивидуальном.

     Рыночный  контроль наиболее объективен, так  как он производится на основе системы  цен и позволяет оценить поведение  фирмы, достаточно объективны и используемые показатели. Рыночная цена акций определяется в результате конкуренции, и все ее колебания дают менеджерам представление об их деятельности в виде обратной связи. Скорость возврата инвестиций измеряет отдачу инвестиционного капитала и является другой формой рыночного контроля. На корпоративном уровне такая оценка может показать результаты деятельности компании относительно других фирм, на дивизиональном уровне это дает относительную оценку работы отделений фирмы, что важно для диверсификации.

     Учет - необходимая информационная база менеджера. Его главная цель - предоставление достоверной информации о ходе и  результатах деятельности фирмы, которая  кладется в основу принятия управленческих решений. Важнейшие задачи учета:

• сбор, обработка и отображение первичных данных о хозяйственной деятельности,
• систематизация данных с целью получения и обобщения итоговой информации о хозяйственной деятельности,
• создание исходной информационной базы для планирования и осуществления контроля за выполнением планов.

     Различают три вида хозяйственного учета:

• оперативный,
• статистический,
• бухгалтерский.

     Оперативный - сбор текущей информации (учет явок, простоев оборудования, запчастей, запасов  и т.д.). Данные его используются для  текущего управления фирмой.

     Статистический - изучение и контроль наиболее типичных хозяйственных процессов с помощью статистических методов. Он обеспечивает фирму данными о состоянии и движении производственных фондов и другими информационными материалами.

     Бухгалтерский учет - постоянный, непрерывный, сплошной, достоверный учет хозяйственных операций, охватывающий всю деятельность фирмы и всех ее подразделений. Данные бухучета обязательно подтверждаются документально в строго определенной форме.

     В кафе «Городок» учетом занимается бухгалтер, он ведет финансовый контроль деятельности работников.

     Контроль  осуществляют люди и направлен он на деятельность людей.

     Поэтому без учета их психологии и особенностей поведения строить его систему  нельзя. Существует два вида контроля: внешний и внутренний. Идея внешнего контроля заключается в том, что люди лучше выполняют свои обязанности тогда, когда их деятельность находится под постоянным контролем, и при этом точно знают, какое поощрение получит за хорошо выполненную работу и какое наказание понесет за плохую работу. Психологи отмечают несколько причин улучшения работы при внешнем контроле: руководство использует информацию, полученную после проведения работ для оценки деятельности сотрудников; повышенное внимание контроля может означать, что данная сфера деятельности вошла в раздел важных; большинство людей любят видеть результат своего труда воочию, а контроль делает их общественно-известными.

     По-другому  выглядит система внутреннего контроля, основываясь на коллективном определение  цели организации и ее подразделений. Этот контроль служит не для того, чтобы зафиксировать ошибки, а для того чтобы предотвратить их, подсказать людям, как лучше работать. Самоконтроль возможен только в условиях преобладания здорового морально-психологического климата в коллективе. Поэтому, чаще всего, внутренний и внешний контроль используют вместе, хотя упор делается либо на одно, либо на другое.

     Чтобы найти подходящую дозировку каждого  необходимо учитывать ряд обстоятельств:

     1. Насколько совместима стратегия  контроля и стиль управления организацией.

     2. Внешний контроль следует использовать  в том случаи, когда есть возможность  получить оценку выполненной  работы сотрудников и на основании  этого спросить с них за  порученное дело.

     3. При проведении контроля необходимо  учитывать характер подчиненных и микроклимат коллектива, в котором они работают.

     Независимо  от того, какой контроль будет преобладать  нужно, сделать все, чтобы устранить  его возможные негативные последствия. Необходимо:

• установить двухстороннее общение;
• избегать чрезмерного контроля;
• устанавливать жесткие, но достижимые стандарты (хороший менеджер всегда чувствует разницу в потребностях и возможностях подчиненных, и устанавливает стандарты с учетом этих различий);
• вознаграждать за достижения стандартов.

 

ВЫВОДЫ  И РЕКОМЕНДАЦИИ 

      После написания контрольной работы были сделаны следующие выводы. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль - это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом. Контроль очень важен для успешного функционирования организации. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными. Контроль используется для стимулирования успешной деятельности. Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней. Неопределенность: изменение законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и др. Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Любая организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации. Контроль поддерживает все то, что является успешным в деятельности организации.