Организационная подготовка переговоров

СОДЕРЖАНИЕ

    ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..3

1.  СОСТАВЛЕНИЕ ПРОГРАММЫ ПРИЕМА ПАРТНЕРОВ, В ТОМ ЧИСЛЕ                ИНОСТРАННЫХ………………………………………………............................4

     1.1.Основные элементы составления программы приема партнеров…..4

2.  ОПРЕДЕЛЕНИЕ  МЕСТА И ВРЕМЕНИ ПЕРЕГОВОРОВ………………4

     2.1. Определение времени переговоров…………………………………..4

2. Определение места переговоров…………………………………....5
3. СОГЛАСОВАНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ, И КОНСУЛЬТАЦИИ С ТРЕТЬИМИ ЛИЦАМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ ПО КАСАЮЩИМСЯ ИХ ВОПРОСАМ…………………………………………………………………..7
4. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛЕГАЦИИ…………………………………………..8
5. СБОР ИНФОРМАЦИИ О ПАРТНЕРАХ……………………………………9

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………...10

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………..11 
 
 
 
 

 

  

     ВВЕДЕНИЕ

     Цель  данной работы заключается в том, чтобы рассмотреть существующие организационные вопросы подготовки к переговорам. Ведь именно с помощью  подготовки достигается успех. Организационная  часть  является этапом, на котором  закладывается основа для успешного  проведения переговоров.

     В работе рассматриваются организационные  вопросы, в которые входят:

• составление программы приема партнеров, в том числе иностранных;
• определение места и времени переговоров;
• согласование повестки дня и консультации с третьими лицами и организациями по касающимся их вопросам;
• формирование делегации;
• сбор информации о партнерах.

 

1. СОСТАВЛЕНИЕ ПРОГРАММЫ ПРИЕМА ПАРТНЕРОВ.
1. Основные элементы составления программы приема партнеров, в том числе иностранных.

     Основными элементами составления программы  партнеров, в том числе иностранных  являются:

1. порядок встречи партнеров;
2. определение персонального состава встречающих;
3. участие представителей прессы, телевидения, радио;
4. преподнесение цветов;
5. размещение в гостинице;
6. деловая часть (встречи, беседы, переговоры);
7. приемы, завтраки, обеды и др.;
8. посещение промышленных и других объектов;
9. культурные мероприятия;
10. проводы;

     Составление программы приема партнеров и  организационное решение этих вопросов следует поручить наиболее ответственным  и серьезным сотрудникам. [1, с.133] 

2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ МЕСТА И ВРЕМЕНИ  ПЕРЕГОВОРОВ.
1. Определение времени переговоров.

     Договариваться  о переговорах принято не менее  чем за 2-3 дня с отечественными партнерами и за 2-4 недели с иностранными.

     При определении времени начала переговоров  обычно исходят из их продолжительности (обычно 1,5 – 2 часа). Как правило, они  назначаются на 9.30 или на 10.00. Если переговоры проводятся во второй половине дня, то нужно выбрать такое время их начала, чтобы они заканчивались не позднее 17.00 – 17.30. [3, с.8]

       При определении времени  встречи  не принято оказывать давление  на предполагаемого партнера, особенно  являясь инициатором переговоров.  Поэтому прибегают к различного рода отговоркам, например, «Любое для вас удобное время. Со своей стороны предлагаем четверг, 10 часов».

     Если  предполагаемый партнер просит о  встрече, не нужно проявлять излишнего  рвения. Чтобы проверить, насколько  ему нужна сделка, подчас имеет  смысл под тем или иным предлогом  попросить о переносе встречи. Если партнеру очень нужна сделка, он, вероятно, попытается ускорит процесс и сразу предложить неплохие условия. Даже если он соглашается подождать, то уже по его звонку через неделю вы будите знать, что по какой-то причине ему очень нужно соглашение. В током случае, вероятно, можно пойти дальше и потребовать больше, нежели предполагалось изначально [1, с.133].

2. Определение места переговоров.

     Психологически  важен выбор места проведения переговоров -  у себя или у  партнера. И в одном, и в другом случае существуют свои плюсы и минусы.

     Преимущества  переговоров проводимых на своей  территории:

• можно контролировать ситуацию и оказывать на нее воздействие путем выбора места переговоров – это его оформления, освещения, рассадки и т.п. Сила воздействия на партнеров может быть увеличена за счет выбора для них места проживания, решения транспортных проблем, характера культурной программы, выбора ресторана.
• как  правило, люди чувствуют себя увереннее на своей территории, особенно в своей стране. При проведении переговоров хозяева склонны быть многословнее, чем гости, а в итоге переговоров получают чуть больше;
• на переговорах принято следовать тем правилам протокола и вежливости, которые традиционны для организаторов. Это облегчает принимающей стороне процесс общения;
• всегда можно посоветоваться с компетентными людьми, заручиться их поддержкой и одобрением;
• партнер имеет меньше возможностей свернуть переговоры и уйти, что было бы нетрудно, находись он на своей территории;
• можно заниматься другими делами.

Минусы  переговоров на своей территории:

• нельзя отложить решение, сославшись на отсутствие информации;
• если партнер приехал издалека, может возникнуть ощущение некого обязательства перед ним;
• организационные проблемы могут отвлекать от сути переговоров.

Преимущества  при «игре на чужом поле»:

• можно сосредоточиться исключительно на переговорах;
• можно придержать информацию, сославшись на то, что ее нет собой;
• существует возможность перешагнуть «через голову» партнера по переговорам и обратиться непосредственно к его шефу, если такой имеется;
• бремя организационных вопросов ложиться на партнера.

     Кроме своей или чужой территории может  быть выбрано нейтральное место  для проведения встречи. Такой выбор  возможен в результате конфликта  между партнерами [1, с.134].

     Перед встречей необходимо подготовить помещение. Оно должно быть безукоризненным. Пол не должен быть грязным, а урны полными [1, с.135].

     На  столах не должно быть лишних документов, сейфы и шкафы следует запереть. На столе размещаются бумага, ручки, сигареты, вода, фужеры. Не следует ставить  бутерброды, фрукты, конфеты [2, с.8].

     Закуски можно подать лишь в случае, если переговоры длятся многие часы. Если встреча  проводится как гостевая (первый или  заключительный визит), можно предложить гостям чай или кофе, в особых случаях рюмку коньяка или  ликера к кофе.

     Комната для переговоров должна быть тихой  и недушной, а стулья или кресла удобными и не располагаться против солнца или окон, за которыми – «угрюмый»  промышленный «пейзаж» [1, с.135].

3. Согласование повестки дня, и консультации с третьими лицами и организациями по касающимся их вопросам.

     Принципиально важно проработать проблемы доставки грузов, взаимодействия с таможней, налоговыми органами, использование  льгот, скидок, возможности реализации товара через торговые сети и т.п. Эти вопросы особенно актуальны  при подготовке к переговорам  с иностранными партнерами. Поэтому  необходимо предусмотреть время  для внутренних переговоров с  третьими лицами и организациями  и не спешить с назначением  даты встречи с партнером за столом переговоров.

     Непроработанные заранее вопросы ведут к затягиванию  переговоров. Возникает постоянная необходимость решать и на ходу, что создает впечатление плохой подготовленности, а следовательно, некомпетентности, ненадежности партнера и неуверенности в нем [1, с.135] 
 
 

4. Формирование  делегации.

     Формирование  делегации предполагает качественный и количественный состав, который  определяется количеством и сложностью вопросов, подлежащих обсуждению, необходимостью привлечения экспертов, параллельным обсуждение некоторых вопросов, уровнем  представительства [3, с.49].

     Переговоры  с неравным количеством участников нежелательны, т.к.  та делегация, которая  больше, получает преимущества:

• больше каналов, по которым поступает информация;
• лучше возможности для ее анализа и выработки решения.

     При формировании делегаций на двусторонних переговорах исходят примерно из равенства их численного состава. При  необходимости кроме членов делегаций  в ее состав могут включаться технические  работники, а также переводчики  и эксперты.

     Работа  в составе делегации – работа в команде, где от вклада каждого  зависит общий успех дела. Это  обстоятельство необходимо учитывать  при формировании делегации. Главное  – все должны быть настроены на командную, коллективную работу и способны к ней во имя достижения общей  цели. Важна и психологическая  совместимость делегации [1, с.136].

     В состав участников переговоров целесообразно  включать женщин в качестве не только технических работников, но и основных членов делегации. Женщины усиливают  командное начало, в целом благоприятно действуют на партнеров.

     Прежде  чем вступить к переговорам, необходимо обеспечить умение членов команды понимать больше, чем говориться: как подавать сигналы, в каких ситуациях, каким  образом. [1, с.137]. 
 

5. Сбор  информации о партнерах.

     В ходе подготовки к переговорам целесообразно  собрать необходимую информацию о фирме, с которой предстоит  иметь дело, и о партнерах. Речь идет об экономическом и финансовом положении фирмы, ее надежности, традициях, занимаемой экономической и рыночной нише, объеме операция и т.д. [2, с.9].

     Полезно также составить деловой проект и представление о психологическом  типе партнера, образовании, основных вехах карьеры, составе семьи, убеждениях, особенностях личности, увлечениях и  т.п. Это поможет определить, с  каким партнером придется взаимодействовать, выбрать тактику переговоров, образ  действий по отношению к нему.

     И если в беседе с партнером проявляется  один из них, проявляет осведомленность  в делах его фирмы, это, как  правило, производит благоприятное  впечатление. Особенно важно это  при контактах с японскими, южнокорейскими, тайваньскими, сингапурскими бизнесменами, которые ценят основательность  и стремление к более тесным, доверительным  личным отношениям.

     Перед переговорами полезно узнать, в каком  настроении находится партнер, что  его в настоящий момент беспокоит, как улучшить ему настроение [1, с.137]

 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     В заключении хочется отметить: многие предприниматели считают излишним готовиться к переговорам.

     Не  нужно надеяться на свой опыт и  интуицию и руководствоваться установкой «На месте сориентируемся». Если не подойти к этому вопросу  серьезно и с ответственностью, можно  погубить самые хорошие замыслы  и упустить реальные шансы. Ведь как  уже отмечалось ранее, именно в ходе подготовки переговоров закладывается  их успех. Плохая подготовка вынуждает  затягивать переговоры, порождает мысль  о некомпетентности партнера, вызывает разочарование в нем, сказывается  на его имидже.