Учет заявок на выполнение работ (услуг) рекламного агенства

 

Рис. 21. Запрос Долги

 

 

Рис. 22. Запрос Оплата

 

 

 

 

 

Для учета выполненных рекламных  работ по данным исполнителя (введение значение параметра – фамилия  исполнителя).

 

Рис. 23. Запрос По исполнителям

 

 

Для учета поступившихся заявок с указанием даты принятия заказа, наименованием заказчика и выбранной им услуги, указанием количества требуемых работ, стоимости каждой и общей суммы выплат от заказчика, создадим запрос Поступившие заявки

Рис. 24. Запрос Поступившие заявки

 

 

 

Для учета оплаченных заявок и определения размеров долга создаем Запрос Оплаченные заявки

 

Рис. 25. Запрос Оплаченные заявки

 

 

 

Для определения невыполненных  рекламных услуг создадим запрос Невыполненные заявки

Рис. 26. Запрос Невыполненные заявки

3. Проектирование отчетной выходной документации

Для того чтобы  иметь возможность распечатать  данные, имеющиеся в базе данных, используются отчеты. 

Отчеты позволяют отображать информацию из базы данных в виде печатного документа. Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы или запроса, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения могут вводиться при разработке отчета.

Для настоящей  контрольной работы создание выходной документации – отчетов необходимо для решения следующих задач:

1. Получение отчетов об акте выполненных работ;
2. Получение отчетов по каждому исполнителю методом введения значения – фамилии
3. Получение отчетов об услугах, выполненных в период с____ по____;
4. Получение отчетов о стоимости работ, выполненных указанным исполнителем;
5. Получение отчета о невыполненных услугах.

Стандартное средство MS Access 2007 Отчет – самый быстрый способ создания отчета, с его помощью отчет формируется сразу же, без уточнения дополнительной информации.

Последовательность  шагов будет следующей (на примере отчета Акт выполненных работ):

• в области переходов щёлкнем запрос Акт выполненных работ, на основе которой будет создаваться отчет;
• на вкладке Создание ленты MS Access 2007 в разделе Отчет щелкните на пиктограмме Отчет, MS Access немедленно создаст отчет и отобразит его в режиме макета.

Затем полученные отчеты форматировались в режиме конструктора.

 

 

Рис. 27. Отчет Акт выполненных работ в режиме конструктора

 

 

Рис. 28. Отчет Выполненные услуги с___ по___

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 29. Отчет Невыполненные работы

 

 

Рис. 30. Отчет Поступившие заявки

 

 

 

 

 

Рис. 31. Отчет Оплаченные заявки

 

 

Рис. 32. Отчет об объеме (стоимости) работ, выполненных указанным исполнителем

4.  Создание форм базы данных

Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор  данных.

Для автоматизации  часто выполняемых действий в  форму можно добавить кнопки и  другие функциональные элементы.

В Access имеется ряд средств для создания форм: конструктор, мастер форм, автоформа, разделенная форма, сводная диаграмма и др.

В настоящей  работе формы создавались автоматически: одним щелчком мыши. При использовании  этого средства все поля базового источника данных размещаются в  форме. Можно сразу же начать использование  новой формы, однако мною в Режиме Конструктора форма изменялась. Конструктор  позволяет более подробно просмотреть  структуру формы. С его помощью  можно:

• добавлять в форму различные элементы управления, такие как надписи, рисунки, линии и прямоугольники;
• изменять размеры разделов формы, таких как Заголовок формы или Область данных;
• применять цветовые решения.

Покажем использование  режима Конструктора форму Акт выполненных  работ, Поступившие заявки

Рис. 33. Форма Акт выполненных работ

 

 

 

Рис. 34. Форма Поступившие заявки

 

 

Затем создадим форму Рекламные предложения, в  котором укажем код услуги, её наименование, стоимость, а также для удобства подчиним её таблицу с заявками, где можно будет проследить количество заказанных работ и степень её выполнения исполнителями.

Рис. 35. Форма Рекламные предложения (прайс-лист)

 

5. Создание главной кнопочной формы БД РА «Черный слон»

Главная кнопочная  форма создается с целью навигации  по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов. 

Запросы и  таблицы не являются элементами главной  кнопочной формы. Поэтому для  создания кнопок Запросы или Таблицы  на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос»  или «Открыть Таблицу» с уникальными  именами, а затем в кнопочной  форме создают кнопки для вызова этих макросов. 

Для одной  базы данных можно создать несколько  кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы  таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных  формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и  редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных  формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология  создания кнопочных форм следующая:

- создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);

- создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);

- создать элементы главной кнопочной формы;

- создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;

- создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;

- создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

В ленте инструментов создаем пустую форму, в которой  задаем фон БД и в режиме конструктора создаем кнопки, далее выбираем действие, которое будет выбираться при  нажатии кнопки. В нашем случае это РАБОТА С ФОРМОЙ-ОТКРЫТЬ ФОРМУ, выбираем форму корой будет открывать кнопка и задаем имя Кнопочная форма форм.

Тоже самое проделывается и для категории РАБОТА С ОТЧЕТОМ. Также создаем кнопку ВЫХОД ИЗ БД.

 

Рис.36. Создание Кнопочной формы форм

Рис.37. Создание Главной кнопочной системы

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров.

Создав настоящую  базу данных в  предметной области: «Учет заявок на выполнение работ (услуг) рекламным агентством» даже малоопытный пользователь при минимальной предварительной подготовке может довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

При создании БД решались следующие поставленные задачи: введение каталога рекламных  услуг (прайс-лист); учет поступивших заявок; учет выполнения заявок (по срокам, объемам, исполнителям); проектирование модели данных предметной области; создание отчетов об услугах, выполненных в период с___ по____; об объеме (стоимости) работ, выполненных указанным исполнителем; о невыполненных работах, услугах.

Логическая  структура реляционной БД (входная информация - формы, выходные документы - отчеты) позволяет, по мере поступления документов, содержащих данные, осуществлять ввод их в программу.

БД позволяет  отслеживать заказы, их исполнение, стоимость общих работ и т.д. Без БД пользователю предется отслеживать  информацию из целого ряда других источиков, которые, при этом, он должен скоординировать  и организовать самосточтельно, что  может привести к ошибочным операциям.

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике [Текст] / Под ред. Титоренко Г.А. – М.: Юнити, 2006. – 400 с.
2. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем [Текст] / Под ред. Бойко В.В., Савинкова В.М. – М.: Финансы и статистика, 2008. – 351 с. 
3. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация [Текст] / под ред. Карповой Т.С. – СПб.: Питер, 2007. – 304 с.
4. Корнеев И.К., Машурцов В.А. Информационные технологии в управлении [Текст] / Под ред. Корнеева И.К., Машурцова В.А. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 158 с.
5. Хаббард Дж. Автоматизированное проектирование баз данных [Текст] / – Под ред. Хаббарда Дж. – М.: Мир, 2004. – 294 с.