Информация как ресурс менеджмента предприятия

Информационная система состоит из определённых компонентов:

• Компонент высококвалифицированных работников. Этот компонент включает инженерно-технический персонал, обслуживающий персонал, руководителей всех управленческих звеньев и уровней;
• Информационные ресурсы, используемые в управленческой деятельности;
• Материальные ресурсы – носители информации, технические средства сбора, обработки, хранения, передачи информации.
• Каналы циркулирования информации[5, 140].

Информационная  система – человеко-машинная система. Основные её показатели:

Данная система  характеризуется техническими показателями, по которым можно судить о её качестве (объём основных массивов информации, пропускная способность информационных каналов, способность хранения информации, быстродействие, надёжность).

Важное значение для обеспечения работы системы  имеет человеческий фактор. Именно человек обеспечивает окончательный  выбор. Человек – это и самый  надёжный и самый ненадёжный элемент  системы обработки информации.

Информационные  системы могут быть квалифицированы по различным признакам[6, 136]:

• Централизованные (например, интегрированная информационная система);
• Децентрализованные (организационно-функциональные).
• Комплексные (обеспечивают весь спектр информационных действий);
• Локальные (обеспечивают отдельные направления информационных потребностей фирмы).

Информационные  системы должны соответствовать  ряду требований:

• достоверность и точность информации;
• своевременность получения информации;
• полнота информации;
• полезность информации.

Эффективная СЛУВИ, в которой используется регламентированная информация, должны дополняться свободным обменом информации, то есть в данном случае имеется в виду свободное и относительно неупорядоченное распространение информации. Формальные информационные каналы должны быть дополнены каналом неформальных сообщений (канал распространения слухов)[2, 18].

В деятельности организации информация, передаваемая по каналам неформальным, не всегда является искажённой. Наиболее высокий  уровень точности у слухов в отношении  непротиворечивой информации о самой фирме. В то же время данный уровень резко снижается, если речь идёт о личной или сильно эмоционально окрашенной информации. Слухи в управленческой деятельности используются и целенаправленно.

С помощью слухов информация передаётся гораздо быстрее, чем по каналам формальных сообщений;

Доведение сообщения  до заинтересованных лиц гарантировано;

Распространение информации в виде слухов построено  по принципу обратной связи. Поэтому  руководители имеют возможность  получить сведения о реакции коллектива на осуществляемые ими действия. Следовательно, руководители могут внести коррективы. Благодаря этому, руководители зачастую намеренно вводят в коллектив интересующие их сведения.

Опыт зарубежных специалистов показывает, что при  создании СЛУВИ возможны определённые проблемы. Эти проблемы носят типичный характер.

Различные службы, составляющие СЛУВИ, находятся на разном уровне: организационном и техническом.

Каждая из систем СЛУВИ успешно развивается и  функционирует в том случае, если она постоянно взаимодействует с внешней инфраструктурой. Уровень развития элементов инфраструктуры не всегда соответствует предъявляемым организации требованиям.

Отсутствие  строго разработанной теории управления информационного ресурса приводит к[8, 304]:

Руководители  организации не всегда адекватно  понимают значение информационной деятельности в целом и обеспечивающих её служб.

Препятствие тому, чтобы можно было сопоставить  результаты работы системы обработки  информации фирмы в целом и  отдельных подразделений этой системы.

Ключевым моментом всей СЛУВИ является обеспечение  свободы доступа к информации. То есть это возможность использования  информации, находящейся в распоряжении одного подразделения сотрудниками другого подразделения.

Сотрудники  каждого подразделения, выявляя информацию, затрачивают определённые силы и средства.

Нужно учитывать, что руководителя не очень охотно раскрывают источники получения  информации, а свобода доступа  предполагает и знание источников. Руководители подразделений в этом случае лишаются заинтересованности в том, чтобы поддерживать свои источники в рабочем состоянии.

Нарушение сложившейся  практики получения информации через  дополнительные источники может  привести к тому, что руководство  фирмы лишится возможности получать объективную информацию.

По мнению современных  специалистов, избегать перечисленных  проблем или уменьшить их влияние  можно в том случае, если СЛУВИ  будет создаваться при участии  всех руководителей организации  и при их взаимном согласии.

Переходя к  рассмотрению технологий информационной деятельности, определим, что же такое технология.

Технология  – это совокупность производственных процессов и операций, обеспечивающих нормальное функционирование объектов управления.

При организации  сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные виды информационных технологий[14, 189]:

• cбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для агрегирования данных;
• получение сводного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК.

Технология  информационной деятельности предполагает использование и создание различных  видов записей, пакетов прикладных программ и т.д[15, 104].

• Создание системы записей цифровой и текстовой информации. Ведётся на основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится технологическая документация, научная документация, данные учёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делят на две группы:

Стратегические  отчётные показатели, а также текстовая  информация, которая характеризует  текущее состояние фирмы и  перспективы её развития;

Предложения и  рекомендации по вопросам совершенствования  управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.

• Использование форм в качестве носителей информации. Необходимая индексация заносится на определённые формы, которые выступают в качестве носителей этой информации. Формы могут содержать информацию о фирме в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет свой перечень статистической информации и перечень фактологической информации.

В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет  выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований.

Заполненные формы  хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Здесь как создание, так и распечатка новых форм. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать.

• Формирование базы данных. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, которые характеризуют деятельность фирмы и её подразделений. Но они включают и фактологический материал. При создании базы данных должен быть решён ряд вопросов:

- Система хранения и обновления данных;

- Вопрос об основной увязке данных;

- Вопрос о возможности проведения сравнения хранения в базе данных.

Это имеет важное значение при объединении первичных данных в файлы. Базы данных должны обновляться, так как руководители являются основными потребителями. Создание базы данных – резкое ускорение процесса получения информации из круга достоверных данных. Поэтому руководители имеют возможность повысить степень объективности.

• Создание пакетов прикладных программ. Квалифицированное принятие управленческого решения базируется на оперативной, полной и достоверной информации. Использование автоматизированной информационной системы – необходимое условие. Создание автоматизированной информационной системы – изменение методов и принципов работы:
• Принцип новых задач. Перекладывает на компьютерную технику приёмы управления. Их нужно перестраивать в соответствии с возможностями и приёмами техники.
• Принцип системного подхода. Цели и критерии деятельности фирмы, а также системы её обработки информации должны рассматриваться совместно и составлять единую структуру.
• Принцип непрерывного подхода.
• Принцип автоматизации документооборота.
• Принцип единой информационной базы. В ней информация накапливается и обновляется не отдельными частями, а в виде единого целого. Это даёт возможность решать задачи в комплексе и устранить неоправданные дублирования информации и возможность разночтения.

Вышеперечисленные факторы активизируют процесс дальнейшего  внедрения, развития и использования  современных автоматизированных технологий, а также способствует повышению  эффективности удовлетворения информационных запросов. [11, 181].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Анализ информационных потоков в ОАО «Элегант»

 

2.1 Общая характеристика предприятия

 

В качестве практического  примера для раскрытия нашей  темы рассмотрим предприятие г. Краснодара, относящееся к швейной промышленности – «Элегант», открытое акционерное общество, юридическое лицо.

ОАО «Элегант» начинает свою историю с 1936 года. 12 июня в здании настоящей Областной Филармонии была открыта швейная фабрика № 5 по производству мужского и женского ассортимента.

1941 год — образование Швейной Фабрики имени А. М. Горького, расположившейся на ул. Радищева, 39.

1966 год — создание Краснодарской швейной фирмы в результате объединения Швейной фабрики им. Горького, Швейного завода № 8, Барышской швейной фабрики.

1975 год — преобразование Краснодарской швейной фирмы в Краснодарское производственное швейное объединение, специализировавшееся на выпуске мужских костюмов, пиджаков, брюк.

1983 год — открытие фирменного магазина «Элегант» по продаже изделий фабрики: мужских костюмов, школьной формы для мальчиков, женских утепленных пальто, курток.

1993 год — преобразование Государственного предприятия Краснодарская швейная фабрика им. Горького в Акционерное общество открытого типа «Промышленно-торговая швейная фирма «Элегант».

Сегодня «Элегант» – крупнейшее в Краснодарском крае предприятие, занимающее одну из лидирующих позиций среди производителей мужской одежды. Фирма «Элегант» создает широкий спектр моделей современной классики, рассматривая сбалансированное сочетание цены и качества как приоритетное направление при удовлетворении потребностей своих покупателей. ОАО «Элегант» дорожит доверием своих клиентов, всегда открыты для новых тенденций рынка и стараются идти в ногу со временем.

В настоящее  время ОАО «Элегант» специализируется на пошиве верхней одежды и является крупнейшим производителем мужских костюмов в азиатской части России.

В настоящее  время ассортимент продукции  достаточно велик. Мужской ассортимент  включает: костюмы тройки, пальто, куртки, сорочки, брюки, пиджаки, жилеты, галстуки, кашне, кепи, бабочки – все это  из различных видов материала.

Женский ассортимент  составляют: зимние, утепленные, демисезонные пальто, жакеты, блузки, юбки, шляпы. Детский  ассортимент по разнообразию не уступает взрослому. Освоен курточно-плащевой ассортимент. Также имеется и побочное производство: тапочки комнатные, рукавицы, валики малярные, мешки для мусора. Принимаются спец. заказы.

Мисси организации: «Мы будем стараться обеспечить полное удовлетворение потребностей покупателей, ведь именно для них мы и работаем; будем работать во благо наших акционеров, доверившим нам свой капитал; во благо наших сотрудников, честно и преданно работающих на нашем предприятии; во благо всего общества».

Цели:

• Завоевание новых рынков;
• Снижение издержек производства по сравнению с основными конкурентами;
• Увеличение ежегодного объема продаж;
• Повышение качества продукции;
• Удовлетворение потребностей в одежде наших клиентов.