Предложения по рациональной организации управленческого труда

       Культуру управленческого труда принято подразделять на:

1. личную культуру руководителя (уровень квалификации, этическое воспитание, личную гигиену и внешний вид, форму обращения к подчиненным);
2. рациональное распределение рабочего времени. Рациональная организация труда руководителя немыслима без четкого представления о том, что он делает, когда он это делает, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы.
1. Работа с документами. Как правило, руководители перегружены работой с документами и из-за неупорядоченности маршрутов движения документов, длительной их обработки и плохо организованной.  Так руководители предприятий, документооборот которых составляет 20 – 30 тыс. единиц (и это далеко не самые крупные предприятия), подписывают ежегодно не менее 20 тыс. организационно – распорядительных документов, не считая договоров, отчётов, графиков, проектов. Просмотр документа и его подписание отнимают приблизительно полминуты. Таким образом, 20 – 25 дней в году руководители заняты исключительно подписанием документов.
2. Работа с кадрами и решение социально-экономических вопросов.
3. Решение коммерческих вопросов.
4. Совещания, переговоры.
5. Непроизводственные затраты времени, не уточненное время.

    Руководителю  в то же время следует иметь  в виду, что он должен учитывать  и планировать не только рабочее, но и свободное время.

3. культуру содержания рабочего места. Отдельные руководители считают, что в процессе работы необходимо, чтобы все находилось «под рукой», и с этой целью на рабочий стол выкладывают всю имеющуюся документацию. Однако при таком подходе трудовой процесс сильно затрудняется: уменьшая рабочую площадь стола, трудно сосредоточиться на каком-либо одном деле, ухудшаются санитарно-гигиенические условия, легко потерять нужные в данный момент документы и т. д.
4. культуру проведения массовых мероприятий. Речь идет, прежде всего, о культуре проведения различного рода совещаний, переговоров и бесед, на которые тратится значительное количество рабочего времени. Для экономии времени и повышении результативности совещаний в любой организации руководителем должны использоваться такие правила их подготовки, как: четкое определение темы совещания, разработка повестки дня, своевременное оповещение участников совещания, решение организационных вопросов (вентиляция помещения, размещение участников), решение всех вопросов только через председательствующего (во избежание конфликтных ситуаций).
5. культуру приема посетителей. Она предполагает соблюдение правил и требований при приеме работников, как по личным, так и по служебным вопросам.
6. культуру  в работе с письмами. Сюда входит обязательная регистрация писем, определение сроков их рассмотрения, персональная ответственность руководителя за своевременное и правильное реагирование на них, обязательный ответ на каждое письмо.
7. культуру речи. Около 80 % рабочего времени руководителя связано с контактами с людьми. Поэтому умение говорить (общаться) является важной составной частью культуры труда руководителя.
8. организационную культуру,  к числу процедур которой можно отнести: 
1. подбор и расстановку кадров:
• прежде  всего, производится анализ предполагаемой работы, общие к ней требования и обязанности работника (в сфере гостеприимства, например: уборка номеров за единицу времени; минимальное, максимальное или среднее количество производимых продуктов), а также место работника и должностное ограничение в структуре организации (например, все в той же сфере гостеприимства: ограничения на принятие чека, превышающего определённую сумму без согласования с высшим руководством и т. д.);
• продолжением  процесса  подбора является спецификация кадров, то есть детализация требуемых признаков и качеств работников (квалификация, навыки, темперамент и т. д.);
• далее следует процесс  отбора кадров, включающий тесты, собеседования, опросные листы и т. д.

           На сегодняшний день собеседование является особо важным и распространённым элементом отбора, так как здесь кандидатам дается возможность наиболее полно себя проявить. В свою очередь, опытные интервьюирующие, зная как себя вести и какие вопросы задать, отбирают именно тех кандидатов, которые наиболее соответствуют их требованиям.

• последним этапом является процесс введения или адаптации нового работника. Стоит заметить, что разные организации используют разные методы адаптации работников к новым условиям.

            Работа любой   организации неизбежно связана с необходимостью  комплектования штата. Отбор новых работников  не   только   обеспечивает режим нормального функционирования организации, но и закладывает фундамент будущего успеха. От того, насколько эффективно поставлена работа по отбору персонала, в значительной степени зависит качество человеческих ресурсов, их вклад в достижение целей организации и качество производимой продукции или предоставляемых услуг.

2. работу с кадрами, разработку организационных норм и нормативов, план личной работы, постановку задач и доведение их до исполнителей, распорядительство, контроль исполнения и др.

    Она определяет степень владении знаниями теории управления, методами организаторской  работы, опыт, навыки, умение осуществлять разнообразные организационные процедуры, составляющие значительный удельный вес в структуре рабочего времени руководителя [6. стр. 136].

      Как правило, для наиболее полной  характеристики организационной  работы руководителя с кадрами,  принято выделять стили, методы и принципы, используемые им в управлении людьми.

    Стиль работы руководителя представляет собой совокупность приемов и способов управленческого воздействия на персонал. Именно в стиле руководства находят свое отражение внутренняя культура, знания и опыт руководителя и именно стиль оказывает существенное влияние на климат в коллективе и культуру организации [3. стр. 57].

      Несомненно, с помощью стиля руководства  можно значительно улучшить работу  организации, подразделения, аппарата  управления, но можно и существенно ухудшить. Следует помнить, что не существует универсального стиля управления, одинаково подходящего для осуществления руководства разными людьми. Хороший руководитель - это хороший психолог, который в нужный момент выбирает тот стиль управления, который в наибольшей мере отвечает требованиям конкретной управленческой ситуации.

    Понятием, близким по смыслу определению «стиль управления», является «метод управления», представляющий собой способ достижения какой-либо цели, решения конкретной задачи; совокупность приемов или операций практического или теоретического освоения (познания) действительности.

    Принято выделять 3 группы методов:

• экономические  методы управления. Это система приемов и способов воздействия на исполнителей с помощью конкретного соизмерения затрат и результатов (материальное стимулирование и санкции, финансирование и кредитование, зарплата, себестоимость, прибыль, цена). В качестве основных методов управления здесь выступает система заработной платы и премирования, которая должна быть максимально связана с результатами деятельности исполнителя;
• организационно – распорядительные  методы управления. Это методы прямого воздействия, носящие директивный, обязательный характер. Они основаны на дисциплине, ответственности, власти, принуждении.
• социально - психологические методы управления. Т. к. участниками процесса управления являются люди, то социальные отношения и отражающие их соответствующие методы управления важны и тесно связаны с другими методами управления. К ним относятся: моральное поощрение, социальное планирование, убеждение, внушение, личный пример, регулирование межличностных и межгрупповых отношений, создание и поддержание морального климата в коллективе.

           Таким образом, влияние культуры  управленческого труда на трудовые процессы в организации является одним из самых важных моментов, который должен учитываться любым руководителем, как начинающим, так и имеющим опыт. Знание и правильное использование всех элементов культуры труда управленцем, будь то культура проведения совещаний или же организационная культура по подбору персонала,  не может не привести к положительным результатам повышения производительности на предприятии, а значит, не может игнорироваться на любом этапе управленческой деятельности [11. стр. 148].  

3. Структура управленческого персонала

    По  характеру участия в процессе управления все работники управленческого  труда подразделяются на три группы:

1. руководители;
2. специалисты;
3. технические исполнители.

    Такое деление обусловлено тем, что  управленческая деятельность заключается в осуществлении непосредственного руководства управляемым объектом, разработке необходимых управленческих решений и подготовке информации. Характер участи каждой из названных групп работников в процессе управления определяется решаемыми ими задачами и функциональными обязанностями (табл.1)

    Таблица 1

    Группировка управленческого  персонала по характеру  участия в процессе управления

    Перечень  должностей руководителей, специалистов и служащих определен «Квалификационным  справочником». В нем же изложены должностные обязанности по различным  должностям, относящимся к названным  группам [2. стр. 24-27].

1.4 Техника управления и автоматизации управленческого труда 

     Материальной  базой управленческого труда  является организационная и вычислительная техника, офисная мебель, электронные  средства сбора, регистрации, обработки, передачи информации. Современные информационные технологии включают: 1) автоматизированную обработку информации с помощью персональных ЭВМ; 2) локальные распределительные сети ЭВМ; 3) машиночитаемые носители информации; 4) устройства для быстрого изготовления, копирования и размножения документов (ксероксы, принтеры). Новые информационные технологии позволяют 1) применять электронную почту, дают возможность направлять письменные сообщению любому человеку в организации и вне её; 2) проводить видеоконференции руководителей и специалистов, находящихся в разных местах; 3) обеспечить доступность документов через электронные средства связи.   На предприятиях, для установления межмашинного обмена информацией создаются сети ЭВМ любой конфигурации и сопряженности, которые включают в себя автоматизированные рабочие места (АРМ) руководителей и специалистов по управлению производством. (АРМ) представляет собой комплекс технических, программных и информационных средств для решения задач по управлению производством непосредственно на рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ. Сеть АРМ охватывает все производственные и вспомогательные цеха, функциональные подразделения и связаны с вычислительным центром предприятия. АРМ включает как правило персональную ЭВМ, к которой подключаются периферийные устройства различного функционального назначения, а также устройства связи с автоматикой технологического оборудования. Принципиальная схема автоматизированного управления производством с помощью АРМ имеет следующий вид (рис. 1):