АРМ библиотекаря

Рис 1.2 Сохраняем БД «Школьная библиотека»

 

5. Выбираем папку, в которой должен быть записан файл, задаем имя файла, а в списке Тип файла выбираем один из допустимых форматов БД.
6. Щелкнем кнопку ОК, чтобы сохранить файл новой БД и закрыть окно Файл новой БД.
7. В окне Приступая к работе с Access щелкнем кнопку Создать. откроется созданная нами БД с заготовкой пустой таблицы.

Рис1.3 Новая только что созданная БД

 

 

 

 

5. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

 

Выбираем создание таблиц в режиме конструктора

Конструктор таблиц - используется как для создания и настройки свойства новых таблиц, так и для изменений в свойствах уже существующих таблиц. Например этом режиме можно полностью создать таблицы «Школьной библиотеки» по описаниям, приведенном в разделе «Постановка задачи: проект Школьной библиотеки.

Чтобы открыть  конструктор таблиц для создания новой таблицы нужно щелкнуть кнопку Конструктор таблиц в разделе Таблицы вкладки Создание.

Откроется режим конструктора для новой  таблицы, можно сказать что это  «пустой бланк» конструктора таблиц в котором мы будем создавать таблицы «с нуля».

Рис1.4 «Пустой бланк» конструктора таблиц

8. В пустом бланке конструктора таблиц вводим имя первого поля таблицы «Книги»
9. Переходим к столбцу Тип данных и выбираем из списка нужную позицию.
10. Переходим к столбцу Описание и вводим его если в этом есть необходимость.
11. В разделе Сервис вкладки Конструктор (Работа с таблицами) щелкнем кнопку Ключевое поле, чтобы задать для этого поля свойство Первичного Ключа.
12. Далее повторяем действия, описанные выше, чтобы задать остальные поля на основе данных содержащихся в таблице.

Рис 1.5 Определение полей, типов данных,

задание первичного ключа

13. В контекстном меню  ярлыка новой таблицы выбираем команду Сохранить. В появившемся диалоговом окне сохранения задаем имя нашей первой таблицы.

Рис 1.6 Сохранение таблиц в базе.

Аналогичным образом создаем все остальные  таблицы.

Рис 1.7 Отображение всех созданных  таблиц БД.

6. СОЗДАНИЕ СХЕМЫ ДАННЫХ

Для того чтобы создать единую информационную структуру, все таблицы БД необходимо объединить, создав для этого связи между их полями. Связанные таблицы дают возможность объединить все данные на основе совпадающих значений полей. Только после того как связи заданы можно создавать запросы, формы и отчеты, отображающие сведения из разных таблиц БД. Связи устанавливаются между ключевыми полями таблиц. В большинстве случаев с первичным ключом одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой её записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

Связанные поля могут иметь разные имена, но должны иметь одинаковы тип данных, а значение свойства Размер поля у них должен совпадать (исключение составляет поле типа Счетчик, для которого можно составлять связь с Числовым полем такого же размера.)

Чтобы установить связи «один к одному» или  «один ко многим» :

1. Закроем все открытые таблицы.
2. Щелкнем кнопку Схема данных в разделе Показать и скрыть вкладки Работа с БД.
3. Автоматически открылось диалоговое окно Добавления таблицы.
4. На вкладке таблицы дважды щелкнем по именам таблиц, которые следует отобразить. Закрываем диалоговое окно Добавления таблицы.
5. Чтобы установить связь между полями, выделяем поле в одной таблице и перетаскиваем его на подходящее поле другой таблице. Когда отпустили кнопку мыши, на экране появилось окно Изменения связей.
6. Щелкнем в диалоговом окне Изменения связей кнопку Создать.
7. Для каждой пары таблиц, которые необходимо связать, повторяем описанную выше процедуру.

 

Рис1.8 Схема данных и вкладка Конструктор (Работа со связями) Ленты предназначены для задания, просмотра и изменения связей между таблицами

7. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В ТАБЛИЦАХ

После того как в базе созданы все необходимые  таблицы и связаны в схему  данных, можно приступать к заполнению данными БД.

 

Рис1.9 заполнение данными таблицу «Книги»

 

Поле Обзор в таблице «Книги» заполняется следующим образом: тип поля мы выбрали Поле OLE для того чтобы там можно было отображать книгу. Нажимаем правой кнопкой мыши на этом поле и в диалоговом окне выбираем пункт Вставить объект:

Рис 2. Диалоговое окно добавления в объект нового рисунка

Здесь уже  выбираем создать новый объект или  создать из файла, мы выбираем Создать из файла

 

Рис 2.1 Диалоговое окно выбор рисунка  из документов

 

.

Рис 2.2 Отображение рисунка

 

Чтобы создать  поле Вложения в таблице можно  использовать как режим конструктора, так и режим таблицы. В заголовке (и в пустых записях) нового поля появится значок в виде Скрепки.

Для того чтобы заполнять это поле используется специальное диалоговое окно Вложения. Чтобы его открыть, дважды щелкнем ячейку таблицы. Щелкнем кнопку добавить, чтобы открыть диалоговое окно Выберите файл, в котором мы находим необходимый файл, а затем щелкнем кнопку Открыть, поместить его в список вложений. Аналогичным образом мы добавляем столько вложений, сколько нам нужно. Когда добавления будет закончено, щелкнем в диалоговом окне Вложения кнопку ОК, чтобы упаковать файлы в поле таблицы. В записях таблицы вложение отображается как значок скрепки с указанным рядом (в скобках) количеством файлов.

Для задания и изменения гиперссылки:

1. Открываем таблицу в режиме конструктора.
2. Щелкнем правой кнопкой мыши по полю гиперссылки. В контекстном меню выбираем команду Гиперссылка/Изменение гиперссылки. Появилось диалоговое окно Вставка гиперссылки.
3. В поле Текст вводим текст гиперссылки, который будет отображаться в поле таблицы.
4. С помощью элементов управления диалогового окна находим файл, к которому должна вести гиперссылка. Его адрес появился в поле Адрес.
5. Щелкнем кнопку подсказка, чтобы открыть маленькое диалоговое окно Подсказка для гиперссылки и задать в нем подсказку.
6. Щелкнем кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и перенести гиперссылку в поле таблицы.

 

Рис2.3 Таблица «Электронные книги» с заданными Гиперссылками

и созданными Вложениями

 

8. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ.

 

Запросы используются для представления, просмотра  и изменения данных самыми различными способами. Можно считать что запрос – это просто вопрос, который мы задаем БД.

Любой запрос, существующий в БД, относится к  одному из следующих типов:

• Запрос на выборку;
• Запрос с параметрами;
• Перекрестный запрос;
• Запросы на изменения(обновления, объединения, создания, добавления, удаление.

Запрос  любого типа можно создать в режиме конструктор запросов, начиная с пустого бланка. На ленте переходим на вкладку Создания. Справа, в разделе Другие, щелкнем кнопку Конструктор запросов. Открылся пустой бланк запроса, диалоговое окно Добавления таблицы и вкладка Конструктор(Работа с запросами) ленты.

 

Рис2.4 Диалоговое окно конструктора запросов, с добавленными в него таблицами.

 

Рис2.5 Диалоговое окно добавления таблиц

 

В области  таблиц запроса всегда можно добавить необходимые объекты с использованием команды Отобразить таблицу в меню Запрос , либо кнопкой на панели инструментов Конструктор запросов (при создании запроса в режиме конструктора диалоговое окно Добавления таблицы выводится по умолчанию).

В зависимости  от того, запросы какого типа необходимо реализовать в бланк запроса могут быть добавлены либо исключены те или иные поля.

Переход к необходимому виду запроса осуществляется с помощью соответствующих команд категории линейки меню Запроса либо с помощью кнопки на панели инструментов Конструктор запросов.

Кроме того, кнопка Групповые операции в меню соответствует кнопка позволяет добавить в бланк запроса - групповая операция.

Кнопка  расширяет возможности создания запросов : в окне построителя выражений можно конструировать вычисляемые поля и задавать сложные условия отбора записей…

Итак, заполнение  табличной формы конструктора запросов MS Access включает следующие этапы.

1. Выбор режима конструктора при создании запроса.
2. Определение свойств, относящихся к запросу в целом.
3. Определение типа запроса и включения таблиц, из которых производится выборка, в бланк запроса.
4. Определение и добавления полей таблиц, которые участвуют в запросе в бланка запроса.
5. Задать при необходимости порядок сортировки (в поле Сортировка бланка запроса).
6. Указать при необходимости групповую операцию для какого-либо поля в случае проведения вычисления на множестве записей (поле Групповая операция в бланке).
7. Определить условия отбора записей. Критерии отбора записей вводятся в строке «Условия отбора» бланка конструктора запросов под конкретным полем запроса. Выбор записей в общем случае может быть основан на точном или частичном совпадении, сравнении и использовании блока условий. При задании критерия отбора следует использовать различные операторы, функции и выражения.
8. Определить параметры выборки запроса (нужно ли при выполнении запроса вводить некоторую уточняющую информацию).
9. В зависимости от вида выбранного запроса возможно также заполнение соответствующих полей для конкретного вида запросов.
10. Проверка запроса на выполнение и сохранение инструкции запроса.

 

Первым запросом у нас будет: Определить какие  книги находятся на руках у читателей, и когда они их получили.

 

Рис 2.6 Отображение данных выбранных  для запроса

 

Рис 2.7 Задание имени Запросу

 

Рис 2.8 Готовый запрос

 

Для перевода учеников в следующий класс будем осуществлять с помощью Запроса на обновление. Изменения должны быть внесены в таблицу Список читателей. 

1. Сначала заполним бланк запроса на выборку. Условие отбора должно быть следующим: «Список читателей.Класс=4 и Список читателей. Фамилия (допустим переведем всех в 5 класс кроме Ромашова) «Ромашов» Два простых условия объединены в одно составное оператором И (AND). В Access они должны быть записаны в соседних столбцах одной строки «Условие отбора»

 

Рис 2.9 Запрос на выборку

 

2. После выполнения запроса на выборку получим результат.

 

Рис 3. Готовый запрос на выборку

 

Этот результат  промежуточный, обновления в таблицу  еще не внесены.

3. Изменим тип запроса.
4. Вернемся в конструктор запросов. Вменю Запрос, выберем пункт «Обновление». Замечаем, что бланк запроса немного изменился: появилась новая строка «Обновление».
5. В этой строке в столбце «Класс» введем значение «5»для того, чтобы старое значение «4» изменилось в отобранных записях на новое «5».
6. Для выполнения запроса на обновление нажмем кнопку запуск:
7. Так как обновление может быть выполнено только один раз, Access выдает предупреждающее сообщение:
8. После выполнения запроса на обновление перейдем в окно БД на вкладку «Таблицы» и откроем таблицу «Список читателей».

Поле класс  обновлено.

9. СОЗДАНИЕ ФОРМ.

 

В то время  как таблицы и запросы позволяют  отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность  сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.

Формы в  MS Access используются для поддержки следующих задач:

• Ввод, редактирование и просмотр информации, находящейся в таблицах;
• Отображение результатов запросов;
• Организация экранного окна поиска необходимой информации по БД (с использованием различных условий и макросов);
• Распечатка данных в организованном виде;
• Сохранение в виде отчета с последующей модификацией;
• Создание пользовательских экранных форм, облегчающих работу с БД в целом.