Использование MS Project

Содержание

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Интенсивное развитие информационных и коммуникационных технологий в

последние годы в совокупности с современными социально-экономическими

тенденциями в мировой экономике привело  к формированию  новых требований к планированию и управлению проектами в различных областях деятельности человека.

Одним из обязательных условий эффективной  реализации проектов в

последнее время становится применение современных  средств и инструментов управления проектами, основанных на использовании новых информационных и коммуникационных технологий. Развитие специального программного обеспечения для планирования и управления проектами обусловлено, в первую очередь, необходимостью максимальной интеграции ИТ-сферы и наиболее эффективных методов, средств и инструментов теории управления проектами.

Деятельность  практически любого современного проекта, независимо от

продолжительности, сферы деятельности, количества и состава участников,

бюджета, намеченных целей и задач проекта, на современном этапе

невозможно  представить без использования  современного программного

обеспечения.

Управление  проектами – это один из двух подходов к управлению

деятельностью предприятия. Этот подход используется, если деятельность

предприятия направлена на достижение определенного  обособленного

результата (в  данном  случае это  предоставление услуги). В ряде

отраслей  большинство организаций всю  свою деятельность структурируют в

виде  проектов (инжиниринговые, строительные, ИТ, консалтинговые, судо- и

авиастроительные  предприятия), поскольку каждый результат  их

деятельности  уникален. Но и для организаций, имеющих  налаженные процессы оказания услуг, может понадобиться обособление отдельных работ в виде проектов.   

Это  необходимо  когда:

• Менеджер  хочет выделить стоимость, сроки, состав работ по достижению некоторого результата (выполнения контракта, стратегической инициативы по развитию, закупки, внедрения информационной системы, обновления оборудования, открытия филиала.); необходимо определить персональную ответственность за результат;
• В функционально-структурированной организации необходимо объединить усилия нескольких подразделений для достижения определенного результата;
• При организации деятельности временных рабочих групп;
• Нужно управлять себестоимостью отдельного контракта;
• При интенсивной работе с подрядчиками;
• При освоении целевого финансирования;
• Для координации деятельности по развитию бизнеса, инфраструктуры,

организации по срокам и стоимости;

• При реструктуризации предприятия;
• При развитии филиальной сети.

В результате  внедрения  СУП,  организация получит  систему

управления  проектами, регламентирующие ее документы, поддерживающие

процессы управления проектами информационные системы,  что  позволит:

• Эффективно управлять текущей деятельностью и инвестициями в развитие

бизнеса;

• Обеспечить соответствие проектов стратегии развития предприятия;
• Обеспечить выполнение проектов в рамках установленных сроков и

бюджета;  
 

• Снизить риски  неуспеха проектов;
• Управлять стоимостью проекта и возможностями снижения затрат на

проект;

• Эффективно распределить обязанности между участниками проекта;
• Сделать проекты контролируемыми для руководителей, ответственных за их результаты.
• В данном курсовом  проекте будет  выполнено  планирование  и  управление с  помощью программы   MS  PROJECT.

MS Project позволяет управлять проектами  средней сложности, строить график  проекта.. Обладает функциями планирования  загрузки трудовых ресурсов и затрат, а также средствами контроля за ходом выполнения работ. Программа используется в следующих областях: деятельности: разработка и подготовка к производству новых видов изделий, строительство и реконструкция, проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, и, наконец, разработка программных продуктов. Курс ориентирован на руководителей высшего и среднего звена, руководителей и менеджеров проектов.Введение

В развитии бизнеса значительную роль играет его  инфраструктура, в том числе информационная. Предпринимателю для успешного ведения дел в настоящее время желательно понять важность информации и информационно-интеллектуальных систем, так как неотъемлемой чертой современного общества является его информатизация – насыщение производства и всех сфер жизни и деятельности всевозрастающими потоками информации и управление этими потоками. В конкурентной борьбе решающее значение приобретают вопросы, связанные со сбором, хранением, поиском, переработкой, преобразованием, распространением и использованием информации.

1.Стремительно развиваются деловые и финансовые информационные системы. Формируется правовая поддержка современных информационных технологий.

2.Информатизация обеспечивает интеграцию профессиональной и информационной деятельности: постановка задачи в диалоговом режиме и ее незамедлительное информационное обеспечение позволяют резко сократить время решения, установить обратную связь, оценить результаты и изменить условия задачи, получить варианты решений.

3.Освоение и практическое применение методов управления проектами возможно при использовании современного программного продукта, разработанного и используемого сегодня в России и странах с рыночной экономикой - MS Project.

4.Microsoft Project - автоматизированная система построения графика проекта.

5.Наиболее распространенным средством автоматизации системы управления проектами проекта является программный комплекс Microsoft Project, разработанный фирмой Microsoft.

6.Основным аспектом при использовании системы управления проектами (СУП) Microsoft Project является правильное создание графика создания и реализации проекта. Система управления проектами Project предоставляет пользователям широкие возможности для создания графиков, причем это можно делать "вручную" – при помощи клавиатуры или путем копирования информации из файлов, созданных другими программами.

1.Автоматизация СУП базируется на последовательность формирования графика проекта:

2.определение опорных дат проекта;

3.создание перечня работ с оценкой их продолжительности;

4.организация иерархической структуры перечня графика работ ;

5. формирование ресурсного обеспечения;

6.Сохранение файла.

7.Предлагаемая последовательность формирования модели проекта является типовой, но может варьироваться пользователем по своему усмотрению с учетом условий и объема работы.

1. У каждого проекта должны быть определены две опорных даты: начато и окончание. СУП Project позволяет использовать одну из них как точку отсчета.
2. Если в качестве опорной определена дата начала работ (Project Start Date), то в результате расчета графика реализации проекта будет автоматически вычислять дата окончания работ (именно так Project и действует по умолчанию). Попытка начать работу до даты начала проекта приведет к выводу сообщения об ошибке, в ответ на которое пользователь сможет принять свое решение. По умолчанию добавляемые в состав графика работы рассматриваются как срочные (As Soon As Possible).
3. Если в качестве точки отсчета определено окончание работ (Project Finish Date), то в результате расчета графика проекта автоматически вычисляется дата начала работ. По умолчанию добавляемые в состав графика работы рассматриваются как выполняемые в наиболее поздние сроки (As Late As Possible).
4. Перечень работ может быть создан "вручную" или путем переноса данных из любого файла, например, баз данных FoxPro или Access, документа Word, таблицы Excel.
5. Иерархию графика работ в MS Project можно организовывать на разной основе, по: исполнителям; периодам работы; технологическому признаку; видам продуктов, услуг, по конструктивному признаку;

 
 
 
 

1. Описание  MS Project

Одним из наиболее распространенных программных  продуктов,

предназначенных для управления проектами, является Microsoft Project. На

сегодняшний день - MS Project  представляет собой  оптимальный набор

программных инструментов для управления проектами со стандартным офисным интерфейсом, что является немаловажным фактором для большинства пользователей, работающих с пакетом MS Office.

Основные  особенности пакета:

• иерархические коды структур для задач и ресурсов;
• расходуемые материалы как вид ресурсов;
• месяц как единица длительности работ;
• индивидуальные календари для  задач;
• графические индикаторы для наглядного представления "проблемных"

задач;

• поля с формулами вычислений, определяемыми пользователями;

две шкалы  времени (основная и вспомогательная);

указание  приблизительного периода выполнения задачи (с последующим

уточнением);

• создание шаблонов проектов.

Улучшены  функции поддержки иерархической  структуры работ (WBS),

определения приоритетов для задач, выравнивания загрузки ресурсов,

расчета критического пути в группе проектов, просмотра сетевой диаграммы

проекта.

Microsoft Project (стандартный выпуск) позволяет руководителям  проектов

динамично управлять календарными планами  и ресурсами, получать сведения о состоянии проекта и анализировать его данные. Интуитивные инструменты Microsoft Project обеспечивают руководителей и участников рабочих групп необходимыми данными, помогающими соблюсти сроки проекта и его бюджет.

Свойства  данной  программы:

Позиционирование

Динамичное  планирование позволяет руководителям  проектов и участникам

рабочей группы быстро оценить влияние изменений, внесенных в задачи или