Электронные архивы

 

 

Краткий курс лекций по дисциплине «Электронные архивы» (конспект).

Тема 1. Введение.

Бурное развитие информатизации всех сфер жизни общества ставит перед  любой организацией проблему обработки  и сохранения массивов электронных  документов, образующихся в делопроизводстве учреждений. В нашей стране росту этих массивов способствует реализация федеральных целевых программ «Электронная Россия на 2002-2010 гг.» и других.

Правовая база.

Множество законов , обязывающих  органы местного самоуправления не только создавать, но хранить информационные ресурсы:

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

разделяет

10) электронное сообщение  - информация, переданная или полученная 

пользователем информационно-телекоммуникационной сети;

 

11) документированная  информация - зафиксированная на  материальном носителе путем  документирования информация с  реквизитами, позволяющими определить  такую информацию или в установленных  законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

Статья 16. Защита информации

 

1. Защита информации  представляет собой принятие  правовых, организационных и технических  мер, направленных на:

 

1. обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации.

Обязанности по защите возлагаются  на обладателя информации, оператор информационной системы.

Ст .11

Электронное сообщение, подписанное  электронной цифровой подписью или  иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

 

4. В целях заключения гражданско-правовых  договоров или оформления иных  правоотношений, в которых участвуют  лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-фз  «Об обеспечении  доступа  к информации органов государственной  власти и местного самоуправления». Согласно закону эти органы обязаны размещать в интернете информацию:

- о наименовании органа, его  адресе, структуре, функциях, полномочиях  и нормативных актах, определяющих  полномочия, территориальных органах и представительствах, руководителях органа и структурных подразделений,

перечни информационных систем, реестров и регистров, банков данных, находящихся в ведении органа и подведомственных организаций;

тексты изданных им нормативно-правовых актов и законопроектов, внесенных  в законодательный орган, информацию о заказах на товары и услуги, административные регламенты и стандарты гос. и муниципальных услуг,  установленные формы обращений, заявлений, участие в целевых программах, о защите населения от чрезвычайных ситуаций, информацию о проверках, проведенных органа и в органе, тексты официальных заявлений руководителей статистические сведения, сведения об использовании бюджетных средств, сведения  о вакансиях и кадрах, информацию об обращениях граждан, их приеме, СМИ и учебных заведениях, созданных органом.

Новый делопроизводственный ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» на основе стандарта ИСО 15489-1-2001.Распространяется на  управление документами на всех форматах и всех стандартов. 

Включены термины информатики:

- конвертация – процесс перемещения документов из одного носителя на другой или из одного формата в другой;

- миграция – действия по перемещению  документов  из одной системы  в другую с сохранением аутентичности,  целостности,  достоверности документов  и их пригодности для использования;

- метаданные – данные, описывающие  контекст, содержание, структуру документа  и управление документами в  течение времени;

Обеспечение сохранности – процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной идентичности документов с течением времени.

Главное требование к документам: аутентичность, достоверность,целостность, пригодность для использования.

В «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (утверждена постановлением правительства  РФ От 15 июня 2009 г. N 477 )

Ст. 11. Закона № 149-фз «Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

VI. Особенности работы  с электронными документами в  федеральном органе исполнительной  власти

37. Электронные документы  создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

38. Для подписания электронных  документов федерального органа  исполнительной власти используются  электронные цифровые подписи.  Используемые средства электронной  цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

39. При рассмотрении  и согласовании электронных документов  в системе электронного документооборота  федерального органа исполнительной  власти могут использоваться  способы подтверждения действий  с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

40. Прием и отправка  электронных документов осуществляются  службой делопроизводства.

41. При получении электронных  документов служба делопроизводства  осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

42. При передаче поступивших  электронных документов на рассмотрение  руководителя федерального органа  исполнительной власти, направлении  электронных документов в структурные  подразделения и ответственным  исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

43. Единицей учета электронного  документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

44. Исполненные электронные  документы систематизируются в  дела в соответствии с номенклатурой  дел федерального органа исполнительной  власти.

45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

46. Электронные документы  после их исполнения подлежат  хранению в установленном порядке  в федеральном органе исполнительной  власти в течение сроков, предусмотренных  для аналогичных документов на бумажном носителе.

47. После истечения  срока, установленного для хранения  электронных дел (электронных  документов), на основании акта  о выделении их к уничтожению,  утверждаемого руководителем федерального  органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Приложен перечень сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота

Законы субьектов  РФ

ЗАКОН ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ «ОБ ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСАХ ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ»  N 46-ОЗ-2 от  21 января 1999 года(в ред. Закона Тверской области

от 07.06.2001 N 151-ОЗ-2)

 

"Информационные ресурсы" - отдельные  документы и отдельные массивы  документов, документы и массивы  документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и др.).

"Информационные ресурсы муниципального  образования (муниципальные информационные  ресурсы)" - информационные ресурсы,  созданные, приобретенные или  накапливаемые за счет муниципальных  средств, а также полученные путем иных установленных законом способов.

2. Основными направлениями государственной  политики являются:

- создание условий для развития  и использования информационных  ресурсов на территории Тверской  области с обеспечением их  совместимости и взаимодействия в едином информационном пространстве Российской Федерации и в мировом информационном пространстве;

Органы местного самоуправления формируют  муниципальные и государственные  информационные ресурсы, находящиеся  в их ведении, и обеспечивают их использование в соответствии с установленной компетенцией.

 

1. Информационные ресурсы на  территории Тверской области  состоят из:

- первичных информационных ресурсов;

- производных информационных ресурсов.

 

Первичные:

Первичные информационные ресурсы  включают документированную информацию о:

- физических лицах (с учетом  ограничений, предусмотренных федеральным  законодательством);

(в ред. Закона Тверской области  от 07.06.2001 N 151-ОЗ-2)

- юридических лицах с регистрацией  их местонахождения;

- административно-территориальных единицах и населенных пунктах;

- недвижимости в виде земельных  участков и зданий (сооружений);

- государственной регистрации  прав собственности на недвижимость  и других вещных прав;

- объектах, созданных в результате  интеллектуальной деятельности человека (патенты, технологии, базы данных, нормативно-правовые акты и т.д.);

- координатных привязках, границах  и местонахождении недвижимости  и географических объектов (геоинформационный  ресурс).

СТ. 11 Первичные информационные ресурсы являются основой для формирования системы федеральных, областных и муниципальных регистров и кадастров на территории Тверской области, формируемых соответствующими органами государственной власти, органами местного самоуправления муниципальных образований Тверской области, а также полномочными гражданами, организациями и общественными объединениями.

"Регистр" - регламентированная  правовыми актами Российской  Федерации и (или) Тверской  области и документированная  совокупность сведений о субъектах  информационных отношений, построенная на единых методологических принципах.

"Кадастр" - регламентированная  правовыми актами Российской  Федерации и (или) Тверской  области и документированная  совокупность сведений об объектах  гражданских прав, построенная на  единых методологических принципах.

Регистрацию регистров и кадастров  на территории Тверской области осуществляют полномочные органы государственной  регистрации и органы регистрационного учета.

 

- документы, накапливаемые в  открытых фондах библиотек и  архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющих общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Порядок доступа к областным  и муниципальным информационным ресурсам определяется Положением об информационной безопасности Тверской области, утверждаемым администрацией Тверской области.

Статья 16. Субъекты формирования информационных ресурсов

 

1. Основными субъектами создания  и формирования информационных ресурсов на территории Тверской области являются:

- граждане;

- федеральные органы государственной  власти, находящиеся на территории  Тверской области;

- органы государственной власти  Тверской области;

- органы местного самоуправления;

- государственные и муниципальные учреждения;

- организации и общественные  объединения.

Абзац 8 исключен. - Закон Тверской области от 07.06.2001 N 151-ОЗ-2.

2. Граждане, органы государственной  власти, органы местного самоуправления  Тверской области, организации  и общественные объединения формируют информационные ресурсы в соответствии со своими потребностями и статусом.

3. Субъекты создания и формирования  информационных ресурсов устанавливают  режим их хранения и пользования  с учетом интеграции в единое  информационное пространство Тверской области и положений данного Закона.