Электронные архивы

5. подготовка наиболее ценных массивов ЭД долговременного и постоянного хранения для сдачи в архив организации (описание, подготовка сопроводительной документации).

2. этап.  Архивное хранение.

1. контроль за комплектованием архива организации ЭД;

2. контроль за хранением ЭД в структурных подразделениях;

3. учет ЭД;

4. комплекс мер по обеспечению сохранности ЭД;

5. создание НСА к ЭД;

6. миграция и перезапись ЭД;

7. использование ЭД;

8. подготовка ЭД к передаче на государственное хранение.

Тема 2.  Правовое регулирование  юридической  силы электронного документа, хранения документов на различных видах носителей. 

Нормативно-методическая база работы с электронными документами:

РД 50-524-84 «Порядок хранения документов на машинных носителях».

ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники»

ГОСТ 28388-89. «Системы обработки информации. Документы  на магнитных носителях данных. Порядок  выполнения и обращения».

 «Информационные технологии. Комплекс стандартов на автоматизированные системы». М.,1991.

 «Основные  правила работы архивов организаций» (М.,2003),

 «Основные  правила работы государственных  архивов» (М., 2003);

 «Основные  правила работы с научно-технической  документацией в организациях и на предприятиях» ( М., 2003);

Примерное положение  об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждения, организации, предприятия» (М.,1990);

Примеры локальных  нормативных актов:

Регламент работы Центрального архива документов на электронных носителях города Москвы. М.,2003.

Он же. Принципы архивного хранения электронных  документов//Вестник архивиста. 2004. № 3-4. C. 216-232.

Документ должен иметь  реквизиты, позволяющие его идентифицировать. Это необходимо для удостоверения его юридической силы.

Юридическая сила электронного документа удостоверяется:

1) с помощью удостоверяющего письма, составленного создателем МЧД (на основании ГОСТа 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники»);

2) с помощью электронной цифровой подписи (на основании Гражданского кодека РФ, закона РФ об «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (2006 г.); закона РФ «Об электронной цифровой подписи» и «Об электронной торговле» (2002 г.).

Однако оба способа связаны с проблемами с точки зрения  долговременного удостоверения юридической силы.

Тема 3. Классификация электронных документов.

Классификация ЭД по типам и форматам данных:

 текстовые  форматы (*.txt, *.doc, *.rtf и др.);

гипертекстовые  форматы (*.html, *.shtml, *.xml и др.);

 графические  форматы (*.gif, *.jpg, *.bmp и др.);

табличные процессы (*.xls);

базы данных (*.dbf и др.);

форматы представления  аудио и видео (*.waw, *.mp3, *.mp4 и др.);

 форматы  САПР и геоинформационных систем.

Тема 4. Комплектование и экспертиза ценности электронных документов.

Технологические критерии определения ценности ЭД:

полнота (завершенность) массива ЭД;

аутентичность (подлинность);

отсутствие дублирующей информации в документах;

 стоимость  возможного перевода ЭД в другой  формат;

наличие законодательных  актов, препятствующих принятию ЭД на хранение; ограничения на прием ЭД;

наличие необходимой  сопроводительной документации;

соответствие типа оборудования различным режимам хранения ЭД;

затраты на обеспечение  хранения.

«Основные правила  работы архивов организаций» (2002)

Критерии ЦАДЭНМ

Возможность обеспечения  долговременного доступа;

Вероятная стоимость  технологических миграций и их возможность;

Возможность воспроизведения  и обработки информации без использования  оригинального ПО;

Формы и состав процедур по обеспечению аутентичности  и целостности ЭД;

Технологическая совместимость с информационной системой архива;

Наличие сопроводительной документации;

Способности государственного архива по организации доступа.

Процесс подготовки ЭД к передаче на хранение:

• описание ЭД и подготовка сопроводительной документации;

• утверждение описей на ЭК организации и ЭПК госархива;

• проверка физического состояния носителей информации (дисков, магнитных лент), на которые будет производиться запись информации;

• запись электронных документов на носитель и проверка качества записи, проверка на вирус;

• проставление архивных шифров на футлярах в соответствии с описью ЭД;

• заверение юридической силы, составление и заверению сопроводительного письма;

• внесение данных в учетные документы.

Основным учетным  документов   является опись ЭД.

Опись может осуществляться в трех видах – опись единицы учета, опись папки, описи файлов, таблиц БД. Для раскрытия содержания отдельных частей массива, описания логической и физической структуры документа служит сопроводительная документация. Описание ЭД представляет собой информационно-поисковую характеристику (ИПХ).

ИПХ состоит  из девяти основных атрибутов:

Описание документа;

Даты и время;

Изменения;

Создатели;

Информация пользователя;

Внешние ссылки;

Хранение и поиск;

Защита;

Характеристики содержания;

Учетная карточка единицы учета ЭД;

Оборот карточки учета ЭД.

 

Тема  5. Обеспечение сохранности электронных документов.

Хранение ЭД может быть организовано различными способами:

1) оперативное хранение – в структурном подразделении, отвечающем за информатизацию, долговременное – в архиве;

2) оперативное и долговременное хранение в структурном подразделении, отвечающем за информатизацию при контроле со стороны службы ДОУ и архива;

3) создание специального электронного архива  на правах структурного подразделения;

4) хранение ЭД в общем архиве организации.

Обеспечение сохранности ЭД в краткосрочной перспективе предполагает:

• соблюдение физико-химических условий хранения;

• резервное копирование;

• стабилизация электропитания;

• антивирусную защиту;
• защиту информации от несанкционированного доступа.

-

В долговременной перспективе:

• перезапись;

• миграция;

• эмуляция;

• инкапсуляция.

Миграция – своевременный  перевод электронных документов на современную технологическую  платформу, в новую версию пользовательского  формата или в страховой (архивный) формат. (См. тему «Электронные архивы).

Инкапсуляция – включение документов в состав файлов межплатформенного формата, например, XML.

Эмуляция – симуляция (имитация) работы в старой версии программного обеспечения при создании новой версии. Однако эмуляторы программной среды могут быть созданы не для всех программных продуктов.

Требования  к температурно-влажностному режиму хранения ЭД зафиксированы в ГОСТах.

Нормативные документы	Температура	Относительная влажность
Основные правила работы архивов организаций (М.,2002)	+15 – +20° С	50–65%
Основные правила работы государственных архивов (М.,2003)	+15 – +20° С	50–65%
РД 50-524-84 «Порядок хранения документов на машинных носителях»	18 ° С + 2°	60% + 5%
ГОСТ N 28374-89 «Носители магнитной  записи. Упаковка, маркировка, транспортировка  и хранение» от 01.01.91	от 10 до 25°С	от 50 до 60 %.

 

Тема 6.  Электронные  архивы.

Рост объемов машиночитаемых документов в делопроизводстве правительственных  учреждений привел к созданию архивов  машиночитаемых данных (АМЧД). Историю подобного рода  хранилищ начинают с Роуперовского центра по  изучению общественного мнения (США, 1947 г.) В 1968 г. был создан отдел машиночитаемых документов в Национальном архиве США, в 1973 г. – в составе Государственного архива Канады. С 1968 г. МЧД комплектуется Государственный архив Англии, в Швеции при Министерстве культуры и образования создается Комитет архива данных. В структуре Национального архива Франции в Фонтенбло создан Центр хранения ДМН. Осуществляют работу с ДМН и их прием национальные архивы Швеции, Дании, Нидерландов, Финляндии. Зачастую архивы машиночитаемых данных возникали не в  учреждениях государственной архивной службы, а при университетах и научных  учреждениях по  инициативе исследователей. Например,  Международный консорциум по социальным и политическим исследованиям в Анн-Арборе (Мичиган, США), созданный в 1962 г. как сообщество исследовательского центра Мичиганского университета  и 21 других университетов США. Историю создания АМЧД этой категории  можно кратко представить следующей таблицей:

 

Год  создания	Название архива	Состав документов	Хронологические границы.
1961  г.	Центральный архив  эмпирических социальных исследований в  Кельне  (Германия)       - ZA.	Социальные  науки, в том числе история
1962	Международный консорциум по социальным и политическим исследованиям в Анн-Арборе (Мичиган, США)  - ICPSR	МЧД организаций  и  личного происхождения по     экономике, социологии, истории, управлению, психологии, политологии.                                                        .	Данные о  выборах с 1789   г; данные о  голосованиях в Конгрессе США      с 1790 г.,                  данные французских переписей XIX –нач. XX века.
1967 г .	Британский  архив Совета по      экономическим  и социальным исследованиям при  университете Эссекса (Великобритания) – ESCR DA	Экономика, социология
1971 г.	Норвежский  центр машиночитаемых данных по      социальным наукам  при  Бергенском университете (Норвегия) -NSD	Социологическе  опросы   (с 1964 г.), демографические  сведения, базы данных  об организациях, политической элите Норвегии  с                1814  г.	Материалы переписей  населения с 1769 г.
1972  г.	Архив  Штейнмеца  (Амстердам, Голландия) - STAR	Социальные  науки.
1973 г.	Датский архив  данных (Копенгаген/Оденсе, Дания) - DDA	Данные социологических  обследований, демографические материалы, итоги выборов, сведения по промышленной социологии, криминологии, социальной медицине. законодательство, документы от средств массовой информации; сведения регионального масштаба — по географическим и административно-территориальным единицам. Значительная доля ДМН — статистические источники, образованные в деятельности Датского статистического управления и Датского национального института по социальным исследованиям.	Документы, начиная с Королевского финансового статуса 1660 г. (демография).
1980 г .	Шведский центр  машиночитаемых данных по социальным наукам  при  университете Гетеборга  (Швеция) -   SSD.	Социальные  науки,             материалы социологических обследований, выборов,                  база данных о членах профсоюзов,  библиографическая база данных газетных статей                       (1938-45 гг.).	Статистика  выборов с  1911 г.
1989 г.	Нидерландский архив  исторических данных при  Лейденском университете (Голландия) - NHDA	Первый специализированный  архив машиночитаемых данных по исторической науке в Европе. Банк данных по    истории  великих географических открытий,  статистика торговли,    демографическая статистика.	C XVI по                   XX век.