Системные таблицы могут быть изменены подобно  любой другой таблице базы данных. Если вы не понимаете всех взаимосвязей между системными таблицами, то непосредственное изменение их может иметь негативный эффект на другие системные таблицы  и разрушить вашу базу данных. 

     1.2.2 Запросы

     Запросы создаются пользователем для  выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных  таблиц и представления выбранных  данных также в виде таблицы. Запрос может формироваться двумя способами:

• с помощью запросов по образцу — QBE (Query By Example);
• с помощью инструкций языка структурированных запросов SQL (Structured Query Language), т.е. специализированного языка, предназначенного для организации запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных.

     Одной из наиболее сильных сторон Access являются фильтры, которые строятся с помощью  запросов или посредством установки  критериев. Для облегчения этой задачи используют параметрические запросы.

     В Access имеется несколько видов запросов:

• запрос на выборку, т.е. выбирающий данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов;
• запрос на создание таблицы, основанный на запросе на выборку, но в отличие от последнего результат этого запроса сохраняется в новой таблице;
• запросы на обновление, добавление, удаление, являющиеся запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

 

     1.2.3 Формы

     Один  из важнейших элементов Access, который  широко используется в приложениях — это формы. Формы Access предназначены для того же, для чего и обычные формы VBA — это прежде всего контейнеры для графических элементов управления.

     Формы Access используются:

• Для редактирования записей в таблицах базы данных Access и внешних источников данных.
• Как панели управления приложения. Очень часто в приложении на основе Access создается начальная форма, которая открывается при запуске этого приложения. На этой форме предусмотрены кнопки и другие элементы управления для вызова других форм, отчетов, макросов, выхода из приложения и выполнения прочих операций. После закрытия других форм управления опять передается начальной форме.

 
 
 

     1.2.4 Отчёты

     Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.[5]

     Создание  отчета осуществляется активизацией команды  Создать во вкладке Отчеты окна базы данных. Появляется окно Новый отчет, где приведен список программных  инструментов, с помощью которых  можно автоматизировать процесс  создания отчета:

• Конструктор
• Мастер отчетов
• Авто-отчет: в столбец
• Авто-отчет: ленточный
• Мастер диаграмм

     Разделы отчета в режиме Конструктора.

     Отчет в режиме Конструктора состоит из пяти разделов:

• Заголовок отчета – выводится только в начале отчета.
• Верхний колонтитул – выводится в верхней части каждой страницы.
• Область данных – содержит записи таблицы или запроса.
• Нижний колонтитул – выводится в нижней части каждой страницы.
• Примечание отчета – выводится только в конце отчета, служит для размещения дополнительной информации.

     Способы модификаций элементов отчёта и  приёмы работы с панелью элементов  такие же, как и в формах.

 

      2 РАЗРАБОТКА ПРИКЛАДНОГО ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЛЯ БЮРО ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

     2.1 Таблицы

       Представленные данные разбиваем на несколько таблиц. Для этого с помощью конструктора создания таблиц вносим необходимые данные. Ключевым полем будет являться уникальный номер домовладения. Получаем три таблицы:

• Таблица 1 – Домовладения

 
 
 
     

•  Таблица 2 – Литеры

 
 
     

•   Таблица 3 – Помещения

 

     2.2 Схема данных

     Для создания схемы данных возьмём все три таблицы: домовладения, литеры и помещения. Ключевое полем во всех таблицах будет уникальный номер домовладения. После того как мы выбрали все таблицы соединяем их между собой с помощью ключевых полей связью один к одному (рисунок 1).

     Рисунок 1 – Схема данных

     2.3 Запросы

     С помощью конструктора запросов создадим необходимые нам запросы. Для  этого выберем таблицу, из которой  будем брать данные для запроса. После ввода всех условий и  данных нажмём на панели инструментов «выполнить».

• Создадим запрос, который будет показывать, какие домовладения находятся в индустриальном районе. Для этого выбираем таблицу домовладения. Выберем необходимые данные для запроса, это уникальный номер домовладения, адрес домовладения и район города. В поле «District» задаем «Индустриальный». Получаем запрос с необходимыми нам данными (рисунок 2).

     Рисунок 2 – Запрос «Район индустриальный»

• Создадим запрос, показывающий дату инвентаризации, после 12 ноября 2005 г. Выберем необходимые данные для запроса, это уникальный номер домовладения, адрес домовладения и дата инвентаризации. В поле «Inventory» вносим условие «>#12.11.2005#». Получаем запрос с необходимыми нам данными (рисунок 3).

     Рисунок 3 – Запрос «Дата инвентаризации»

• Создадим запрос, который будет показывать, износ «Литеры» который равен 10%. Для этого выберем необходимые данные для запроса, это уникальный номер домовладения, назначения сооружения и износ в процентах. В поле «Wear» вносим условие «0,1» . Получаем запрос с необходимыми нам данными (рисунок 4).

     Рисунок 4 – Запрос «Износ литеры»

• Создадим запрос, который будет показывать, инвентаризационную стоимость в пределах от 1000000 до 2000000. Выберем необходимые данные для запроса, это уникальный номер домовладения, назначения литеры и инвентаризационная стоимость (литеры). В поле «Cost» вносим условие «Between 1000000 And 2000000». Получаем запрос с необходимыми нам данными (рисунок 5).