Анализ проблем коммуникации в организации и пути их решения

      2. Информационные перегрузки возможны  в тех случаях, когда члены  организации не в состоянии  эффективно реагировать на всю  необходимую им информацию и  отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация, когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечения нормального функционирования организации или ее подразделений. Особенно часто информационная перегрузка наблюдается у руководителей, замыкающие на себе решение многих (даже самых мелких) вопросов, связанных с управлением деятельностью подразделений организации. Отсутствие четких фильтров и членов организации, выступающих в роли «сторожей», не позволяет руководителю эффективно использовать самую важную часть поступающей к нему информации.

      3. Недостатки в структуре организации  оказывают существенное негативное  влияние на функционирование  коммуникационных сетей. Самым  распространенных из таких недостатков  следует признать неудачную конфигурацию – существование большого количества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня к уровню теряется или искажается. Это особенно характерно для восходящих коммуникационных потоков (снизу вверх, от подчиненных к руководителям).

      Другим  важным структурным недостатком  является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями  организации, например когда руководство  организации допускает только вертикальные связи, а коммуникации между подразделениями  одного уровня считаются незначительными  и ненужными. Такой недостаток характерен для высокоцентрализованных и формализованных  линейных структур.

      Еще одним существенным недостатком  следует признать наличие конфликтов между отдельными группами и подразделениями  организации. Зачастую конфликты заложены в самой структуре организации. Подразделения или отдельные  руководители, находящиеся в состоянии  конфликта, могут не только способствовать разрыву коммуникационных связей внутри организации, но и использовать коммуникационные сети для достижения собственных  целей в борьбе с другими подразделениями. Например, если в организации производятся два вида продукта или услуг и  не предусмотрен разделение ресурсов, эквивалентное вкладу каждого из двух подразделений, то между ними возникает  конфликт, каждый из участников которого использует коммуникационные каналы организации  для принижения роли другого и  возвышения собственной.

      4. Высокая степень пространственной  дифференциации создает преграды  для прохождения информации по  определенным коммуникационным  каналам в силу удаленности  отдельных структуры единиц организации.  В первую очередь это касается  каналов контроля и обратной  связи, а также каналов, по  которым передается печатная  информация (документы, научная или  технологическая литература и  т.д.). действительно, с помощью  радио или телефонной связи  с удаленными объектами иногда  бывает трудно передать большой  объем информации или проследить  за выполнением распоряжений; кроме  того, проблематичны возможности  подчиненных связаться с отдаленным  центральным органом управления. Как следствие. Может возникнуть  взаимное недоверие между членами  организации, снижается эффективность  взаимодействия. [3, с.153] 

      2.3. Барьеры на пути межличностных коммуникаций. 

            Коммуникациям очень  часто препятствует непонимание  друг друга членами коммуникационного  процесса. Причины возникновения  проблем коммуникации из-за непонимания [12, с.73] заключаются в следующем.

      1. Различия в восприятии сообщения и его основной идеи и концепции, что происходит в силу:

      неправильного кодирования сообщения руководителями без учета культуры и установок  членов организации (сообщение написано или передано на непонятном языке, содержит много слов, принадлежащих другой субкультуре, или специальных терминов, выбрана область деятельности или  знания, малоизвестная членам организации, и т.д.);

      конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации ( структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию информации ее получателем в зависимости от собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя);

      различных социальных установок членов организаций, различных структур ценностей.

      2.Семантические барьеры, возникающие из-за плохо формулированных сообщений, которые могут приводить к потере информации при передаче получателем, особенно много проблем такого рода порождается в многонациональной среде. [15, с.119]

      Семантика – это наука, изучающая способы  использования слов и предаваемых  им значения. Поскольку слова (символы) могут для разных людей иметь  разные значения, то, что хотел сообщить отправитель, не всегда будет так  же интерпретировано и понято получателем.

      Семантические вариации часто приводят к недопониманию, поскольку во многих довольно сложно понять, какое значение было присвоено  символу отправителя.

      Символы не имеют исходного фиксированного значения. Их значение человек понимает, исходя из своего опыта, и оно варьируется  в зависимости от контекста, т.е. ситуации, в которой использован символ. И поскольку у каждого имеется свой опыт, а каждый коммуникационный контакт в той или иной мере отличается от других, никогда нельзя быть уверенным, что получатель присвоил этому символу то же значение, что и вы. [4, с.302]

      3. Невербальные межличностные преграды  к ним относятся любые символы,  кроме слов. Зачастую невербальная  передача осуществляется  одновременно  с вербальной и может усиливать  либо изменять смысл слов. Зрительный  контакт, улыбка или нахмуренные  брови напряженное выражение  лица – все это примеры невербальных  коммуникаций. К ним относятся  и жесты: указание на что-то  пальцем, прикрытие рта рукой,  прикосновение и т.д.

      Еще одна форма невербальных коммуникаций – то, как мы произносим слова (наша интонация, модуляция голоса, плавность речи и т.п.). как известно, все это способно сильно изменить смысл сказанного. Вопрос «Есть идеи?» на бумаге означает  ничто иное, как предложение высказать свои идеи. Но произнесенный резким раздражительным тоном, этот же вопрос может быть истолкован собеседником совершенно иначе: «Если вы понимаете свою выгоду, не предлагайте идей, противоречащие моим».

      Исследования  показали, что большой процент  устных коммуникаций воспринимается именно через язык жестов и интонации. В  своей книге Non-Verbal Communication («Невербальные коммуникации») А. Мехрабиан утверждает, что 55% сообщений люди воспринимают через выражение лица, позы и жесты, 38% - через интонации и голосовые модуляции. Это означает, что на долю слов как таковых приходится всего 7% значения. Это очень важно, поскольку означает, что во многих случаях то, как мы говорим, важнее того, что говорим. [19, с.53]

      4. Неудовлетворительная обратная  связь(например, из-за неумения слушать).

      Для того чтобы избежать потерь, возникающих из-за недостатков межличностного общения, можно использовать такие приемы:

      предварительная подготовка к передаче сообщения; например, разъяснение основных положений, содержание сообщения;

      снятие  семантических барьеров путем исключения двусмысленности, многозначности понятий;

      постоянное  внимание к невербальной символической  коммуникации – тону подаче сообщения, жестам, мимике и т.д.;

      проявление  эмпатии и открытости при общении  и передаче сообщений;

      установление обратной связи, для чего следует; задавать вопросы получателю информации о содержании сообщения и степени его восприятия; оценивать невербальную реакцию получателей сообщения, особенное внимание обращать на жесты, позу и мимику, указывающие не замешательство или непонимание; создать атмосферу доверия, доброжелательности и готовности обсудить возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей получателя информационных сообщений.

            В целом можно  сказать, что наиболее эффективное  использование коммуникаций зависит  от таких важнейших факторов, как  профессионализм руководителей, структура организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость и открытость), компетентность работников. [3,с.237]

      2.4. Способы совершенствования коммуникаций в организации. 

      К основным способам совершенствования  информационного обмена в организации  относятся: регулирование информационных потоков, управленческие действия, внедрение  систем обратной связи, внедрение систем сбора предложений, использование  информационных бюллетеней, использование  современных информационных технологий и мировых информационных ресурсов.

      Регулирование информационных потоков предполагает рациональное распределение информации между различными менеджерами и  подразделениями. При этом менеджеры  на всех уровнях организации должны представлять собственные потребности  в информации и потребности в  информации других звеньев. Объем информации должен быть достаточным для реализации возложенных на менеджера обязанностей.

      Управленческие  действия. Предполагается,  что менеджер может практиковать встречи с  одним или несколькими подчиненными для обсуждения изменений в организации, штатных перестановок, распределения  работы и т.п. руководитель может  также по своему усмотрению назначать  совещания или заседания с  участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, реализация и контроль этих вопросов формируют  дополнительные возможности управленческого  действия в направлении совершенствования  информационного обмена.

        Системы обратной связи являются частью системы контрольно-управленческой информационной системы организации. Один из основных вариантов системы обратной связи – посещение руководителем рабочих мест в организации с целью определенных вопросов. Проведение опроса работников – ещё один важный вариант системы обратной связи.

      Системы сбора предложений разработаны  с целью облегчения поступления  информации по иерархии управления. Выделяют четыре основных формы сбора предложений.

      Обычно  такая система реализуется в  системе ящиков для предложений, куда работники могут анонимно подавать свои предложения.

      Организация может развернуть внутриорганизационную  телефонную сеть, через которую работники  получают возможность анонимно звонить  и задавать свои вопросы о назначениях  и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут  же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно  работникам (если вопрос не анонимный), либо печатаются в информационном бюллетене  организации.

      Третий  вариант системы обратной связи  предусматривает создание группы руководителей  и рядовых работников, которые  встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Такие  группы чаще всего создаются для  обсуждения содержания коллективных договоров.

      Четвёртый вариант основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно  собираются для обсуждения предложений  по совершенствованию труда и  управления, а также возможных  или существующих проблем, отражающихся а их работе.

      Информационные  бюллетени, публикации и видеозаписи  организации могут выпускать  относительно крупные организации. Они содержат информацию для всех работников: статьи с обзором предложений  по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, подборка «работник месяца», ответы руководства  на вопросы рядовых сотрудников.

      Последние достижения в информационной технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный  персонал  и рабочие рассылают  и получают. Электронная почта  дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить  поток телефонных разговоров. Последние  нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений  разным людям, а затем позвонить  или получить ответы на исходящие  сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся на разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя  друг другу в лицо. Внедрение современных  информационных технологий предполагает использование в менеджменте  мировых информационных ресурсов. [18, с.256]