Деловая беседа как основная форма делового общения

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ВЛАДИВОСТОКСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 

ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА

ИНСТИТУТА ПРАВА И УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ 
 
 
 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 

по дисциплине «Документная лингвистика» 
 
 

Деловая беседа как основная форма делового общения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Студент

группы УП-09-01  _________________________    К.В. Солодовник 

Канд. культурологии

Доцент кафедры 

культурологии           _________________________    С.Б Чулкова 
 
 
 
 
 
 
 

Владивосток 2010

Содержание 

      Введение……………………………………………………………...3

      1 Вопросы деловой беседы………………………... ……………….4

      2 Основные этапы в подготовке к деловой беседе ……...................6

      3 Структуры подготовки и проведения деловых бесед………….....7

                3.1 Составление плана проведения беседы………………………9

            Заключение………………………………………………………........10

           Список использованной литературы…………………………….......11 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Выбирая тему работы, я решила остановиться на таком актуальном вопросе в наше время,как классификация и содержание этапов подготовки к проведению деловой беседы.

В чем актуальность темы:

Общепринятые  нормы поведения неразрывно связаны  с признанием неповторимости, ценности каждой личности. Это признание реализуется  в процессе общения с ним, в  ходе равноправной и взаимоуважительной беседы. Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели. Мы не рассматриваем подробно технологию и этические принципы реализации этих форм делового общения. Нас прежде всего интересуют психологические особенности классификации и содержания этапов подготовки к проведению деловой беседы.

К психологическим особенностям относятся, в первую очередь, те элементы, которые связаны с личностью участников деловой беседы, - их характер, темперамент, настроение, настроенность, умения, навыки, - одним словом все то, что лежит в контексте деловой беседы.

Основной целью  данной работы является, выделение  основных этапов подготовки к проведению деловой беседы, а также ее классификация.

Работа направлена на решение следующих задач:

• Определение деловой беседы как основной формы общения
• Содержание и классификация этапов подготовки к проведению деловой беседы
• План подготовки к проведению деловой беседе
• Возможные структуры подготовки и проведения деловых бесед разных видов

 
 
 
 
 
 
 

Вопросы деловой  беседы

Деловая беседа — это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. 

В современной  трактовке деловые беседы означают устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем.

   Деловое  общение реализуется в различных  формах: 

• деловая беседа;

 

• деловые переговоры;

 

• деловые совещания.

 

Основные функции  деловой беседы:

1. Начало перспективных мероприятий и процессов
2. Контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов
3. Обмен информацией
4. Взаимное общение работников из одной сферы деятельности
5. Поддержание деловых контактов
6. Поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов
7. Стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.

 

Основными этапами  деловой беседы являются:

1. начало беседы;
2. информирование партнеров;
3. аргументирование выдвигаемых положений;
4. принятие решения;
5. завершение беседы.

 

      1. Подготовительный этап. В период  подготовки к предстоящей беседе  необходимо продумать вопрос  её целесообразности, условия и  время её проведения, подготовить  необходимые материалы и документы.  Готовясь к предстоящей беседе, нужно избежать двух крайностей: с одной стороны, излишней уверенности в своём умении сразу, без подготовки и продумывания деталей, провести эффективный разговор, а с другой – своеобразной перестраховки, стремления пунктуально продумать все этапы будущей встречи, учесть малейшие детали собственного поведения и поведения своего собеседника вплоть до использования пауз и жестов.

      2. Начало беседы. Задачи, которые решаются  в начале беседы, связаны, прежде  всего, с установлением контакта  с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору. Именно от первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.

      Перечислим  ряд методов, использование которых эффективно в начале беседы: 1) метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более тесного контакта с собеседником; 2) метод «зацепки»: использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа; 3) метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы; 4) метод «прямого подхода»: непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения – краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.

      3. Основная часть. Эта часть беседы нацелена на сбор и оценку информации по обсуждаемой проблеме; выявление мотивов и целей собеседника; передачу запланированной информации. Успешному проведению этой фазы способствует владение техникой постановки вопросов, методами активного слушания и восприятия сведений и фактов.

      4. Заключительная часть беседы. Эта  часть служит своеобразной общей  её оценкой. Успешно завершить  беседу – значит достигнуть  заранее намеченных целей. Задачами  этого этапа являются: достижение  основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости в дальнейшем контакта с собеседником. 

Основные  этапы в подготовке к деловой  беседе

Подготовка к  беседе включает:

1. Планирование:

• предварительный анализ участников и ситуации;
• инициатива проведения беседы и определение ее задач;
• определение стратегии и тактики;
• подробный план подготовки к беседе.

2. Оперативная  подготовка:

• сбор материалов;
• отбор и систематизация материалов;
• обдумывание и компоновка материалов;
• рабочий план;
• разработка основной части беседы;
• начало и окончание беседы.

3. Редактирование:

• контроль (т.е. проверка проделанной работы);
• придание окончательной формы беседы.

4. Тренировка:

• мысленная репетиция;
• устная репетиция;
• репетиция беседы в форме диалога с собеседником.

Планирование  беседы сводится к следующим действиям:

• составление и проверка прогноза деловой беседы;
• установление основных, перспективных задач беседы;
• поиски подходящих путей для решения этих задач (стратегии);
• анализ внешних и внутренних возможностей для осуществления плана беседы;
• определение и разработка среднесрочных и краткосрочных задач беседы, их взаимосвязи и очередности;
• разработка мероприятий для реализации указанных задач (разработка программы работы, плана по отдельным элементам беседы) и др.

 
 
 

Структура подготовки и проведения деловых бесед

Деловая индивидуальная беседа в отличие от бытовой всегда имеет конкретные цели, которые собеседники  стремятся достигнуть с минимальными усилиями и затратами времени. Все  виды деловых индивидуальных бесед  можно разделить на две группы.

1. Беседы "свободные" с двухсторонним обменом информацией, проходящей без специальной подготовки (с учетом или без учета времени).
2. Беседы строго регламентированные, специально подготовленные.

 

Деловая беседа должна быть хорошо подготовлена: определены цели, составлен план, установлено время и место, где будет проходить беседа.

В зависимости  от вида беседы меняется содержание и  время осуществления очередного этапа.

Любая беседа состоит  из следующих этапов:

1. Контакт.

Цель контакта: преодолеть "психологический барьер" и установить "атмосферу доверия".

Элементы установления контакта:

• приветствие;
• установление контакта глазами;
• изменение социальной и физической дистанции;
• дайте понять собеседнику, что вы готовились к встрече с ним;
• не начинайте разговор на деловую тему в коридоре, во время перекура и т. п.

2. Ориентация.

Цели ориентации:

• получить всю информацию по интересующему вопросу;
• выявить мотивы и цели собеседника;
• передать собеседнику запланированную информацию;
• анализ позиции собеседника.

Особую сложность  на этом этапе представляет проблема умения слушать 

Некоторые рекомендации:

• делайте соответствующие пометки на бумаге;
• исключите факторы, отвлекающие ваше внимание;
• научитесь выделять главное;
• нейтрализуйте собственные эмоции;
• во время слушания нельзя обдумывать следующий вопрос;
• сконцентрируйте внимание только на сущности вопроса, отбросив все второстепенное.

3. Аргументация.

Цель аргументации: изменить позицию собеседника

Рекомендации:

• оперируйте при аргументации простыми, ясными, точными и убедительными понятиями;
• темпы и способы аргументации следует выбирать с учетом особенностей характера собеседника;
• аргументация должна быть корректной при аргументации;
• формулировки должны быть четкими, понятными собеседнику.

4. Решение.