Автоматизированные системы контроля за исполнением

§1.2.  CompanyMedia, разработчик – компания АйТи 

Система CompanyMedia  состоит из нескольких программных продуктов, которые можно использовать независимо друг от друга. Система предназначена для ведения электронного документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности. Она обеспечивает решение таких ключевых задач, как:

- подготовка документов по личным и общим шаблонам, созданным пользователем, согласование и передача документов на регистрацию;

- регистрация всех видов документов компании, в том числе входящей и исходящей корреспонденции,  внутренних служебных документов, договоров,  организационно-распорядительных документов и документов произвольной формы, необходимой клиенту;

- планирование, подготовка и проведение заседаний, а также контроль исполнения принятых решений;

- создание по всем видам документов поручений, резолюций и возможность регистрации ответов на них;

- автоматическая доставка электронных документов исполнителям;

- постоянный контроль исполнения документов и резолюций, осуществление обратной связи между инициатором задания и исполнителем;

- подготовка договоров, согласование, визирование, хранение их актуального реестра;

- создание списка штатных сотрудников, анкет и личных дел, комплексное управление персоналом;

- сканирование большого числа документов, создание и ведение электронных архивов документов.

  Система электронного документооборота CompanyMedia в целом позволяет наладить в организации «сквозной» обмен документами (что означает возможность легко проследить движение документов не только внутри одного подразделения, но и между филиалами организации), обеспечивает глобальное их визирование, нормализует контроль исполнения документов и поручений руководства.   CompanyMedia в основном предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций. Вместе с тем, гибкая структура этого программного продукта, модульный принцип построения являются весьма привлекательными и для небольших организаций.    Необходимо отметить, что CompanyMedia создавалась компанией «ИнтерТраст» в строгом соответствии с государственными стандартами в области делопроизводства. При ее разработке проводились консультации со специалистами Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).  CompanyMedia имеет четыре сертификата качества Госстандарта РФ по системе МОЛСЕМ на системы «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Проекты», «CompanyMedia-Планирование», «CompanyMedia-Управление персоналом».        Преимущества организации электронного документооборота на основе CompanyMedia по сравнению с традиционным документооборотом очевидны:

- сотрудники пользуются едиными базами данных, что позволяет быстро получать документ, созданный коллегами;

- с помощью системы электронного документооборота удобно контролировать исполнение документа;

- руководитель всегда знает, где сейчас находится его документ и кто его исполнитель;

- система вовремя сообщает о сроках исполнения документа/поручения, автоматически создавая документ-напоминание. 

§1.3. БОСС-Референт, разработчик – компания АйТи 

      Система БОСС-Референт разработана для автоматизации  управленческого документооборота и делопроизводства . Ее потребителями  являются коммерческие компании, федеральные  государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…»  Главными результатами внедрения системы являются:

-повышение управляемости организации;

-новый уровень  исполнительской дисциплины;

-поддержка регламентов  внутрикорпоративного взаимодействия;

-повышение скорости  принятия решений;

-создание условий  для обмена знаниями и информацией; 

-совершенствование  процессов, продуктов и услуг  организации.

Преимущества системы БОСС-Референт:

      Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции  на отечественном рынке благодаря  ряду достоинств, в числе которых:

- средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных;

-  поддержка сложных маршрутов согласования документов;

-  развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика;

-  надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ;

- наличие средств защиты информации, возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота;

- простота освоения пользователями;

- успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.  

§1.4.  Optima Workflow, разработчик - компания Оптима 

      Система Optima Workflow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы Optima Workflow входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.     Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

- централизованное  хранение  документов   в электронном виде;

- формализацию процедур создания и обработки документов;

- наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;

- единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.

      Контроль за исполнением документа реализован следующим образом: создается специального вида документ - «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителей и соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MS Outlook/Exchange.

      Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.            Информации о наличии сертификата соответствия ГСДОУ нет. 

§1.5.   Documentum, разработчик – компания Documentum Servicies 

      Система Documentum по функционалу и стоимости  можно сравнить с базовым программным  обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота.

Documentum обладает  следующими возможностями:

-                   масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме,  есть возможность подключения мобильных пользователей;

-                   уведомления и поручения рассылаются с помощью механизма электронной почты;

-                   поддержка многоязычности через языковые пакеты.  Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках. Русификация продукта реализована совместно с компанией ПРОМТ;

-                   сервисы генерации аудиторского следа (т.е. наблюдения за действиями пользователей);

-                   управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;

-                   управление мультимедиа-данными - извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;

-                   печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;

-                   потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

      Система разработана за рубежом, на российском рынке представлена с 2000 года и российских клиентов пока немного. Система Documentum является системой управления, а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. Фактически из систем электронного документооборота Documentum является самой дорогой ориентирована на очень крупные внедрения.

§1.6. LanDocs, разработчик – компания Ланит 

      Система LanDocs предназначена для автоматизации процессов управления документами, документооборотом и делопроизводством на предприятиях и в организациях различного профиля и масштаба. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).

Основные параметры  системы:

1)   ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;

2)   настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.

      Программный комплекс LanDocs позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:

1. Регистрацию  входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука.

2. Рассылку документов, заданий, поручений как одному  пользователю, так и по списку  с помощью механизма электронной почты;

3. Хранение содержания  документов  (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука).

4. Контроль за  прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.

5. Поиск документов  с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.

6. Поддержку  нескольких версий одного документа.

7. Сканирование  бумажных документов и  распознавание текстов (OCR).

8. Интегрированный  вызов офисных приложений для  просмотра, редактирования и печати  документов.

9. LanDocs сохраняет  документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука.

10. При включенной  функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с   использованием   электронной   цифровой подписи.

11. Организацию  архивирования документов.

12. Регламентацию  прав доступа пользователей к  документам и функциям системы.

13. Возможность  доступа к информации  через сеть Internet.

Каждому пользователю системы LanDocs предоставляется три почтовых ящика:   

-                   входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;

-                   исходящий, в котором содержится информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;