Автоматизированный контроль за исполнением документов

«Сообщить о выполнении»- только, если поручение имеет статус «На выполнении». «Прикрепить файл»- к поручению можно прикрепить файл  или несколько файлов. Работа с прикрепленными файлами описана в пункте

«Создать  поручение»- позволяет создать исходящее поручение на основе входящего «Печать»;

«Вывод  в Word» «Вывод в Excel». Внизу расположена панель с комментариями по поручению.

3.7.2. Поиск входящих поручений

На странице отображается список найденных  поручений. 

Данная  страница позволяет:

Искать  и сортировать  поручения по различным параметрам;

По умолчанию  поручения отсортированы по уменьшению срока.

Выводить  список поручений  на печать;

Экспортировать  данные в MS Word

Экспортировать  данные в MS Excel

4. Отчеты

4.1. Контроль текущих поручений

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения,  решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка,  насколько правильно,  удачно,  полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный. Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств. Учитывая пока еще низкую исполнительскую дисциплину в стране, все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

Система АСКИД  имеет возможность контроля за еще не закрытыми поручениями. Руководитель или помощник руководителя может осуществлять с помощью пунктов меню «Текущие поручения». В них входят:

  «Выполненные поручения» - это поручения, которые ответственный исполнитель отметил как исполненные, но руководитель еще не проверил.

«Срок истек» - это поручения срок исполнения, которых истек, но исполнитель еще не сообщил об их выполнении.

«Срок сегодня» - поручения, срок исполнения которых истекает сегодня.

«Срок неделя» – поручения, которые должны быть выполнены в течение 7 дней.

«До срока > недели» – поручения, срок исполнения которых более 7 дней.

Поручения со статусом:  «Выполненные поручения»,  «Срок истек», «Срок сегодня», «Срок неделя», «До срока > недели»  - все они считаются на выполнении.

«Особый контроль» – еще не закрытые поручения, которые находятся на особом контроле у руководителя, такие поручения при вводе в систему необходимо помечать галочкой «Особый контроль».

Когда срок истек, то на странице отображается список просроченных  поручений. Система АСКИД имеет возможность просмотра конкретного поручения. Каждое поручение для наглядности имеет сбоку набор пиктограмм для быстрого определения основных особенностей поручения.

Сортировать поручения по группам

Группы  создаются для удобства работы самого руководителя.

Сортировать поручения по различным  параметрам.

Для изменения  сортировки выберите новый параметр из выпадающего списка в заголовке  странице, измените при необходимости порядок сортировки и нажмите кнопку «Искать».

Выводить  список поручений  на печать.

Для вывода на печать нажмите кнопку «Печать». В новом окне браузера отобразится  список поручений, подготовленный к  печати. Печать осуществляется стандартными средствами браузера.

Экспортировать  данные в MS Word

Экспортировать  данные в MS Excel 

Одна  из главных обязанностей секретаря  в начале рабочего дня просмотреть  поручения по дате  на текущий  день и проверить, будут ли они  исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим. Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что исполнение всякого задания обязательно спросится в срок. Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная секретарем, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., все время подчеркивает нужность данного работника и его работы. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется. Периодически (в крупных учреждениях ежемесячно) составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.

4.2. Контроль исполнения

С помощью отчета Контроль исполнения можно наглядно увидеть процентное соотношение  степени выполнения поручений данного  руководителя.  Графически это представлено в виде круговой диаграммы, а проценты отражены в Легенде к этой диаграмме.

5. Управление ролями

Изначально  в системе определены следующие  роли:

6. Заключение

Из  данной работы можно сделать следующие  выводы:

1. Автоматизированные системы отвечают основным требованиям, предъявляемым к программам для ведения делопроизводства.
2. Актуальность темы данной курсовой работы очевидна: на сегодняшний день отмечен рост интереса к автоматизированным системам контроля.
3. Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину.
4. Автоматизированная  система электронного документооборота экономит время.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  используемой литературы:

1. http://www.directum.ru/339256.shtml
2. Круглянская Л. Я. Настольная книга секретаря «ИД Герда», 2007
3. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело. 1996. №4. С. 58-65.
4. Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2005. № 2. С.23-27.
5. http://www.askid.ru/
6. http://daniil-burov.moy.su/publ/12-1-0-70
7. http://www.pcnews.ru/news/ms-word-242454.html
8. http://pc-pc.ru/askid-30-pomozhet-kontrolirovat-ispolnenie-poruchenij.html

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ПРИЛОЖЕНИЕ  

     Сравнительные характеристики систем

     автоматизации делопроизводства 

     Таблица сравнительных характеристик систем автоматизации делопроизводства