Бланки документов, требования к их разработке и применению

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Уральский государственный экономический  университет. 
 

Кафедра  
 
 
 

 КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 1 

По дисциплине делопроизводство в управлении качеством.

На тему (или  «ПЕРЕАТТЕСТАЦИЯ») «Бланки документов, требования к  их разработке и применению»

  

Вариант 3  
 
 

Студентки 2 курса  
гр.УК-08    

Галиевой Людмилы  
Шамильевны

            Преподаватель:  

Логинова  Н.К. 

Екатеринбург 2011г. 
 

Содержание.

1. Бланки  документов, требования к  их  разработке и применению……………….2

2. Состав  и оформление справочно-аналитической  документации………………...6

3. Практическое задание: составьте письмо-запрос малого предприятия “Факел” издательству « ПРИОРИТЕТ» о возможности сдать заказ на изготовление бланков на бумаге типографии. Реквизиты укажите сами……………………………………9 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Бланки документов, требования к  их разработке и применению.

     Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

     На  рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

     ГОСТ  Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных  формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

     Согласно  ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

     20 мм — левое; 

     10 мм — правое;

     20 мм — верхнее; 

     20 мм — нижнее.

     Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены  следующие виды документов: общий  бланк, бланк письма, бланк конкретного  вида документа.

     Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

     Для бланков писем характерны два  варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

     ГОСТ  Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках  постоянных реквизитов и ограничительных  отметок.  
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.  
Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.  
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

     центрированным (начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или

     флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

     Центрированный  вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.

     Флаговый  вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении  угловых бланков на чистом листе  бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным.

     Для внутренних документов часть реквизитов (01 - 07, 14), как правило, не воспроизводится.

     Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации государственный  язык субъекта Российской Федерации, целесообразно  использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

     Бланки  документов следует изготавливать  на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение  реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.

     При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.

     ГОСТ  Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция рекомендует при подготовке документов применять текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати через 1 - 2 интервала.

     При изготовлении документов на двух и  более страницах вторую и последующие  страницы нумеруют. Номера страниц  проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница" и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –).

     Особые  требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Состав и оформление справочно-аналитической документации.

     Справочно-аналитические  документы составляются для анализа  данных о деятельности предприятия, его кадровом составе, текущем состоянии  и перспективах выполнения работ  и т. п. Для наглядности предоставления данных рекомендуется использование  таблиц, графиков и диаграмм. Например: Анализ объема продаж за день, Анализ причин увольнения сотрудников и т.д.

     Это документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. В первую очередь – это служебные письма и телеграммы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также их заменители - телетайпы, телексы, телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

     Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и  обработке объективной и достоверной  информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

     Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

     Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

     Не  существует сколько-нибудь непротиворечивой классификации этих документов. В  достаточной степени условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

     Особое  место в системе информационно-справочной документации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

     Деловая переписка занимает значительное место  в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между  организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

     Виды  деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой  информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь  и электронная связь.

     Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

     При ведении переписки должны соблюдаться  следующие требования:

     ·письма оформляются на специальных бланках — бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

     письма  должны доставляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

     независимо  от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым  языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;

     содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых  случаях иметь разъясняющие и  дополняющие материалы.

     Информационный  обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

     Назначение  и состав отчетной документации

     Отчетную  документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени — год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетная документация в деятельности организации и государства в целом выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.