Как правило, система
поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика
«коробочного» продукта, а как набор программных
средств, из которых собирается готовое
решение. При адаптации системы к конкретным
процессам организации на персональные
компьютеры работников (ролевое рабочее
место) устанавливаются необходимые функциональные
компоненты, позволяющие решать определенный
круг задач в соответствии с ролью каждого
работника в документообороте организации.
Администратором системы формируются
бизнес-функции, определяющие маршруты
движения документов по организации, т.е.
по ее подразделениям и работникам.
К системам данного направления
относятся следующие.
Русифицированные версии
популярных западных систем:
- DocsOpen (PC DOCS);
- LinkWorks (DEC);
- Staffware (Staffware PLS);
- Lotus Notes (Lotus-IBM).
Программные решения, созданные
российскими компаниями на основе западных систем:
- система Office Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes);
- система «Ирида» компании IBS, Москва (Lotus Notes);
- комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes);
- система «Золушка-Кабинет» НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes);
- решения компании АО «Весть», Москва (DocsOpen);
- решения компании «Метатехнология», Москва (Staffware и Excalibur);
- система Optima-WorkFlow компании АОЗТ «Оптима» (MS Exchange, MS SQL).
Разработки российских
компаний:
- система LanDocs компании «Ланит»;
- система Effect Office компании «Гарант International»;
- система «Документ2000» компании Telcom Service;
- система «Крон» компании «Анкей»;
- система «Евфрат» компании Cognitive Technologies.
В следующем разделе
будут подробно рассмотрены различные автоматизированные системы
документооборота, которые, в частности,
автоматизируют регистрацию документов.
2. СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ
СИСТЕМЫ документооборота
Система автоматизации делопроизводства и документооборота
«Дело» (ЗАО «Электронные офисные системы»,
ООО «Компания НетКом Текнолоджи») предназначена
для автоматизации делопроизводственной
деятельности (основанной на традиционных
отечественных технологиях и закрепленных
соответствующими стандартами) и документационного
обеспечения управленческой деятельности
государственных организаций.
Система обеспечивает выполнение следующих операций:
- Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений.
- Единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан.
- Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним.
- Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей.
- Пересылка отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций.
- Регистрация движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов.
- Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов.
- Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам.
- Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы.
- Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов.
- Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству.
- Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства.
- Хранение электронных образов документов.
- Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела.
- Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.
В последней версии системы
поддерживается доступ к документам
посредством Internet-технологии.
Система LanDocs (фирма АО «Ланит») предназначена для
автоматизации процессов управления документами,
документооборотом и делопроизводством
на предприятиях и в организациях различного
профиля и масштаба. Система LanDocs реализована
как адаптивная CASE-модель электронного
офисного документооборота и делопроизводства.
Настройка системы на конкретные условия
эксплуатации осуществляется модификацией
параметров CASE-моделей без изменения программного
кода. Поставляется в двух вариантах: как
законченная система (программное обеспечение,
документация, обучение пользователей)
или как открытый к развитию вариант (базовый
набор CASE-моделей, специализированная
библиотека диалоговых элементов, CASE-технология
адаптации и поддержки, обучение пользователей,
разработчиков и специалистов группы
поддержки).
Основные достоинства
системы:
- высокая функциональность (ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль);
- адаптивность (настройка на конкретные условия с помощью CASE-моделей);
- соответствие стандартам;
- открытость (легко интегрируется с офисными приложениями и корпоративными БД);
- доступность и легкость освоения конечными пользователями.
Программный комплекс LanDocs
позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующие операции
по работе с документами:
- Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и т.д. При открытии пользователем документа осуществляется интегрированный вызов соответствующего приложения.
- Рассылка документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку.
- Хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и т.д.).
- Контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система LanDocs обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов.
- Поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов.
- Поддержка нескольких версий одного документа.
- Сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR).
- Интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов.
- Организация архивирования документов.
- Гибкая настройка на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда.
- Регламентация прав доступа пользователей к документам и функциям системы.
Программно-технологический
комплекс «Золушка-WIN. Электронная канцелярия»
(НТЦ «Институт развития Москвы»). состоит
из трех функциональных компонентов программных
систем.
«Служебная корреспонденция» характеризуется
большим объемом переписки по предмету
документа, т.е. большим количеством ответов,
повторных документов, сопроводительных
писем, у каждого из которых устанавливается
свой срок исполнения и свой исполнитель.
«Решения и распоряжения» отличаются
от служебной корреспонденции тем, что
на контроль ставится не весь документ
в целом, а отдельные его пункты, переписка
и контроль ведется по каждому из них в
отдельности.
«Письма граждан» характеризуются тем,
что связующим началом пакета писем является
адресат – отправитель, даже в том случае,
если он пишет по разным вопросам.
Система «Служебная корреспонденция» предназначена
для автоматизации регистрации документов,
их обработки и контроля исполнения. Система
обеспечивает:
- регистрацию исходящей и входящей почты в стандартной многоуровневой карточке;
- регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу;
- регистрацию повторных и вторичных документов (например, ответов);
- контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям;
- выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения;
- подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;
- поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа. История вопроса может быть сформирована в виде древовидной графической схемы истории обработки вопроса (схема первичных, повторных и вторичных документов по данному вопросу, включая данный документ);
- формирование истории движения документов;
- организацию доступа к электронным копиям документов;
- разделение прав доступа между исполнителями и подразделениями при регистрации и контроле исполнения документов.
Система управления документами «Евфрат» (фирма «Cognitive Technologies») позволяет
автоматизировать основные функции процессов
делопроизводства на предприятиях и в
организациях. Среди них можно выделить
следующие функции:
- Регистрация документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами.
- Контроль исполнения документов.
- Передача документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.
- Архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования.
- Поиск документов по их содержанию и набору реквизитов.
- Пересылка документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.
- Интеграция с системами создания (текстовый редактор Word, система распознавания CuneiForm) и просмотра документов (программы-навигаторы сети Интернет).
В настоящее время
фирмой разработаны и распространяются
следующие версии системы:
- «Евфрат» – персональный электронный архив собственных документов, содержащихся на рабочем месте пользователя;
- «Евфрат@SOHO» – система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе с помощью электронной почты и из сети Интернет. Система предназначена для установки в офисах малых фирм, домашних офисах, а также для пользователей, работающих в режиме удаленного доступа. В системе «Евфрат@SOHO» не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности отсутствует возможность контроля исполнения документов;
- «Евфрат» – система автоматизации делопроизводства на предприятиях и в организациях различных форм собственности.
Так до внедрения системы «Евфрат» в ИФНС по
г. Волгограду все входящие документы
проходили следующий маршрут (см. рис.):
Весь документооборот осуществлялся в бумажном виде.
Учет документов велся при помощи соответствующих
журналов входящих, выходящих документов,
приказов, и т.д. Контроль исполнения осуществлялся
работниками общего отдела при помощи
журналов контроля.
От системы документооборота требовалось:
- Обеспечить учет и быстрый поиск документов.
- Автоматизировать контроль исполнения.
- Клиент не собирался уходить от оборота бумажных документов и, соответственно на систему налагалось требование поддержки «бумажного» документооборота.
- Возможность оптимизировать систему под структуру организации.