Делопроизводство как отрасль управления

 
 
 

   Содержание: 
 

1. Делопроизводство, как отрасль управления.    2

 

2. Операции  делопроизводства      4

 
 

3. Классификация документов      5

 

4. Произвольные  и структурированные формы документов 7

 
 

5. Список  литературы        8

 

6. Рекламное письмо организации

 

 

    Делопроизводство как отрасль деятельности в сфере управления. 

   Управленческий  процесс в любой сфере жизни  общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передачи, хранению, поиску и использованию информации для  выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение – это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). 

   Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, явлениях и процессах независимо от формы их представления (ст. 2 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»). Создание и использование информации во всех сферах жизни общества приводят к большому многообразию информационных массивов, имеющих существенные видовые различия. Можно выделить, например, управленческую информацию, научно-техническую, медицинскую, дипломатическую, военную и др. Информация любого вида должна отвечать общим требованиям оперативности, достоверности, однозначности толкования и т.д. 

   Служебная деятельность человека в любой сфере ( производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.) требует  преимущественно письменно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов и событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах.

   Записанная  на бумаге или на другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов (см. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Документ или документированная информация представляет собой информацию, зафиксированную на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 

   Обязательность  документирования информации, т.е. необходимость  создания документов, связана с исключительной ролью документации в жизни общества, которая в свою очередь определяется следующими важнейшими функциями документов: 
 

Функции документов	Содержание  функций
1	2
информационная	Документы являются носителем и источником информации
правовая	Документы служат юридической основой производственной и управленческой деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели
управленческая	Документы позволяют  организовывать, контролировать, регулировать, анализировать процессы, происходящие в производственной и непроизводственной сферах
коммуникативная	Документы помогают обеспечивать обмен информацией  и общение между различными объектами
учетная	В документах накапливаются  и систематизируются сведения за определенные периоды времени, что  позволяет их анализировать и обобщать, выявляя тенденции и закономерности в происходящих событиях
социальная	Документы отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни  стран и народов
культурная	Документы являются памятниками культуры своей эпохи, показывают ее специфику, обычаи, традиции
историческая	Документы являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические факты и явления, подтверждают и дополняют полученные в других источниках сведения, помогают восстанавливать, анализировать и оценивать историческое прошлое стран и народов

 
 
 

   Документы – это материальные объекты, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий: создание и оформление документов, организацию их движения и обработки, систематизацию и хранение документов и др. Совокупность всех действий при работе с документами называют делопроизводством, т.е. производством дел, их письменным оформлением, или документационным обеспечением управленческой деятельности. 

   По  определению, содержащемуся в ГОСТ Р 51141-98, делопроизводство, документационное обеспечение управления – это  специальная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и  организацию работы с официальными документами. При этом официальным считается документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный или удостоверенный в установленном порядке. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называется служебным документом. 
 

Операции делопроизводства. 
 

   Организация работы с документами – это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Основные операции делопроизводства: 

Составные части делопроизводства	Операции  делопроизводства	Группы  документов
		внутренние	исходящие	входящие
Документирование	Составление проекта  документа	1	1	3
	Согласование  проекта со специалистами	2	2	3
	Проверка  правильности оформления документа	1	1	3
	Подписание (утверждение) документа руководителем	1	1	3
Организация работы с документами	Регистрация	2	2	2
	Рассмотрение  документов руководителем	2	3	2
	Контроль  исполнения	2	2	3
	Исполнение  документов	1	2	1
	Формирование  дел	1	Вторые экз. (копии)	1
	Текущее хранение и использование	1	1	1
	Передача  на архивное хранение	2	2	2
	Уничтожение документов	2	2	2

 

В таблице использованы следующие обозначения операций делопроизводства:

1. Обязательные для данной группы документов;
2. Возможные для данной группы документов;
3. Не используемые для данной группы документов.

 
 

   Обязательность  ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях всех фирм собственности  обусловлена нормами действующего законодательства РФ. Во многих законодательных  актах упоминаются документы, необходимые как для создания организаций, так и для развития их деятельности: учредительные, учетные, отчетные, финансовые, организационно-распорядительные и т.д.

   Все документы  принято делить на группы в соответствии с функциями, которые они «обслуживают». Документы, относящиеся к одной группе, связаны по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности. Эти документы оформляются по единым требованиям и образуют определенную систему документации. Все системы документации создаются по единым правилам и требованиям и содержат информацию, необходимую для управления в конкретной сфере деятельности. 
 
 
 

Классификация документов: 
 

1. По качеству  управленческой информации:

• Входные;
• Выходные.

2. По структуре  документов:

• Произвольные;
• Структурированные.

3. По средствам  фиксации:

• Письменные;
• Графические;
• Фото-, кинодокументы;
• Фоно(аудио)документы;

4. Электронные.

• По видам деятельности:
• По общим и административным вопросам;
• По финансово-расчетным операциям;
• По снабжению и сбыту;
• По персоналу.

5. По содержанию:

• Простые;
• Сложные.

6. По месту  составления:

• Внутренние;
• Внешние.

7. По назначению:

• Подлинники;
• Копии;
• Выписки;
• Дубликаты.

8. По форме  предоставления информации:

• Индивидуальные;
• Трафаретные;
• Типовые.

9. По происхождению:

• Служебные;
• Личные.

10. По срокам  исполнения:

• Срочные;
• Несрочные.

11. По юридической  силе:

• Подлинные (действительные, недействительные);
• Подложные (интеллектуальный подлог, материальный подлог).

12. По функционированию  в сфере управления:

• Организационные: устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка.
• Распорядительные: приказы по основной деятельности, распоряжения, решения.
• Документы по личному составу: трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки.
• Финансово-бухгалтерские документы: главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий и инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета.
• Информационно-справочные документы: письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки.

 
 
 
 
 
 

Произвольные  и структурированные  формы документов. 
 
 

Документы произвольной формы можно разделить на два  вида: 

• Произвольной  формы без каких-либо ограничений;
• Произвольной формы с некоторыми ограничениями в зависимости от специфики документа (приглашение для собеседования,  ответ на рекламацию, заявка на товары или услуги, выражение благодарности и др.). Таким образом, форма письма определяет в целом его стилистику, однако само письмо имеет произвольную форму. Каждая форма, несмотря на отсутствие стандарта, требует определенных правил изложения. Например, стиль письма не должен быть слишком витиеватым или слишком жестким: в первом случае в тексте будет просматриваться некоторая подобострастность, а во втором – неуважение или даже пренебрежение к адресату.