СОДЕРЖАНИЕ 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

      Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе  документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

      Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти  в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

      На  международном уровне наиболее общим  признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

      Целью данной работы является рассмотрение информационно-справочной документации.

      Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

      - рассмотреть понятие информационно-справочной документации;

      - изучить технологию создания  оформления; 
 

1 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

1.1 Характеристика информационно-справочной  документации

 

      Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

      Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

      Этот  комплекс кадровой документации имеет  много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

      В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:¹

      ·   Докладная записка;

      ·   Служебная записка;

      ·   Объяснительная записка;

      ·   Предложение;

      ·   Представление;

      ·   Заявление;

      ·   Протокол;

      ·   Акт;

      ·   Справка;

      ·   Заключение;

      ·   Отзыв;

      ·   Перечень;

      ·   Список;

      ·   Переписка.

      В составе информационно-справочной документации выделяют:

      1. Справочная документация (имеет  индивидуальный характер, выдается  по разовому запросу, касающегося  одного работника, в зависимости  от адресата может быть внутренней  или внешней).

      2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).²

      3. Справочно-аналитическая (выдается  по разовым или периодическим  запросам с различных уровней  управления, имеет сводный, обобщающий  характер, разнообразие запрашиваемых  показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

1.2 Прием и первичная  обработка документов

 

      Операция  в основном техническая. Проводится централизованно секретарем-референтом, а в крупных учреждениях -экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором).

      Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты  по телетайпу, факсу, электронной почте.

      Передача  документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих бумажных документов в память машины (вручную или путем сканирования).

      При получении документов прежде всего  проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция  возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

      Если  документы поступили по почте, вскрываются  все конверты, за исключением имеющих  надпись "лично". Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты.

      На  всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

      Типичной  ошибкой, допускаемой при обработке  входящих документов, является проставление отметки о поступлении только на документах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно просчитать.³

      Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем.

      Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как  правило, выводится на светочувствительную  бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают  ксерокопию.

      В последнее время появились факсимильные аппараты, позволяющие получить документ на обычной бумаге и, следовательно, не нуждающийся в копировании. Аналогично проблема решается при получении  факсимильных сообщений на компьютер, снабженный факс-модемом, и последующей, при необходимости, распечатке факсов на обычном принтере.

      Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и  нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы  сразу сортируются по исполнителям или отделам для доставки. В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Обычно он помещается в виде приложения кинструкции по делопроизводству.

 

2 ТЕХНИКА СОЗДАНИЯ  ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА

 

      Протокол - это документ, фиксирующий ход  обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы коллегиальных органов.

      Чаще  всего ведется краткая форма  протокола без текстов докладов, хотя полная форма протокола предполагает приложение к протоколу стенограммы  заседания.

      Протокол  может оформляться как на общих  бланках, так и на чистых стандартных  листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:⁴

      наименование  вида документа и его порядковый номер;

      дата;

      место составления протокола;

      заголовок к тексту;

      текст;

      подписи председателя и секретаря

      Заголовок к тексту обычно содержит название собрания, например:

      Заседание ученого совета

      Совещание руководителей подразделений завода

      Заседание профсоюзного комитета

      Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

      Во  вводной части перечисляются  присутствовавшие на собрании, в том  числе указывается кто был  председателем и кто секретарем собрания. Для всех присутствовавших указывается наименование должности, если это протокол производственного  совещания. Заканчивается вводная часть повесткой дня. Допускается также такая запись: Присутствовали ... человек.

      Основная  часть протокола строится по схеме  СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) отдельно по каждому пункту повестки дня.

      В разделе СЛУШАЛИ приводятся

      инициалы и фамилия докладчика без указания должности (должность названа во вводной части),ставиться тире и с прописной буквы - краткая запись содержания доклада, сообщения.

      В разделе ВЫСТУПИЛИ схема изложения  та же.

      В разделе ПОСТАНОВИЛИ по пунктам  излагаются принятые постановления.

      Текст протокола подписывается председателем  и секретарем.

     Протокол, как правило, ведется во время  заседания. В тех случаях, когда  заседание стенографируется или  производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на общем бланке формата А4.⁵

     В его формуляр-образец входят следующие  реквизиты: наименование ведомства; наименование организации (структурного подразделения); название вида документа – ПРОТОКОЛ; дата заседания; номер; место заседания; в случае необходимости – гриф утверждения; заголовок текста; текст; подписи.

     На  протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания. Например: 12-14.03.02. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении может быть учебного года). В реквизите “место заседания” указывается город, где состоялось заседание.

     Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, “заседания комиссии”, “собрания трудового коллектива”. После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом “председатель” начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Также оформляется слово “секретарь”. Например: