Деловое совещание

 

ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ

 

-это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения.

Типы совещаний  можно классифицировать в зависимости  от управленческих функций:

-совещания по планированию, на которых обсуждаются вопросы стратегии и тактики деятельности организации, ресурсы, необходимые для реализации планов;

-совещания по мотивации труда, где обсуждаются проблемы производительности и качества, удовлетворенности персонала, причины низкой мотивации, возможности ее изменения, вопросы морального и материального стимулирования;

-совещания но внутрифирменной организации, где предметом обсуждения становятся вопросы структурирования организации, координации

действий структурных  подразделений, делегирование полномочий и др.;

-совещания по контролю за деятельностью работников посвящены обсуждению результатов деятельности, достижения поставленных целей, проблемам срывов, низкой производительности;

-совещания, специфические для организации, где обсуждаются оперативные вопросы управления в связи с ситуацией в организации, инновации и возможности их внедрения, проблемы выживаемости, конкурентоспособности, имиджа, стиля.

 

При подготовке совещания  необходимо определить: цель совещания  — описание ожидаемого результата, нужного решения, желательного итога; предмет обсуждения — тема совещания, которая должна быть актуальной, конкретно

сформулированной и представляющей интерес для участников совещания.

 

 

Деловое совещание  – это деятельность, связанная  с принятием решений группой  заинтересованных лиц, соответственно такие особенности группового поведения, как распределение ролей в  группе, отношения между членами  группы, групповое давление, оказывают  серьезное влияние на характер выступлений  участников совещания и его результаты.

В теории управления деловое  совещание определяется как форма  организованного, целенаправленного  взаимодействия руководителя с коллективом  посредством обмена мнениями. Это  своеобразный форум по выработке  ключевых решений и способ координации  активности людей и подразделений. Ясно, что непродуктивные совещания  – дорогое удовольствие как в материальном, так и в психологическом смысле. Неудачное совещание может вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Необходимо помнить, что совещания не более чем средство управления и, как любое средство, оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.

^

Факторы успеха в  проведении делового совещания 

 

Успех совещания зависит  не только от поставленной цели, но и  от того, как его участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место  проведения, – ключ к продуктивному  совещанию.

 

На этапе определения  цели важно продумать, действительно  ли требуется принятие группового решения. Опыт показывает, что решение проблем  группой целесообразно в случаях, когда:

 

– проблема является скорее сложной, чем простой, а вероятность  того, что один человек обладает всей информацией, необходимой для  решения, невелика;

 

– разумно разделение ответственности  за решение этой проблемы;

 

– желательны также и  потенциальные решения, а не только одно;

 

– полезна проверка различных  взглядов;

 

– руководитель желает, чтобы  подчиненные почувствовали себя частью демократического процесса или  хочет получить их доверие;

 

– членам группы необходимо получше узнать друг друга. Эффективность  совещаний зависит от руководства  ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и  стремились к ее решению. Благодаря  этому возникает откровенная  и доброжелательная конструктивно-критическая  атмосфера, способствующая укреплению доверия.

 

На практике эффективность  совещания уменьшается из-за нечетко  сформулированной цели совещания и  не обоснованной соответствующим образом  необходимости его проведения; недостаточно

 

ответственного отношения  участников совещания к своим  обязанностям; безапелляционного изложения  руководителем своей позиции, не оставляющего места для развертывания  творческой дискуссии.

 

Избежать этих ошибок позволит учет следующих рекомендаций:

 

1) обеспечение начала  работы совещания в точно назначенное  время, представление участников, объявление повестки дня и  изложение предмета и цели  совещания;

 

2) четкое и понятное  всем присутствующим изложение  выдвинутой на обсуждение проблемы, постановка вопросов, выделение  основных моментов, что способствует  возникновению на совещании творческой  дискуссии;

 

3) тщательная фиксация  выступлений участников совещания,  вскрывающих трудности и препятствия  и показывающих пути их преодоления.  Относящиеся к этому определения,  вопросы, требования, аргументы,  альтернативные решения следует  формулировать так, чтобы побудить  участников к разбору данной  проблемы и поискам путей ее  решения;

 

4) стремление к достижению  цели совещания с позиции экономии  времени;

 

5) корректное прерывание  тех выступлений, которые повторяют  в общих чертах уже изложенные  факты, носят нерациональный, пространный,  противоречивый и поверхностный  характер или лишены конкретности;

 

6) периодические обобщения  уже достигнутого, четкая формулировка  задач, которые еще предстоит  решить, немедленное выяснение всех  недоразумений, возникающих между  участниками совещания;

 

7) обобщение результатов  в заключении совещания, определение  вытекающих из него задач, указание  лиц, ответственных за их исполнение, благодарность сотрудникам за  участие в работе совещания.

^

Виды деловых  совещаний 

 

Деловые совещания классифицируются следующим основаниям:

 

принадлежность к сфере  общественной жизни: деловые административные, научные или научно-технические (семинары, симпозиумы, конференции, съезды), собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединенные совещания;

 

масштаб привлечения у  ч а с т н и к о в  международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (в масштабе одной организации  или ее подразделений);

 

место проведения–местные, выездные;

 

периодичность проведения–  регулярные, постоянно действующие (собираются периодически, но без устойчивой регулярности);

 

количество участников–в узком составе (до 5 человек), в расширенном  составе (до 20 человек), представительные (более 20 человек).

 

Деловые совещания могут  классифицироваться по тематике рассматриваемых  вопросов, по форме проведения, по основной задаче. Последние подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские). проблемные.

 

Цели инструктивных совещаний– передача необходимых сведений и  распоряжений сверху вниз по схеме  управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся  принятые руководителем предприятия  или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

 

Цели оперативных (диспетчерских) совещаний– получение информации о  текущем состоянии дел. В отличие  от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме  управления. Участники такого совещания  сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам  текущего и последующих 2–3 дней.

 

Цели проблемных совещаний  – поиск наилучших решений  определенной проблемы в кратчайшие сроки. Оптимальное решение можно  получить, используя следующие способы:

 

1) нахождение решения  без предварительной подготовки  возможных решений на основе  обсуждения всех предложений,  внесенных участниками в ходе  заседания;

 

2) выбор оптимального  решения из двух или нескольких  вариантов, заранее подготовленных  к обсуждению;

 

3) принятие решения, найденного  руководителем до заседания, посредством  убеждения сомневающихся в его  правильности.

Дискуссия

 

 

Проблемное совещание  может включать такую форму группового принятия решений, как дискуссия, которая  предполагает общение на основе доводов  и аргументов с целью найти истину путем всестороннего сопоставления различных мнений. Суть действий в дискуссии состоит в защите или опровержении тезиса. Напомним, что при выдвижении тезиса участники дискуссии обязаны соблюдать ряд правил: тезис должен быть четко сформулирован и ясен оппоненту, он должен оставаться неизменным в ходе всего диалога и не должен содержать в себе логических противоречий.

 

Использование дискуссии  в проблемном совещании ставит перед  руководителем три группы взаимосвязанных  задач: задачи по отношению к проблеме, задачи по отношению к группе участников дискуссии, задачи по отношению к  каждому отдельному участнику. В  соответствии с этим функции ведущего дискуссии определяются типом решаемых задач.

 

Задачи по отношению к  проблеме:

 

1) сформулировать цель  и тему дискуссии. Следить за  регламентом, направлять дискуссию  в русло намеченной цели;

 

2) собрать максимум предложений  по обсуждаемой проблеме, стараясь  осветить все ее аспекты; анализировать  поступающие предложения и высказываемые  мнения;

 

3) подвести итоги дискуссии,  сопоставив ее цели с полученными  результатами.

 

На качество решения, принятого  группой, заметное влияние оказывает  последовательность шагов в рассмотрении поставленного вопроса. В теории управления используется модель «рефлексивной  рамки», которая представляет собой  схему принятия группового решения, состоящую из нескольких взаимосвязанных  блоков вопросов. Ответы на эти вопросы  позволяют группе увеличить эффективность  принимаемого решения. К базовым  категориям вопросов относятся следующие:

 

• ^ В чем суть проблемы ? Ясно ли она определена и понятно  ли она сформулирована? Есть ли понимание  общей ситуации, в которой эта  проблема имеет место?

 

• ^ Какова фактическая сторона  дела? Какова история проблемы? В  чем ее причины? Почему это важно? На кого она влияет и как?

 

• Каким критериям должно соответствовать принимаемое решение! По каким или чьим стандартам должно оцениваться решение? Каковы принципиальные требования к решению: в какую  сумму оно должно уложиться, чьи  интересы нельзя затрагивать?

 

• ^ Каковы возможные решения  проблемы ?

 

• Какое решение является наилучшим?

 

• Каким образом можно  исполнить решение? Какие этапы  необходимы для проведения решения  в жизнь? Какова их последовательность? Кто несет ответственность?

 

Задачи по отношению к  участникам совещания в целом:

 

1) поддерживать высокий  уровень активности всей группы. Сопоставляя различные мнения, вычленять  противоречия, спорные вопросы, формулировать  противоречие как проблему;

 

2) поддерживать деловую  атмосферу, не допуская личной  конфронтации участников, препятствовать  некорректным действиям;

 

3) помочь группе прийти  к согласованному мнению.

 

Задачи по отношению к  каждому участнику:

 

1) уделять внимание каждому  участнику;

 

2) активизировать пассивных;

 

3) подчеркнуть вклад каждого  в общий итог, поблагодарить всех  членов группы за участие в  дискуссии.

^

Мозговой штурм 

 

 

Проблемное совещание  может включать мозговой штурм- способ работы группы, при котором первоочередной целью является нахождение новых  альтернативных вариантов решения  проблемной ситуации. Отправным цементом мозгового штурма является проблема, которая не нашла приемлемого  решения. Для успешного проведения мозгового штурма члены группы должны придерживаться следующих правил:

 

1) временно отказаться  от оценки и критики идей  и принимать все взгляды;

 

2) поощрять свободное  течение идей: чем шире круг  предлагаемых идей, тем лучше.  На этом этапе практические  идеи не являются ценностью;

 

3) достраивать, улучшать, модифицировать идеи других. Работать, смешивая идеи, до тех пор, пока  не возникнет интересная комбинация;

 

4) записывать все идеи.

 

Хотя мозговой штурм по характеру является способом творческой работы группы, он имеет относительно шаблонные формы: сначала представляют проблему для рассмотрения; затем  выдвигают как можно больше идей для решения или смягчения  проблемы; лицо, излагающее проблему (клиент), выбирает несколько идей для их дальнейшей разработки; на основе выбранных идей разрабатывают альтернативные варианты решений, действенные на практике.