Діловодство на підприємстві

Зміст 

Вступ

1. Загальна характеристика діловодства на підприємстві
2. Організація діловодства в банку

Висновки

Список  використаних джерел 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВСТУП 
 

     Зміни у політичній, економічній та соціальній сферах життя України, її інтеграція у європейське співтовариство, впровадження новітніх технологій зумовлюють необхідність реформування й удосконалення всіх напрямів інформаційного та документаційного забезпечення управління (ДЗУ), починаючи від державних органів і завершуючи низовими установами, підприємствами,  різних форм власності та банками . Реалізація цих процесів пов’язана із підвищенням культури створення та організації функціонування службових документів, яку нині переважно ототожнюють з культурою діловодства.

     0рганізація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління. Дотримання стандартів з діловодства в практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури виконавця.    

     Документаційне  забезпечення управління — важлива  складова діяльності будь-якої установи, підприємства, організації. Ведення  діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора.

     Тому  нині надзвичайно важливим є удосконалення  системи діловодства. Документаційна діяльність організації охоплює всі операції з підготовки, складання, погодження та оформлення документів.

     Зафіксована в документах інформація становить  основу будь-якого бізнесу. Дуже важливим для управлінської діяльності є  юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження прав.

     Одні  документи, наприклад правові акти представницьких та розпорядчих  органів, судові, прокурорські, нотаріальні  й арбітражні акти, договірна документація, виконують юридичні функції, закріплюючи  й змінюючи правові норми у правовідносинах чи завершуючи їх дію, а інші документи використовують як докази у суді, органах слідства й прокуратури, нотаріаті, арбітражі тощо. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Загальна  характеристика діловодства на підприємстві

 
 

     Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності. Документування управлінської діяльності - це створення документів або фіксація за встановленими правилами управлінських дій на паперових чи магнітних носіях. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух, пошук та зберігання документів. Діловодство на підприємствах, в установах та організаціях ведеться відповідно до індивідуальної Інструкції з діловодства, яка створюється на підставі нормативних документів і державних стандартів. Інструкція з діловодства визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою ПК. Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення, територіального розташування та кількості структурних підрозділів в установах застосовується повна або часткова централізація діловодства. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів покладається на відділи управління справами, загальні відділи, канцелярії або секретарів.

     У процесі здійснення господарської діяльності підприємству доводиться мати справу з великою кількістю різних документів. Порядок їх обробки і руху на підприємстві з моменту створення чи одержання до здавання в архів , як правило, регламентується положеннями графіка документообігу, затвердженого наказом (розпорядженням) керівника підприємства . Графік документообігу обов'язково має бути погоджений з обліковою політикою, прийнятою підприємством .

     Графік  документообігу може бути оформлено  у вигляді схеми або переліку робіт щодо створення, перевірки й обробки документів, виконаних кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням взаємозв'язку і термінів виконання робіт.

     Працівники  структурних підрозділів підприємства заповнюють і додають документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожен виконавець одержує виписку з графіка, у якій перелічуються документи, що належать до сфери діяльності виконавця, і терміни їх подання до підрозділів підприємства.

     Відповідальність за дотримання графіка документообігу, якісне задоволення (складання) документів, вірогідність відомостей, вміщених у них, несуть особи, які підписали документ.

     Контроль  за дотриманням виконавцями графіка  документообігу на підприємстві здійснює головний бухгалтер .

     При організації документообігу підприємство стикається з такими поняттями:

Документ  – інформація зафіксована на матеріальному  носії, основною функцією якого є  зберігати та передавати її в часі та просторі.

     Офіційний документ – документ, створений організацією або посадовою особою й оформлений у встановленому порядку.

     Документообіг – рух службових документів на підприємстві (організації) від дати їхнього створення чи одержання  до дати завершення виконання або  надсилання.

     Реєстрація  документів – фіксування факту створення чи одержання документів шляхом присвоєння їм порядкового номера і запису встановлених відомостей про них.

     Бланк документа –це зафіксована форма  службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для зафіксування їх змінної інформації.

     У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити три групи документів:

внутрішні;

що надходять (вхідні);

що відправляються (вихідні).

     Кожна з цих груп має свої особливості  обробки і проходження. Порядок складання й узгодження внутрішніх документів не має істотних відмінностей від складання вхідних документів і включає ті ж операції, за винятком відправлення адресату.

     Реєстрація  може проводитись для всіх груп документів, але насамперед для вхідних. Багато підприємств не ведуть реєстрацію внутрішніх документів.

     Робота  з виконання і контролю виконання  охоплює внутрішні, вхідні документи  і тільки як виняток – вихідні. Від стадії формування справ усі  групи документів проходять ті самі операції, крім вхідних документів, що, за рідкісним винятком, на архівне зберігання не передаються.

     Процес  руху документів від моменту їх створення (одержання) до моменту передання  до архіву (знищення) можна подати у вигляді схеми.

     Вимоги  до потоків документів:

- рух  документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

- принцип  однократного перебування документа  в одному структурному підрозділі  чи в одного виконувача.

     Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити  час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документних потоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій. Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу в залежності від обсягу документообігу. 

Обсяг документообігу та вимоги до нього

     Всі потоки обігу документів в організації  рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року називається  документним масивом або обсягом  документів організації за визначений період.

     Обсяг документообігу – кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу. Облік обсягу документообігу здійснюється з метою  отримання даних для розрахунку штатної чисельності діловиробничого  процесу, вибору технічних засобів для механізації діло виробничих процесів, діяльності підприємства в цілому.

     Окремо  рахують вхідні, вихідні та внутрішні  документи, з них примірники та копії, виготовлені шляхом оперативного розмноження . Вираховуються всі документи  оскільки на виготовлення опій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час. Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник – кількість основних документів (внутрішні, вхідні та вихідні), а знаменник – кількість копій.

     Облік обсягу документообігу найкраще здійснювати  в певні періорди календарного року. Підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, за півроку, а вже потім – за рік. Це набагато спростить роботу в  структурних підрозділах та проілюструє  прогресію або спад чисельності 

  Етапи документообігу

     Документообіг включає в себе декілька етапів приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається  канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис "особисто" чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо). При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі. Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках,

коли  лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.  
 

Попередній  розгляд документів

     Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно. У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів. Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення . Інші документи переда-ються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції. З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам. Після розгляду документів канцелярія повинна їх зареєструвати.