Документ как средство обмена информацие

Некоторые авторы особо  выделяют так называемые барьеры глубины и барьеры широты. Барьеры глубины связаны с недостаточными знаниями приёмника (потребителя) информации в той сфере или в том вопросе, которому посвящена документированная информация. Барьеры широты обусловлены, напротив, слишком узкой компетенцией приёмника информации, неспособного воспринимать информацию более широкого, общего характера.

Работа с документами требует  не только знания информационных барьеров, но и возможных путей их преодоления. Успешное преодоление многих барьеров связано с научно-техническим прогрессом, с использованием современных информационных технологий. Так, пространственные барьеры достаточно эффективно преодолеваются с помощью компьютерной сети Интернет; языковые - в результате совершенствования системы языковой подготовки и переподготовки в учебных заведениях, а также разработки и использования соответствующих компьютерных программ перевода текстов на различные языки; семантические - путём создания разного рода словарей и стандартизации ряда терминов и определений и т.д.

Вместе с тем необходимо помнить, что информационные барьеры  в большинстве своём не могут  быть полностью устранены или  до конца преодолены, во всяком случае в обозримом будущем. Препятствием для этого служит прежде всего сам человек. Так, существуют пределы психофизических возможностей современного человека воспринимать информацию. Человек способен принимать и перерабатывать потоки информации, интенсивность которых составляет не более100 бит/с. Если же интенсивность этих потоков превышает допустимую, то пропускная способность человека снижается вплоть до полного прекращения восприятия поступающей информации. Не приносят желаемых результатов для преодоления, в частности, языковых барьеров попытки использования искусственных международных языков. К настоящему времени предложено уже около 300 таких языков. Наиболее распространённый из них - "эсперанто" - является производным от английского и ряда других германских и романских языков и изобретён ещё в 1887 г. поляком Людвигом Заменгофом. Однако на этом языке, даже по самым оптимистическим подсчётам, в мире говорит не более 3 миллионов человек.

Электронное документирование

 

Динамической характеристикой  документа является его состояние. Состояния (редактирование, выполнение активного документа, движение – пересылка по почте, архивирование) сменяются в соответствии с определенными правилами (регламентом). Регламент определяется в зависимости от значения статических атрибутов – типа, подтипа, защиты и вида.

Точка входа и точка  выхода отделяют внутренний документооборот  от внешней среды. Документы, попадающие во внутреннюю среду с точки входа, являются, по определению, входящими. Аналогично, документы, попадающие из внутреннего  оборота на точку выхода – являются исходящими. Смена состояний, как уже было отмечено, происходит в соответствии со значениями атрибутов документов, которые его однозначно классифицируют.

Что касается внешних  связей, то с точки входа документ может попасть в состояние  выполнения не сразу, а может сначала редактироваться или пересылаться по почте внутренним сотрудникам (например, неактивный документ – для ознакомления с содержащейся в нем информацией), или же вообще сразу попасть в архив, если информация не требует распространения или действий. Из состояния редактирования или движения документ может попасть на выход (для неактивных документов). Выполненный активный документ, а также извлеченный из архива документ любого типа также может попасть на выход.

Таким образом, несмотря на достаточно мягкие требования к смене состояний, некоторые правила упорядоченности все же должны выполняться, например, активный документ, содержащий задание для выполнения, может корректно попасть на выход только после своего окончательного выполнения. Входящий документ не может попасть в состояние результата, не будучи выполненным.

Жизненный цикл документа, таким образом, представляет собой  упорядоченную смену состояний  документа в зависимости от его  типа, подтипа и вида.

Жизненный цикл документов

Модель жизненного цикла СЭД является спиральной и включает в себя следующие этапы: создание/редактирование, движение, задача, мониторинг, архив. Жизненный цикл документа не должен обязательно включать в себя все этапы.

Создание/редактирование. Под созданием понимается либо непосредственное создание документа в СЭД и хранение его в БД документов, либо регистрация документа, хранящегося во «внешней» системе, например, ИАИС. После того, как документ создан на следующем витке документ на этом этапе будет редактироваться.

Движение. Документ после своего создания может быть отправлен другим пользователям СЭД для выполнения над ним определенных регламентом работ, например, согласование, подпись, редактирование, ознакомление и др. Такое состояние документа определяется правилами бизнеса в вузе, с одной стороны, и типом документа, с другой.

Задача. Активные документы могут порождать задачи, которые необходимо выполнить для того, чтобы отразить назначение (вид) документа. Такими задачами могут быть: поручение; контроль за выполнением предписания, содержащегося в документе и т.д. Этот этап жизненного цикла должен обеспечиваться подсистемой контроля за выполнением задачи.

Мониторинг. Под мониторингом понимается набор действий, обеспечивающих контроль над состоянием документа. Пользователь с соответствующими привилегиями должен в любой момент времени знать, в каком состоянии находится документ: редактируется, на подписи, на утверждении и т.д. Сюда же следует отнести функции подсистемы контроля за выполнением задачи.

Архив. «Отработанный» документ может быть сдан в электронный архив, где обеспечиваются функции хранения, поиска и доступа к документу в том случае, если он «может понадобиться» в дальнейшем.

Динамической характеристикой  документа является его состояние.

Состояния (редактирование, выполнение активного документа, движение – пересылка по почте, архивирование) сменяются в соответствии с определенными правилами (регламентом). Регламент определяется в зависимости от значения статических атрибутов – типа, подтипа, защиты и вида.

Точка входа и точка  выхода отделяют внутренний документооборот  от внешней среды. Документы, попадающие во внутреннюю среду с точки входа, являются, по определению, входящими. Аналогично, документы, попадающие из внутреннего  оборота на точку выхода – являются исходящими. Смена состояний, как уже было отмечено, происходит в соответствии со значениями атрибутов документов, которые его однозначно классифицируют.

Что касается внешних  связей, то с точки входа документ может попасть в состояние  выполнения не сразу, а может сначала редактироваться или пересылаться по почте внутренним сотрудникам (например, неактивный документ – для ознакомления с содержащейся в нем информацией), или же вообще сразу попасть в архив, если информация не требует распространения или действий. Из состояния редактирования или движения документ может попасть на выход (для неактивных документов). Выполненный активный документ, а также извлеченный из архива документ любого типа также может попасть на выход.

Таким образом, несмотря на достаточно мягкие требования к смене состояний, некоторые правила упорядоченности все же должны выполняться, например, активный документ, содержащий задание для выполнения, может корректно попасть на выход только после своего окончательного выполнения. Входящий документ не может попасть в состояние результата, не будучи выполненным.

Жизненный цикл документа, таким образом, представляет собой  упорядоченную смену состояний  документа в зависимости от его  типа, подтипа и вида.

 

Заключение

 

Важнейшими свойствами документированной информации, как уже отмечалось, являются своевременность, доступность, полнота, новизна. С этими свойствами непосредственно связана трансляция информации, т.е. реализация одной из основных функций документа - коммуникативной. Дело в том, что документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий. Важную роль в этом процессе играет поиск и сбор нужной информации.

В свою очередь, поиск документированной  информации самым тесным образом  связан с проблемой её рассеяния  в пространстве (по множеству источников) и во времени. Эта проблема является весьма актуальной в самых различных сферах деятельности человека: в науке, в управлении, в образовании и т.д. По некоторым данным, разработчик или исследователь примерно половину своего рабочего времени тратит на поиск необходимой информации. Алгоритм поиска заключается в последовательном обращении к источникам.

 

 

Литература

 

Бирюков Б.В., Воробьёв Г.Г. Тезаурусный подход к коммуникативным  процессам и документальная информация // Информация и управление: философско-методологические аспекты. М.: Наука, 1985. С.47-69.

 

Воробьёв Г.Г. Твоя информационная культура. М.: Молодая гвардия, 1988.

 

Ефимов А.Н. Информация: ценность, старение, рассеяние. М., 1978.

 

Илюшенко М.П. Свойства документной информации // Секретарское дело. 1999. N 1. С.9-13.

 

Мелик-Гайказян И.В. Информационные процессы и реальность. М.: Наука. Физматлит, 1997.

 

Острейковский В.А. Информатика: Учебник  для вузов. М.: Высшая школа, 1999.

 

 

¹ Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.