Документационное обеспечение управления в организации

3

Содержание

Введение…………………………………………………………………………………………..4

Глава 1. Организация текущего хранения документов……………………………….…...6

1.1Систематизация документов………………………………………………………......6

1.2 Порядок формирования дел…………………………………………………….…….7

1.3 Составление заголовков дел………………………………………………………...11

1.4 Оформление дел……………………………………………………………..……….15

Глава 2. Номенклатура дел организации………………………………………………..….24

2.1 Цели создания номенклатуры дел………………………………………………..…24

2.2 Виды номенклатуры дел………………………………………………..……….…..26

2.3 Оформление и ведение номенклатуры дел……………...………………………….27

Глава 3. Оценка значимости документов и сроков их хранения………………………..33

3.1 Экспертиза ценности документов………………………………………………….33

3.2 Правила хранения дел………………………………………………………………..37

3.3 Порядок передачи дел в архив…………………………………………………..…..39

Заключение……………………………………………………………………………………..41

Список источников и литературы…………………………………………………………..43

Приложение………………………………………….…………………………………………44

Введение

Актуальность темы.

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Этим объясняется выбор темы курсовой работы, целью которой является изучение организации и порядка формировании дел в организации.

Основные задачи курсовой работы:

- выявить особенности организации текущего хранения документов;

- рассмотреть номенклатуру дел организации;

- проанализировать значимость документов и сроков их хранения.

В курсовой работе были использованы следующие методы исследования:

анализ, обобщение.

Предметом курсовой работы является изучение организации и порядка формирования дел организации. Объектом работы является дело организации.

Источники и литература

При написании данной курсовой работы была использована книга Кудряева, В.А. и др. «Организация работы с документами»[1], в которой говорится об основных правилах и особенностях организации работы с документами. В книге Кирсановой, М.В. «Современное делопроизводство»[2]  были исследованы особенности ведения современного делопроизводства. В книге Галахова, В.В., Корнеева, И.К. «Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы»[3] рассмотрены оформление и ведение номенклатуры дел. Также был использован ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[4]. Книга Янковича, Ш.А. «Делопроизводство в кадровой службе»[5] была использована для изучения правил хранения документов.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, трех глав и заключения, списка использованной при написании работы литературы. В первой главе рассмотрены: систематизация документов, порядок формирования дел, составление заголовков дел, оформление дел. Во второй главе были исследованы: цели создания номенклатуры дел, виды номенклатуры, а также ее оформление и ведение. В третьей главе выявлены особенности экспертизы ценности документов, правила хранения дел, а также порядок передачи дел в архив.

В заключении подведены основные итоги курсовой работы.

Глава 1. Организация текущего хранения документов

1.1    Систематизация документов

Все больше документов создается в организациях сначала в компьютерах в цифровом виде, а уж затем часть из них распечатывается, чтобы на них были проставлены подлинные грифы, подписи, печати, индексы и т.д. Со временем, по мере распространения электронной подписи, количество бумажных документов будет уменьшаться. Но до настоящего времени значительная часть документов, как приходящих в организацию от корреспондентов, так и создаваемых в процессе управления, выполняется на бумажных носителях. Это определяется не только традициями, желанием придать документам большую юридическую силу, но и сроками их последующего хранения[6].

Однако независимо от вида носителя существуют единые принципы и правила экспертизы (оценки) ценности документной информации, определения на этой основе минимальных сроков их хранения и организация самого хранения в течение этих сроков. Безусловно, для бумажных документов методические вопросы организации их хранения разработаны более подробно и являются основой для всей системы хранения документов в организации.

Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя под его ответственность, а электронные документы передаются ему в копиях. При этом документы, находящиеся у руководителя, одновременно находятся и «под покровительством» его секретаря.

Если порядок хранения и систематизации личных документов, различных черновиков, проектов и неофициальных копий, представляющих ценность только для конкретного сотрудника, - это его личное дело; их можно хранить, как и книги в домашней библиотеке, хоть по формату, хоть по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков, то систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся у сотрудников на исполнении, - дело всего подразделения и его руководителя. С целью не только контроля исполнительской дисциплины, но и своевременного перераспределения заданий в случае необходимости к уже отмеченным признакам систематизации добавляются: сроки исполнения документов, степень конфиденциальности, сроки хранения документов.

Исходя из этой логики, система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой информации, своевременное освобождение от утративших какую-либо ценность документов - дело всей организации в целом.

Поэтому в соответствии со сложившейся веками практикой и современными нормативными актами организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя и устанавливается единообразной. Важной частью этой единообразной системы является документация, сосредоточивающаяся у секретаря и являющаяся его информационной базой в процессе практической деятельности.

1.2Порядок формирования дел

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в опреде­ленной последовательности; оформление обложек дел[7].

Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систе­матизация документов внутри дела.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого ис­полненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огром­ное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходи­мых документов и их сохранность.

В настоящее время разработаны единые требования к фор­мированию и оформлению дел. Они изложены в Государствен­ной системе документационного обеспечения управления и Ос­новных правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по дело­производству конкретных организаций, так как это дает воз­можность учесть специфику их работы и документации.

В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизвод­ство (например, у секретаря). В крупных учреждениях и орга­низациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Распорядитель­ные документы, переписка руководителей и важнейшие внут­ренние документы формируются и хранятся в канцелярии или секретариате руководства.

Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих пред­ставление о принадлежности документов к организации, их со­ставе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заво­димого дела помещается название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, например: Рос­сийский государственный гуманитарный университет - РГГУ. Под ним пишется название структурного подразделения: Фи­нансовый отдел, Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения указывается ин­декс дела по номенклатуре, например: Дело № 01-05, где 01 - это индекс структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела в номенклатуре.

Далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений. Внизу обложки ука­зывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку в самом начале заведения дела.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название (заголовок) вносится в номенклатуру дел под ре­зервным номером.

Большое значение имеет правильное расположение доку­ментов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с оп­ределенными принципами. Наиболее существенными и практи­чески наиболее удобными являются: вопросно-логический, хро­нологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьи­роваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопро­са. Такая систематизация совпадает с хронологическим располо­жением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фа­милии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, на­именования административно-территориальных единиц и т.д.

В нумерационном порядке группируют однородные докумен­ты, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:

• распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам доку­ментов и по хронологии (вместе с приложениями). Прика­зы по основной деятельности и по личному составу груп­пируют отдельно;

• протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам;

• переписку группируют за период календарного года и сис­тематизируют в хронологической последовательности: до­кумент-ответ помещают за документом-запросом;

• плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты по­ступления;

• документы в отчетах следует располагать в такой последо­вательности: пояснительная записка, отчет, приложения;

• годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и ме­сячных;

• финансовые денежные документы (кассовые ордера, аван­совые отчеты, выписки банка и др.) группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, наклад­ные и т.п.;

• документы в личных делах размещают в такой последова­тельности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу; анкета, лис­ток по учету кадров; автобиография; документы об образо­вании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кад­ров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел).

В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному ли­стку по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоя­тельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

Обращения граждан формируют в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки.

Наряду с принципами систематизации документов при фор­мировании дел следует придерживаться основных правил, об­щих для всех категорий документов: