Документационное обеспечение управления

ОбычныйТерминСписокопределенийАдресЦитатыФорматированный1. Роль ДОУ в современной организации  
2. Нормативно-правовая база ДОУ.  
3. Система документации. Определение и классификация.  
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Его значение, структура, состав информации.  
5. Бланки документов. Расположение и состав реквизитов.  
6. Состав удостоверения документов: реквизиты и требования к оформлению  
7. Порядок согласования документов. Требования к оформлению реквизитов.  
8. Даты на документе.  
9. Делопроизводственные отметки и их значение.  
10. Общие требования к тексту документа. Формы унифицированных текстов.  
11. Правила адресования документов.  
12. Образование юридического лица: этапы и документы  
13. Должностная инструкция: типовой формуляр и структура текста.  
14. Положение о структурном подразделении: типовой формуляр и структура текста  
15.Приказ по основной деятельности: типовой формуляр и структура текста  
16. Протокол: типовой формуляр и структура текста  
17. Служебное письмо: типовой формуляр и структура текста  
18. Организация и задачи службы ДОУ  
19. Регламентация службы ДОУ  
20. Документооборот. Этапы движения и обработки документов  
21. Общие правила и формы регистрации документов  
22. Сроковый контроль  
23. Номенклатура дел организации: определение, виды, состав информации  
24. Правила формирования дел и их подготовки к передаче в архив. Список литературы 1. Роль ДОУ в современной организации  
Стремление организовать руководство документационным обес¬печением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Опыт свидетельствует, что любая страна, имеющая целью создать сильное государство, неминуемо создает и государственную систему работы с документами. Еще указом императрицы Екатерины Великой 14 ноября 1784 г. была создана специальная комиссия для составления общего положения о канцелярском порядке и «вообще течении дел», но хотя резуль¬таты работы комиссии не оставили следа в истории делопроизвод¬ства, системы документационного обеспечения управления совер¬шенствуются и развиваются постоянно.  
Ведь установление единых или весьма схожих правил работы с документами вытекает из самой сути производства дел, т. е. пись¬менно зафиксировать решение управленческих задач, придать этим решениям и их обоснованиям официальный характер (юридичес¬кую силу) и передать эту официальную информацию, зафиксиро¬ванную в документах, как внутри своей локальной системы управ¬ления, так и в другие организации. Полностью информационно зак¬рытых организаций, корпораций, производственных отраслей быть не может, а значит, все должны «чужие» документы принимать и понимать, «играть по одним правилам».  
Современные исследователи аппарата управления сравнивают его с нервным центром предприятия -- здесь формулируется дол¬говременная политика, здесь накапливаются, хранятся и поддер¬живаются в рабочем состоянии информационные массивы, состав¬ляющие «память» организации, отсюда осуществляется ежеднев¬ное руководство. Исходя из этого, можно сделать вывод, что осно¬ву функций управления составляют, несомненно, планирование, организация, мотивация и контроль -- основные функции менедж¬мента, без реализации которых невозможно функционирование ни одной системы управления.  
Как известно, в любой организации выполняется определенная работа по государственному или общественному управлению. Любому органу управления для исполнения своих функций необходи¬ма информационная система. Конечно, имеются и недокументируемое -- «прямое» управление, но, поскольку подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, необходима эффективная система документационного обеспечения управления.  
Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации.  
Этим можно объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии и не получили пока достаточной научно-методической проработки. Ведь кроме всего прочего реальные системы документационного обеспечения управления в организациях зависят от статуса, масш¬табов работы, объема прав и полномочий и личности ее руководи¬теля и всей системы руководства в целом.  
Например, бухгалтерские обязанности в малых фирмах чаще всего возлагаются на руководство, а в крупных являются самостоя¬тельной функциональной областью, но в обоих случаях одни и те же операции должны документироваться одинаково, в одних и тех же показателях и формах документов.  
Значительно отличаются в различных организациях количе¬ственно и качественно службы ДОУ, но при этом можно отметить следующую тенденцию -- чем крупнее фирма, тем в большей мере виды деятельности, связанные с организацией информационных взаимосвязей и документационным обеспечением аппарата управ¬ления, выделены в самостоятельные службы.  
Обращают на себя внимание коммуникационные аспекты функ¬ционирования организации -- сюда поступают все сообщения из разных подразделений и из внешней среды. Здесь проводятся и до¬кументируются различные совещания и встречи. Иногда исследо¬вателями систем управления указывается на то, что основным со¬держанием работы аппарата управления является принятие реше¬ний. Но и при этом особое место следует отвести связующим про¬цессам управления: коммуникациям и принятию решений, кото¬рые по сути дела составляют основной смысл документационной деятельности и его предназначения. Именно поэтому первыми по времени возникновения и главными по своему значению в админи¬стративной (управленческой) работе стали учет и документирова¬ние. В связи с этим управленческие службы выступают как органы, деятельность которых заключается главным образом в создании, передаче и хранении информации.  
 
2. Нормативно-правовая база ДОУ.  
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.  
Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:  
Ø правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;  
Ø организовать документооборот;  
Ø обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.  
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.  
Нормативную базу делопроизводства составляют:  
Ø законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;  
Ø указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;  
Ø нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;  
Ø технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;  
Ø общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;  
Ø унифицированные системы документации;  
Ø нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.  
В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.  
 
3. Система документации. Определение и классификация.  
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.  
Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.  
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.  
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.  
Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.  
Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.  
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Выдержка из работы В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.  
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитами являются следующие, а именно: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения.  
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.  
Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.  
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.  
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.  
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:  
Ø правовые акты федерального уровня - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);  
Ø правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;  
Ø правовые акты организаций, учреждений, предприятий.  
Основанием для издания распорядительного документа может быть:  
Ø необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;  
Ø необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.  
Ø Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.  
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:  
Ø документы, издаваемые в условиях коллегиальности;  
Ø документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.  
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.  
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.  
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.  
В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.  
Для того чтобы изучение основных требований, предъявляемых к информационно-справочным документам, происходило интересно и легко, а результаты были максимально эффективны, можно воспользоваться учебным курсом "Обучение и аттестация руководителей службы ДОУ, документоведов, секретарей и делопроизводителей".  
 
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Его значение, структура, состав информации.  
Оформление документов - одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации, в частности ГОСТ Р 6.30-2003. Требования настоящего стандарта являются рекомендательными, т. е. осуществляемыми на основе принципов добровольного применения.  
Однако требования ГОСТ Р 6.30-2003 определяют не только состав реквизитов, но и их расположение на бланках формата А4, т. к. ГОСТ Р 6.30-2003 включает в себя формуляр-образец организационно-распорядительного документа.  
ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ - это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительной документации (ОРД)  
ЗОНА ДОКУМЕНТА -часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами  
Таким образом, основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.  
 
5. Бланки документов. Расположение и состав реквизитов.  
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.  
Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.  
Большинство организационно-распорядительных документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. - должны создаваться на бланках документов.  
Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.  
Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.  
При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.  
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать. Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона.