Документація щодо особового складу

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат з діловодства

  Документація щодо особового складу 

 

П Л А  Н 

1. Заява

2. Характеристика

3. Автобіографія

4. Особовий листок  з обліку кадрів

5. Резюме 
 
 
 
 
 
 
 
 

       До  цієї групи документів належать: заяви, скарги, пропозиції, накази щодо особового складу, автобіографія, характеристика, резюме, контракти з найму працівників, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів, особова справа.

 

1. Заява 

• Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

 

      За  місцем виникнення розрізняють заяви  внутрішні й зовнішні, які бувають  від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій  заяві обов'язково зазначається повна  домашня адреса, а в службовій  — повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги. У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.
2. Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).
3. Ще нижче посередині рядка пишеться слово «заява» з великої літери й не ставиться крапка.
4. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.
5. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву.

      У складній заяві також подаються  відомості про те, які саме документи  додані до заяви на підтвердження  правомірності виставленого в ній  прохання (документи перелічуються  після основного тексту перед  підписом).

      Заява пишеться від руки в одному примірнику.

      Зразки  заяв:

 

2. Характеристика 

• Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника.

 

      Характеристику  пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст викладають від третьої  особи.

      Основні реквізити характеристики:

1. Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.
2. Рік народження, освіта.
3. Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.
4. Дата складання.
5. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

      Зразки  характеристик: 
 

Характеристика

Ткаченко  Антоніми Андріївни, студентки музично-педагогічного  факультету, 1974 року народження, освіта вища незакінчена.

      Ткаченко А. А. вчиться на V курсі музично-педагогічного факультету Національного педагогічного університету імені М.Драгоманова. До навчання ставиться сумлінно, постійно підвищує свій професійний рівень. За час навчання в університеті Ткаченко підготувала й провела відкриті уроки, організувала концерти для інвалідів-«афгащів». З першого курсу працює над темою дипломної роботи, виступала на звітній науковій конференції студентів.

      Ткаченко  А. А. виконує громадські доручення, успішно  працює старостою 57 ої групи. Вимоглива до себе, вона користується повагою серед товаришів і викладачів факультету.

      Характеристика  видана для...

      Декан музично-педагогічного  факультету (підпис) С.А. Коваленко 

 

3. Автобіографія 

• Автобіографія — це опис свого життя.

 

      Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання — вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. В автобіографіях обов'язково зазначаються:

1. Назва документа.
2. Прізвище, ім'я, по батькові.
3. Дата народження.
4. Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).
5. Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися).
6. Відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).
7. Відомості про громадську роботу (всі її види).
8. Стислі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).
9. Дата написання й підпис автора.

      Заголовок («Автобіографія») пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора—праворуч. Автобіографія має дві форми: автобіографія — розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія — документ з точним поданням фактів.

      Автобіографія — обов'язковий документ особової справи.

      Зразок  автобіографи: 

Автобіографія

      Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада 1970 року в м. Києві.

      У1977 році пішов у перший клас середньої школи  № 185 м. Києва. Після  закінчення 9 класів у 1985 році вступив до Технічного ліцею м. Києва, який закінчив із золотою медаллю.

      У 1987 році вступив на фізико-математичний факультет Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Під час навчання в університеті був  старостою групи.

      У 1992 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю «Математика та інформатика». Після закінчення університету присвоєно кваліфікацію вчителя математики та інформатики. З вересня 1992 року працюю вчителем у середній школі № 199 м. Києва.

      Склад сім’ї:

      дружина — Шевченко Ольга  Іванівна, вчителька  української мови та літератури середньої  школи № 106 м. Києва;

      дочка — Шевченко Олеся  Василівна, 1989 року народження.

      18 листопада 1995 р. Підпис

 

4. Особовий листок  з обліку кадрів 

• Особовий  листок з обліку кадрів — це обов'язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості.

 

      Його  заповнюють під час оформлення на роботу, для участі в певному конкурсі.

      Реквізити особового листка такі:

1. Назва виду документа.
2. Прізвище, ім'я, по батькові.
3. Дата й місце народження.
4. Відомості про освіту.
5. Відомості про наукові ступені, вчені звання.
6. Якими мовами володіє.
7. Трудова діяльність.
8. Державні нагороди.
9. Зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.
10. Відомості про родину.
11. Паспортні дані.
12. Домашня адреса.
13. Особистий підпис.
14. Дата заповнення документа.

      Той, хто заповнює особовий листок, обов'язково мусить наклеїти свою фотокартку (місце  для фотокартки визначено на бланку документа).

      Нині  в особовий листок з обліку кадрів не вносять відомостей про партійну, національну належність та про походження.

      Особовий  листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або  кульковою ручкою, розбірливо, без  виправлень.

      Правильність  заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів) обов'язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту військовому квитку та ін. 

      Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів:

Рядок 1 — зазначається прізвище, ім'я, по батькові (в називному відмінку):

Голубченко  Іван Петрович

Рядок 2 —  заповнюється: «чол.» чи «жін.»

Рядок 3 —  вказується рік, число (арабськими), місяць (прописом) народження:

1949 28 червня

Рядок 4 —  вказується повне найменування населеного пункту (в називному відмінку), району, області (в родовому) відповідно до записів у свідоцтві про народження:

селище  Попори Талалаївського району Чернігівської  області

Рядок 5 —  вказується освіта:

вища (для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади або Вищі інженерні курси);

незакінчена вища (для осіб, які закінчили три повні курси вищого навчального закладу);

середня спеціальна (для осіб, які закінчили технікуми, педагогічні, медичні, музичні, культурно-освітні та прирівняні до них навчальні заклади);

середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);

незакінчена середня (для осіб, які закінчили 9 класів загальноосвітньої школи).

       Найменування  навчального закладу та його місце  знаходження, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису у документі про освіту:

Київський університет імені  Тараса Шевченка; філологічний факультет; 1992/1997; філолог, викладач української  мови та літератури; диплом АКІ №97008170

Рядок 6 — указується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею:

українською, російською — вільно, німецькою — читаю  із словником

Рядок 7 —  указується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук) з розшифруванням галузі науки та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис «немає»:

доктор  технічних наук, професор; кандидат економічних  наук, доцент

Рядок 8 —  перелічуються назви опублікованих  праць, зареєстрованих в установленому  порядку винаходів із зазначенням  року їх видання та реєстрації. Якщо таких немає, то робиться запис «не маю».