Документирование деятельности коллегиальных органов

1. 1. О перспективах развития завода. Доклад директора ... (фамилия, инициалы).
2. 2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы ... (фамилия, инициалы)

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться  к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

   Основная  часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам  повестки дня. В каждом пункте могут  быть такие части: слушали, выступили, решили (постановили). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

   Слово «слушали» начинает раздел по каждому  пункту повестки дня. Оно пишется  на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер  вопроса.

   Фамилия и инициалы докладчика и выступающих  в прениях указываются в новой  строке с абзаца. Содержание выступления  излагается от третьего лица единственного  числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

   Смирнов В.К. Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?

   Лысиков К.П. К 8 часам утра следующего дн_я вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы

   Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого  по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемше арабскими цифрами Постанавляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например:

   При выборах должностных лиц в  протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре  отдельно.

   По  полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся  на полные и краткие. В кратком  протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

   Во  всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в  столкновении мнений, дискуссиях. В  ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

   Решения коллегиальных органов доводятся  до исполнителей в виде самостоятельных  документов — постановлений и  решений. В учреждениях, действующих  на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов. Образец оформления протокола дан в приложении. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Правила оформления делового письма

    Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для  таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в  определенном порядке.

    Бланк официального письма представляет собой  лист бумаги с воспроизведенными  типографским способом постоянными  элементами. Можно сказать, что официальное  письмо состоит из «рамы» письма и  основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

    Оформление  бланка, соответствующее принципам  технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого  глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

    Стандарты на формуляры-образцы устанавливают  форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной  системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые рас-. полагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту .восприятия его текста.

    Реквизиты — это обязательные признаки, установленные  законом или положениями для  отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.

    Установление  стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано  необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

    организовать  централизованное изготовление бланков  для писем;

    уменьшить стоимость машинописных работ;

    сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

    облегчить визуальный поиск необходимой информации;

    расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

    Формуляр-образец  является основой для конструирования  формуляров и бланков всех видов  управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для  расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

    Согласно  ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для  каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

    Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации (для государственных  предприятий);

    эмблема организации (если не государственное);

    код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской  переписки), если он есть;

    код документа по ОКУД (если есть);

    наименование  организации (полное и сокращенное);

    справочные  данные об организации;

    дата;

    регистрационный номер документа;

    ссылка  на индекс и дату входящего документа;

    адресат;

    заголовок к тексту; 12)текст;

    подпись;

    фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон  исполнителя;

    идентификатор электронной копии документа.

    Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

    Совокупность  реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1) — (6) печатаются, как правило, типографским способом.

    Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия. Например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

    Согласно  ГОСТ Р 6.30-97 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

    Наименование  организации — адресанта документа  дается в полном и сокращенном  виде. Например: Всероссийский научно-исследовательский  институт документирования и архивного  дела — ВНИИДАД.

    Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

    по  первым буквам слов, входящих в наименования. Например: МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и  буквы в них не разделяются точками;

    по  начальным слогам букв, входящих в  наименования. Например: Уралмаш (Уральский  машиностроительный завод);

    смешанным способом, когда сложносокращенные  наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных  слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными. Например: ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно.

    Названия  учреждений сокращаются только в  том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

    К обязательным реквизитам официального письма относятся почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. На бланке письма необходимо указывать также номера телефона, факса, номер счета в банке.

    Обязательным  реквизитом письма является дата, которая  проставляется в левом верхнем  углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым  признаком и используется при  ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 1998 года следует записать так: 25.10.98 (допускается и иная запись: 25.10.1998). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 1998 года записывают следующим образом: 12.01.98. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится.

    Регистрационный номер исходящего документа—номер  письма и его условное обозначение  — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан  индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: № 2/16-2955 или 18/275.

    Ссылка  на номер и дату входящего документа  включает регистрационный номер  и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

    При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш» употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна следующая форма этого реквизита:

    На  №___________ от_____________

    Ни  в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.98».

    Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес  лица, которому направляется письмо) —  указывается на верхней правой стороне  бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например: ЗАО «Оксид».

    Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.

    Например:

    Кемеровское ОАО «Гранит»

    А.Н. Смирнову

    Если  же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить  в состав наименования должности  адресата. Например:

    Ректору Волгоградского Государственного Технического Университета

    проф. А.И. Новакову

    Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.