Документирование деятельности муниципальных органов

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

 

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«Российский государственный гуманитарный университет»

Филиал  РГГУ в г. Саратове

 

 

 

 

 

 

 

Шпак Алена  Евгеньевна

 

 

Контрольная работа

 

 

студентки 3-го курса заочного отделения

специальности «Экономика и управление на предприятии

(по отраслям)»

 

 

по курсу  «Документирование деятельности муниципальных органов»

 

 

 

 

 

                                                                       Научный руководитель:

 

                                                                      Ст. преп. Глухова С.В.                             

 

 

 

 

 

Саратов 2011

Оглавление

 

    Введение          3

 

1. Особенности составления номенклатуры  дел в органах МСУ             4

 

2. Заключение         9

 

.Список источников и литературы      10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для  того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура  дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Особенности составления номенклатуры дел в органах МСУ

 

 

 

Номенклатура дел – это простейший классификатор, который позволяет  своевременно и качественно распределить исполненные документы по делам.

Для качественного составления  номенклатуры дел необходимо изучить:

- состав и содержание документов, образующихся в деятельности           органа МСУ;

- функции,  выполняемые органом  МСУ, согласно Уставу,    Положению  и т.д. 

Номенклатура дел является официальным  документом и оформляется на бланке органа МСУ.

Составляется номенклатура дел  органом МСУ самостоятельно на предстоящий календарный год  в последнем квартале предшествующего года. Один раз в пять лет номенклатура должна согласовываться с соответствующим архивным учреждением, а затем утверждаться главой органа МСУ. Ежегодно в конце  года номенклатура дел уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем и  вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае коренных изменений в структуре органа МСУ и выполняемых ею функций номенклатуру дел необходимо пересоставлять. 

Утвержденная номенклатура дел обязательна для исполнения каждым специалистом орагана МСУ, работающим с документами.

Номенклатура дел имеет строго установленную форму и пять обязательных граф.

Графа  «Индекс дела» состоит  из цифрового обозначения структурного подразделения  (направления деятельности или специалиста) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (направления деятельности или специалиста). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где 01 - обозначение структурного подразделения (направления деятельности или специалиста), 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Индекс дела присваивается каждому  делу.

Графа   «Заголовок дела (томов, частей)» - основная информационная характеристика, обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации. 

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме  отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается в  заголовке употребление неконкретных формулировок типа «разная переписка», «общая переписка» и т.п.

 Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов является обязательными и  располагаются в следующей последовательности:

- названия  вида дела (переписка, журнал и  т.д.) или разновидности документов (распоряжения, протоколы и т.д.);

- название  автора документа;

- название  адресата (для исходящих документов)  или корреспондента (для входящих  документов);

- краткое  содержание документов дела.

При составлении  отдельных заголовков следует учитывать следующие  требования:

- в  заголовках дел, содержащих переписку,  необходимо указывать с кем  и по какому вопросу она  ведется

- в  заголовках дел, начинающихся  с термина «документы», в конце  заголовка в скобках необходимо  указывать основные разновидности  документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

- в заголовках дел, содержащих  плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы  (отчеты).

Заголовки дел внутри разделов номенклатуры располагаются в определенном порядке, исходя из степени важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязи: организационно-распорядительная, планово-отчетная, информационно-аналитическая.

При группировке дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, необходимо сначала расположить заголовки дел, содержащие постановления (распоряжения) органа МСУ. 

В процессе формирования и оформления дел заголовки  могут уточняться. 

Графа   «Количество дел (томов, частей)» заполняется только по окончании календарного года.

В графе  «Срок хранения дела (тома и части) и № статей по перечню» кроме срока хранения обязательно должен указываться № статьи со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2002, а также Примерным перечнем дел постоянного хранения, образующихся в деятельности органа МСУ и Примерным перечнем дел по личному составу, образующихся в деятельности органа МСУ.

При включении в номенклатуру заголовков дел, содержащих документы, не предусмотренные вышеназванным Перечнем, срок хранения определяется исходя из практической надобности документов. При этом обязательно делается отметка ЭПК, которая означает, что документы по окончании указанного срока должны пройти экспертизу ценности и быть переданы на хранение в соответствующее архивное учреждение.

Графа  «Примечание» используется для проставления отметок:

- о заведении дел, 

- о переходящих делах (например, «переходящее с 2005 г.»),

- о выделении дел к уничтожению, 

- о лицах, ответственных за  формирование дел и другие.

 

Если в течение года в органе МСУ возникают новые, непредусмотренные  номенклатурой дела, они дополнительно  вносятся в номенклатуру. Для вновь  заводимых дел оставляются резервные  номера.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). Итоговая запись позволяет контролировать полноту состава дел, включенных в соответствующий годовой раздел описи.

В соответствии с утвержденной номенклатурой дел органа МСУ ежегодно осуществляется формирование дел в пределах календарного года.

Формирование  дел - это группировка исполненных  документов в соответствии с номенклатурой  дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо соблюдать  следующие основные требования:

- документы  постоянного и временного хранения  необходимо группировать в отдельные  дела;

- включать  в дело по одному экземпляру  каждого подлинного документа. Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату;

• документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии
• 0с ГОСТ Р 6.30-2003;
• группи
•  
  
• ровать в дело документы одного календарного года. Исключения составляют: переходящие дела, личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в организации);

- дело  должно содержать не более  250 листов, при толщине не более  4 см. В случае превышения вышеназванного  количества листов дело разбивается на тома;

- внутри  дела документы располагаются  в хронологическом порядке и  последовательности освещения определенных  вопросов;

- приложения  к документам, независимо от даты  их утверждения или составления,  присоединяются к документам, к  которым относятся.

Постановления (распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. При этом постановления  группируются отдельно от распоряжений по основной деятельности. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу. Распоряжения по личному составу группируются отдельно от распоряжений по административно-хозяйственным вопросам.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные постановлением или распоряжением, являются приложениям  к ним и группируются вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Утвержденные  планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные  списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Личные  дела. Документы в них располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются  в них по алфавиту.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется  в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года.

Завершенные в делопроизводстве дела в течение пяти последующих лет  хранятся на скоросшивателях, а затем должны быть подготовлены к передаче на постоянное хранение в соответствующие архивные учреждения.

Подготовка документов к передаче предусматривает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей на оформленные  дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Одна  из самых важных задач документационного  обеспечения управления – организация  хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.

Разработанная и оформленная в соответствии с установленными правилами номенклатура дел позволяет не только грамотно сформировать дела, но и во многом определяет порядок их оперативного хранения и использования в делопроизводстве, а также подготовки дел к передаче в архив организации для дальнейшего, уже архивного хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список источников и литературы

 

1. Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 № 15-ФЗ).