Оглавление 

Введение 

      Современный менеджмент определяет, что основные функции аппарата управления предприятием – планирование, организация, мотивация и контроль, а основное содержание управленческой деятельности – принятие решений.

      Руководитель  обязан принимать решения по оперативному управлению работой предприятия, его  структурных подразделений и  отдельных работников, а также  контролировать исполнение этих решений.

      Управленческие  решения принимают на основе анализа  информации, отражающей как процессы, происходящие внутри самого предприятия, так и состояние внешней среды, в которой функционирует предприятие. Принятые руководителем решения также включаются в управленческие информационные потоки и таким образом передаются в структурные подразделения и отдельным должностным лицам.

      Поэтому одна из важных задач, которая должна быть решена в системе управления предприятием, - создание высокоэффективного механизма сбора, обработки, передачи, использования и хранения информации.

      Информация, которую используют в управленческой деятельности, в основном представлена в виде документов. Документ возникает в результате записи информации или, иначе – документирования информации.

      Правильно созданный документ позволяет сохранить  достоверную информацию о деловой активности, обладает юридической силой и может быть использован для защиты законных интересов предприятия и его работников. Поэтому управленческую деятельность необходимо обязательно документировать.

      Документирование  заключается в фиксации необходимой при подготовке, принятии и исполнении управленческих решений информации в соответствии с установленными на предприятии порядком и правилами.

Раздел 1 Документирование управленческой деятельности

Понятие «информация», «документ». Связь информации и документа. Материальные носители информации. Роль документа в системе управления.

      Информация  – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы. Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» понятие «информация» определяется как сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления.

      Документ же в свою очередь является результатом документирования и определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

      Для создания документов используются различные  материальные объекты (бумага, магнитные  и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом:

1. бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процессов - термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.),

2. микроносители визуальной информации,

3. звуконосители,
4. видеоносители,
5. магнитные носители,
6. перфоносители магнитные для записи кодированной информации.

      Имеют значительное преимущество, перед бумажными электронные носители, по объёму и удельной стоимости. Удобны для хранения и предоставления оперативной, в удобном потребителю виде информации. В настоящее время электронные носители активно вытесняют бумажные. Минусом их является то, что для считывания информации для каждого типа и формата носителя необходимо соответствующее ему устройство считывания.

      Документы являются ценным информационным ресурсом предприятия. В них формулируются  управленческие воздействия по вопросам стратегического планирования и оперативного управления работой предприятия, его структурных подразделений и отдельных работников. Посредством документов решения руководства доводят до сведения исполнителей, а также контролируют исполнение этих решений. Документы содержат свидетельства деловой активности предприятия и его должностных лиц, доказательства выполнения ими юридических обязательств и должностных обязанностей.

      Для того чтобы документы эффективно и  в полном объеме выполняли свое назначение, на любом предприятии должны быть регламентированы правила:

• документирования (создания документов);
• организации документооборота (движения документов);
• использования и хранения документов.

      Разработка  этих правил традиционно входит в обязанности службы делопроизводства или документационного обеспечения управления предприятия.

Раздел 2 Организация  работы с документами

Понятие службы документационного обеспечения  управления (ДОУ). Цели, задачи и основные функции службы ДОУ. Должностной и численный состав службы ДОУ. Типовые организационные структуры службы ДОУ.

      В современных условиях, когда работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции  службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

      К основным задачам службы ДОУ можно  отнести следующие, а именно:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота;
• унификация форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
• внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

      В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

      К технологическим функциям следует  отнести:

• осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• ведение информационно-справочной работы по документам организации;
• машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
• копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
• разработка и проектирование бланков документов;
• подготовка документов к отправке.

      Среди организационных функций службы ДОУ выделяется:

• подготовка к докладу руководству поступающих документов;
• организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
• регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
• организация хранения документов в структурных подразделениях;
• организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
• повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;
• организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
• организация делопроизводства по обращениям граждан;
• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

      К контрольным функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);
• контроль за сроками исполнения документов;
• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

      Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

• разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

      Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

      Расчет  численности делопроизводственного  персонала проводится через определение  затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время можно применять следующие нормативные документы по труду:

• нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23;
• межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72;
• нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152;
• укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57.

Для расчета необходимой численности сотрудников службы ДОУ могут применяться следующие виды нормативов:

• норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях;
• норма выработки – это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях;
• норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель;
• норма обслуживания – это необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях (норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания);
• норма времени обслуживания – это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).