Документирование управленческой деятельности

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

АЛЬМЕТЬЕВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  НЕФТЯНОЙ ИНСТИТУТ

 

 

 

 

 

 

Кафедра «Экономика предприятия»

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По курсу : «Документирование  управленческой деятельности»

 

 

 

 

 

Вариант 0

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил Студент гр 48-72В

Зарбиев Э.

Проверил: Нурыахметова С.М

 

 

 

 

 

 

 

 

Альметьевск 2012 г.

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Письмо-предложение………………………………………………………3
2. Гарантийное письмо……………………………………………………….7
3. Приказ………………………………………………………………………9
4. Протокол…………………………………………………………………..12
5. История делопроизводства на Руси……………………………………..15
6. Работы с письмами и обращениями граждан …………………………..19

Список использованной литературы………………………………………..23

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ПИСЬМО – ПРЕДЛОЖЕНИЕ

 

Письма-предложения (оферты) имеют целью сделать адресату официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции с указанием конкретных условий сделки.

 Предложение может  быть направлено по инициативе  продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложения такого типа аналогичны договору о купле-продаже, имеют юридическую силу и подлежат обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.

Предложение может быть твердым и свободным.

 Если предложение  на определенный товар делается  только одному покупателю и  указывается срок, в течение которого  продавец считает себя связанным  условиями предложения, то оно  считается твердым. Срок действенности  предложения - необходимый реквизит  твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Неполучение ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения.

 Если предложение  делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным.

 Отличительная особенность  оферты - исключительная конкретность  и точность в изложении условий  предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции,  ее количества, порядка расчетов и т. п.). Эта особенность и определяет саму структуру и стиль письма-оферты.

В заголовке к тексту письма употребляются стандартные  выражения:

О предложении на поставку...

О поставке...

и т. п.

Важным является и  выбор наиболее удачной формы  предложения. Наименее эффективным на практике оказывается вариант письменного обращения, начинающийся со слов «Предлагаю (предлагаем)...». Более правильным считается сделать небольшой комплимент адресату - сослаться на его безупречную репутацию, поблагодарить за проявленный интерес к вашему предложению. Поэтому начинать такое письмо следует с использованием формулировок:

Учитывая безупречную  репутацию фирмы...

Принимая во внимание многолетнее и взаимовыгодное сотрудничество ...

Подтверждаем с благодарностью получение Вашего запроса и сообщаем...

В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора) мы можем (могли  бы) отправить Вам...

Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный  Вашим предприятием...

 и т. п

В тексте письма-оферты, как правило, используют следующие формулировки:

описание предложения 

Предлагаю (предлагаем)...

...Вашему вниманию...

...на Ваше рассмотрение...

Имеем честь предложить...

...Вашему предприятию...

...вниманию Вашего  руководства...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью предлагаем Вам осуществить поставку...

В счет взаимных поставок на текущий год предлагаем Вам  дополнительно приобрести у нашего предприятия...

Исходя из результатов  предварительных переговоров, мы могли  бы предложить Вам...

Принимая во внимание особые обстоятельства, мы можем предложить Вашему предприятию осуществить  допоставку продукции на следующих  условиях...

и т. п.

описание количества, качества продукции (товара, услуги)

Предлагается...

...следующая продукция...

...следующие услуги...

....следующие товары...

...в количестве, соответствующем...

Речь идет о товаре обычного торгового качества...

 Качество услуг  подтверждается прилагаемым к  письму сертификатом...

 Указанная продукция  по своему качеству относится к категории...

и т. п.

cтоимость и сроки  поставки 

Товар будет отгружен в течение января с. г.

Срок поставки: в заявленные в Вашем запросе сроки 

Срок поставки: по договоренности

Срок поставки: 2 месяца со дня получения заказа

Вы получите заказанную продукцию в течение ... дней с момента...

Цена товара составляет ... руб. за единицу...

Цена услуги определена с учетом...

Цена продукции равняется ... руб. за единицу и сформирована с учетом...

Оплата осуществляется в соответствии с ранее установленным порядком расчетов между...

Поскольку оферта предполагает получение ответа, то в заключительной её части часто используются следующие  стандартные выражения:

Настоящее предложение  действительно до..

 Указанное предложение  сохраняет свою силу до...

 Это предложение  действует в течение ... с момента...

 Предложение действительно  вплоть до полной продажи всего  наличествующего товара...

 Предложение действительно  в том случае, если до получения  Вашего ответа товар все еще  не будет продан...

 Предложение действительно  при условии получения от Вас  акцепта (подтверждения) в течение  ... дней со дня получения Вами  настоящего письма...

 Предложение будет  действовать до момента получения  нами Вашего ответа...

Письмо-предложение может  быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо-предложение оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами  письма-предложения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе. Образец письма – предложения представлен в приложении 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

 

Гарантийное письмо предназначено  для предоставления адресату письменных гарантий с подтверждением обещаний или условий, намерений или действий отправителя, так или иначе связанных  с интересами адресата.

Гарантийное письмо может быть адресовано организации или физическому лицу. Само слово "гарантия" может не фигурировать в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантии. В гарантийном письме в гарантироваться могут, например, оплата за выполненную работу, сроки ее выполнения работ, качество выполнения работ, качество поставляемого товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Чаще всего такие гарантии требуются, если одна из сторон не уверена в том, что определенные договоренности будут выполнены.  Эти пункты могут составить содержание всего письма или быть его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера, т.е договорам и дополнительным соглашениям.

Чаще всего гарантийные  письма предоставляются для подтверждения  факта оплаты. В этом случае обязательным является указание ссылки на номера договора или счета, согласно которым должна быть произведена оплата. В тоже время гарантийное письмо может быть документом и для третьих лиц. Например при регистрации юридического лица, достаточно гарантийного письма на предоставление юридического адреса, так как заключение договора аренды офиса не возможно. Так же гарантийное письмо может быть принято и банком, как обеспечение кредита. Письмо в этом случае будет подтверждением того, что адресат получит необходимую сумму для его погашения.

Гарантийное письмо отличает ясность, точность и однозначность  формулировок - поскольку в нем  идет речь о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, а иногда и полная процедура, которая будет произведена.

Гарантийные  письма могут  начинаться с изложения сути предоставляемых  адресату гарантий, к примеру: "Настоящим письмом гарантируем...". В иных случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату определенные гарантии. В этом варианте соответствующее заявление формулируется в заключительной части, например: "Оплату гарантирую" или "Своевременную и полную оплату гарантируем".

Характерной чертой данного  вида письма является наличие наряду с подписью автора (чаще, директора  организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные денежные вопросы. В случае, если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. д., то в письме обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.

К характерным  фразам гарантийного письма можно отнести  следующие:

Гарантируем...

Гарантируем, что...

Компания "Партнер" гарантирует...

Подтверждаем, что произведем оплату

Просим выслать в  наш адрес наложенным платежом ...

Оплату в срок .... гарантируем...

Настоящим гарантируем...

Правила оформления гарантийного письма соответствуют общим правилам оформления деловых писем и представлено в приложении 2.

 

 

 

 

 

3. ПРИКАЗ

 

Приказ  – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности. Пример приказа представлен в приложении 3.

Приказы по основной деятельности  издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении  структуры и штатов, в целях  утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др. Приказы по личному составу  (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны использоваться только вышеперечисленные унифицированные формы.

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых  реквизитов и указанием на верхнем  поле документа справа – "Проект". Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

В приказах текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю").

Текст приказа состоит  из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Преамбула может начинаться словами "В целях", "Во исполнение" и т.д.