Документоведение

Под началом канцлера и подканцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки, переводчики («толмачи») [13].

В Московском княжестве первоначально термин «делопроизводство» появляется в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово «дело» как «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые в таком понимании слово «дело» зафиксировано в документах 1584 г.

В истории выделяют три периода развития делопроизводства: приказное делопроизводство, коллежское и исполнительное (министерское).

Приказное делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы - центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского Управления, и приказные избы - органы государственного Управления на местах.

В наследство от тех времен приказного делопроизводства мы получили слово «волокита»: документы, подклеенные в столбцы длиной до 80 м, наматывались на палочки в свитки, и при чтении ленты бумаги волочились. Отсюда и родилось понятие «волокита», обозначающее слишком долгое решение вопроса.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным, в основном это были грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные.

Процедура подготовки документов включала следующие этапы: поступление документа на рассмотрение; подготовка дела к «докладу»; рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.

При поступлении  документа на нем проставлялась  дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки», т.е. начать рассмотрение дела. Решение по делу принималось после его обсуждения.

В результате после  вынесения решения подьячий составлял  «черное письмо» (черновик документа), дьяк «чернил» его (исправлял), а младший  подьячий - «белил» (писал начисто), подьячий сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью - «справой», а затем ставилась «припись» дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.

Таким образом, в период приказного делопроизводства впервые создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

Коллежское  делопроизводство пришло на смену приказному. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство более прогрессивно, чем приказное.

По указу  Петра I в 1721 г. была учреждена школа для обучения «подьячих их делу». В этот период применялись упорядоченные системы регистрации документов, закладывались основы организации учета и хранения документов; тогда же впервые появился термин «архив», изменилась и форма документа, столбец был заменен тетрадью. Она представляла собой лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались, и затем составлялись книги.

27 февраля 1720 г. Петром I был утвержден Генеральный  регламент государственных коллегий, которым вводилась система делопроизводства, получившая название «коллежская». Изданием Генерального регламента закреплялось самостоятельное подразделение, ответственное за делопроизводственную деятельность, - канцелярия. Центральной фигурой канцелярии становился секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание их на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Секретарь петровской эпохи был обязан хорошо знать законы, иметь образование, разбираться в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей. Однако, развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Исполнительное (министерское) делопроизводство сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс Четкого разграничения функций органов исполнительной власти, заменило коллегиальность единоначалием. Исполнительное делопроизводство отличалось четкой организацией и регламентацией, надлежащим учетом документов, что было шагом вперед по сравнению с делопроизводством в Великом Княжестве Литовском. В то же время исполнительное делопроизводство характеризовалось необычным бюрократизмом, волокитой и злоупотреблениями чиновников. Решение многих дел при этой системе растягивалось на недели и даже месяцы.

Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась его полная регламентация  законодательными актами. В первой половине XIX в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г. В делопроизводстве стали применять бланки документов, что ускорило процесс изготовления последних [11].

Список используемой литературы и источников

1. Бардаев Э.А. Документоведение: учебник для студ. высш. учеб. заведений / Э. А. Бардаев, В. Б. Кравченко. М.: Издательский центр «Академия», 2008. – 304 с.
2. Делопроизводство: учеб.-практич. руководство /Э.Н.Давыдова, А.Е.Рыбаков. – 9-е изд. – Мн.: ТетраСистемс, 2005. – 288 с.
3. Делопроизводство: учебный справочник/ И.В.Гваева, С.В.Собалевский. – Минск: ТетраСистемс, 2011. – 224 с.
4. Крылова И.Ю. Документоведение управленческой деятельности: Учеб. пособие.  — СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2005. – 240 с.
5. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – 7-е изд., стер. – К.: Знання, 2006. – 459 с.
6. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков. - М.: ACT: Восток-Запад, 2006. – 427, [5] с.
7. Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы делопроизводства // Pravo.by [Электронный ресурс] / Нац. правовой интернет-портал Респ. Беларусь. – Минск, 2012.
8. Организация работы с документами: учебник/ в.а. Кудряев и др. – М.: инфра-м, 1999. – 575 с.
9. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. – Изд. 2-е, перераб. и доп. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2005, – 304 с.
10. Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / В.В.Паневчик, В.В.Акулич, С.В. Некраха / под ред. В.В.Паневчика. – Минск: БГЭУ, 2008. – 318 с.
11. Пешкова, Г.Д. Секретарское дело. - Минск: Вышэйшая школа, 2010. – 2-е изд., испр. - 318 с. 
12. Разнодорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 304 с.
13. Рыбаков  А.Е.  Печать:  порядок  изготовления,  использования,  хранения  //  Архивы  и делопроизводство. 2003. № 2. С. 18 – 25.