Документы и их функции

 

Департамент образования г. Москвы

Государственного  образовательного учреждения

Среднего  профессионального образования

Колледж Малого Бизнеса №4 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат

по теме: «Документы и их функции». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Выполнила

Студентка гр. ТС-11

Козловцева  Татьяна Сергеевна 
 

Москва

2011 

Введение.

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия  создается множество разнообразных  по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для  реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы – системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с  документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации  важно основание – признак  или признаки, в соответствии с  которыми объекты классификации  разбиваются на классы.

Цель данной работы – определить понятие документа, виды и функции документов.  

Понятие документа.

Управленческая  деятельность находит свое отображение  в документах, с помощью которых  осуществляются различные функции: материально-техническое обеспечение, ценообразование, организационно-распорядительные и др.

Документ – это деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо; это то, что официально удостоверяет личность предъявителя; это письменное свидетельство о чем-либо.

С научной точки  зрения, документ – это способ закрепления  разными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной реальности и умственной деятельности человека.

В русский язык слово "документ" пришло во времена  Петра I и первоначально имело  значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы".

Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную.  
 
 
 

Функции документов.

Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная. Специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.  

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

1. Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.

2. Функции, обеспечивающие процесс управления

3. Функции, носящие культурно-исторический характер. 

Общие функции документа:

1. Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

2.  Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,

3.  Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства. 

Специальные функции документа:

1. Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

2. Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

3. Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

4. Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

5. Историческая — документ является историческим источником. 
 
 
 
 

Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.  

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

1. ретроспективную (относящуюся к прошлому);

   2.  оперативную (текущую);

   3.  перспективную (относящуюся к будущему)  

Информационная  ёмкость.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная  ёмкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная  функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

Можно выделить две категории документов, в которых  ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы,  ориентированные в одном направлении  (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2) документы  двустороннего действия (деловая  и личная переписка, договорные  документы и т.д.).  

Культурная  функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).  

Управленческая  функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.  

Правовая  функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений.

Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы  и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории  относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.  

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.  

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации. 
 

Вывод. 

Документ, как  носитель информации, выступает в  качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.