Формуляр документа

23

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ЧЕЛЯБИНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ»

Институт заочного обучения

Контрольная  работа

по дисциплине: Документоведение

Тема: Формуляр документа

Выполнила студентка:

гр. ДОУ 802/Фш-07 2 курса ИЗО

Р.А.Е  

Проверила:              

Челябинск 2008

Содержание

I. Введение ………………………………………………………………………. 3

II. Формуляр документа ………………………………………………………… 4

    2.1. Понятие – формуляр ……………………………………………………... 4

    2.2. Формуляр-образец ……………………………………………………….. 4

    2.3. Реквизиты документа ……………………………………………………. 6

    2.4. Требования к оформлению реквизитов документов …………………... 9

    2.5. Виды бланков документов организации ……………………………….20

III. Заключение………………………………………………………………….. 22

IV. Приложение …………………………………………………………………23

V. Список используемой литературы ……………….………………………... 24

I. Введение

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверительное лицо. Хороший секретарь по существу остается таковым и сейчас. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала именно как должность личного секретаря императора, и в Толковом словаре В. Даль определяет: «статс-секретарь, доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения и в законодательных актах этого периода очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности. В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством», а в словаре С.И. Ожигова – «работник, ведающий деловой перепиской, текущими делами отдельного лица или учреждения». Таким образом, в определениях на первый план выдвигается работа с документами. Кроме того, в них подчеркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение.

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре-референте (секретаре-помощнике, секретаре), берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Особо важную роль в работе секретаря играет правильность оформления всех документов необходимых в работе.

II.Формуляр документа

2.1. Понятие – формуляр

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называется «элемент официального документа»[1].

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д. – это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

2.2. Формуляр-образец

Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов. Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась у нас в стране в 1960-е годы.

В 1965 – 1975 г.г. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и д.р.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название «формуляров-образцов».

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Согласно ГОСТа Р 6.30-2003 документы изготавливаются на бланках. Устанавливают два стандартных формата, бланков документов – А4 (210 х 297 мм.) и А5 (148 х 210 мм.). каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм. – левое;

10 мм. – правое;

20 мм. – верхнее;

20 мм. – нижнее.

На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом.

Правила составления и оформления служебных документов изложены в Российском стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 УСОРД «Требования к оформлению документов». Он распространяется «на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированное системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее – документы) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственно власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправлении;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности».

Таким образом, стандарт распространяется на любые, как государственные, так и негосударственные организации.

2.3. Реквизиты документа

В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита, и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаге. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Таким образом, в стандарте перечислено 30 реквизитов. Но все реквизиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, вид документа и справочные данные об организации; гриф утверждения и адресат. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных частей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.) можно грамотно оформить любой документ.

Сейчас все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании компьютерной техники бланк может быть введен в память компьютера, и распечатываться при необходимости.

Однако бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов РФ могут быть изготовлены только полиграфическим способом. ГОСТ Р 6.30-2003 содержит как общие требования к бланкам документов, так и специальный раздел с требованиями к изготовлению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

Изготавливать бланки лучше на белой бумаге, но допускается и бумага светлых тонов.

Можно проектировать бланки с угловым или продольным (приложение № 1) расположением реквизитов.

В организации обычно применяются два вида бланков – для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но если есть потребность, то можно иметь и бланки конкретных видов документов (например, приказа, акта и т.д.).

Руководители могут иметь должностной бланк.

Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов.

Максимальный набор реквизитов:

2.4. Требования к оформлению реквизитов документов.