Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение  фактов, послуживших причиной ее составления, вторая – выводы, мнения составителя – организации или должностного лица.

     4. Письмо

 

     Письмо  – обобщенное название различных  по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения  учреждениями, частными лицами, позволяет  сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

     Письмо  используют в том случае, когда  невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

     Существует  много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

     Письма  оформляют на специальных бланках  для писем формата А4 и А5, в  зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его  оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1, 5 или 1 интервал). Название вида документа – письмо – не пишут.

     Применение  бланков с продольным расположением  реквизитов для оформления писем  не рекомендуется.

     Письма  могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

     Реквизит  «Адресат» оформляют с 4-го положения  табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организациям или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.

     При направлении конкретному должностному лицу наименование организации пишут  в именительном падеже, название должности, фамилию, имя и отчество – в дательном.

     Если  письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности указывают наименование предприятия.

     В реквизит «Адресат» может входить  и почтовый адрес организации.

     При отправлении письма частному лицу вначале  пишут адрес, фамилию, инициалы (или  имя, отчество полностью).

     Элементы  реквизита «Адресат» отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

     Адресуя письмо нескольким получателям, адрес  основной организации пишут первым, затем указывают остальные. Если документ, направляют более чем в  четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

     Письмо  может быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают  обобщенно.

     Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

     Письмо  освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они  взаимосвязаны.

     Факт, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

     Текст письма состоит из вводной и основной частей.

     Во  вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления  письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.

     В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ  и т.д. Письмо может состоять только из основной части (например: просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).

     Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

     Текст, как правило, излагается: от третьего лица единственного числа – «Организация сообщает…», от третьего лица множественного числа – «Администрация  и  сотрудники  УСЗН приглашают…», от первого лица единственного лица – «Прошу…», от первого лица множественного числа – «Просим…».

     Письмо  оформляют в двух экземплярах (факс – в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй - направляют в дело.

     К тексту письма могут прилагаться  документы. В этом случае после текста (через 1, 5-2 интервала) пишут слово  Приложение (от начального поля, с большой  буквы).

     Текст приложения пишут столбиком, через 1 интервал. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, отделяя друг от друга двумя интервалами.

     Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными  должностными лицами. Визы проставляют  на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается на предприятии. Виза состоит следующих элементов: название должности (от поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка подписи (инициалы, фамилия – 2-е положение табулятора или печатных 16 печатных знаков от левого поля), дата (от левого поля). Элементы визы отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

     На  входящих письмах ставят отметку  о поступлении в организацию  и резолюцию руководителя.

     Отметка о поступлении документа в  организацию состоит из следующих элементов: дата поступления, порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углу документа.

     Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения  и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько, их перечисляют. Ответственным за исполнение считается то, чья фамилия указана первой. Резолюцию пишут между реквизитами «Адресат» и «Текст» или на любом свободном месте лицевой стороны документа.

     Письма  подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит «Подпись» имеет следующие элементы: наименование должности, подписывающего документ, подпись, Ф.И.О.

     При подписании письма несколькими должностными лицами, подпись располагают друг под другом в соответствие с занимаемой должностью.

     Существует  много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые  содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

     5. Справка

 

     Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

     Справки бывают двух видов:

     1. Справки, описывающие и подтверждающие  факты или события в производственной  деятельность организации.

     Справки составляют по указанию вышестоящей  организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит их двух частей.

     В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к  написанию, во второй – приводятся конкретные данные.

     Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной  записки.

     В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки  может содержать период времени  или дату, на которые прилагаются сведения, приведенные в документе.

     Справка должна объективно отражать состояние  дел, поэтому ее составление требует  тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться  таблицы.

     Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает и главный бухгалтер учреждения.

     Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние – на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами.

     Датой справки является дата ее подписания.

     Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

     2. Справки, удостоверяющие юридические  факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

     Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста. Текст документа начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется.

     Переменные  и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму  справки от руки или на пишущей  машине.

     В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится». Текст заверяют подписью и печатью.

7. Телеграмма

 

     Телеграмма  – документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более  медленный способ замедлит исполнение.

     Телеграммы  могут быть посланы с несколькими  текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.

     Телеграмму  строят из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую часть (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

     Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:

     - отметку о категории или особом  виде телеграммы (при необходимости);

     - адресат;

     - текст;

     - фамилию должностного лица, подписавшего  телеграмму (сокращенное или условное, если они неизвестны адресату).

     Вторая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:

     - наименование организации-отправителя  телеграммы (с указанием адреса);

     - подпись лица, от имени которого  телеграмма исходит (указание  должности);

     - печать;

     - дата.

     По  срочности доставки адресату телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах категорию не указывают.

     При указании адреса в телеграммах, как  правило, пишут сокращенный (телеграфный) адрес получателя. Если ранее он не был известен, тока в первый раз адрес указывается полностью. Может быть указано условное наименование адресата, зарегистрированное предприятием связи.

     Союзы, предлоги, местоимения и знаки  препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка), зпт (запятая), двтч (двоеточие), квч (кавычки). Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение – НР).

     Тест  ответных телеграмм надо начинать с  индекса (номера) документа, на который  дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы. Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.

     Цифровые  данные, в том числе, даты, в тексте часто указывают словами, чтобы  избежать искажений при передаче.

     Обязательно заверяют печатью организации или  специальной печатью «Для телеграмм».

     Телеграммы  подписываются руководителем организации  или его заместителями (по принадлежности вопроса).