Информация и документы. Информационные продукты и услуги

Совокупность  работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации  в них движения документов характеризует  термин "Делопроизводство".

Классификация документов

Документы различают:

• По назначению - организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение), информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка)
• По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
• По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
• По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
• По способу представления — электронный, на бумажных носителях
• По месту издания — внутренние, внешние
• По направлению отправки — входящие, исходящие
• По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
• По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
• По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки  документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Для автоматизации  обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементов деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Функции документов

Документы могут  выполнять следующие функции, которые  условно принято разделять на три блока:

• Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.
• Функции, обеспечивающие процесс управления
• Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции  документа:

• Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
• Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,
• Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции  документа:

• Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
• Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
• Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
• Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
• Историческая — документ является историческим источником.

 

Технотро́нный докуме́нт — документ, созданный и (или) читаемый при помощи применения особых устройств и приспособлений.

К технотронным дотументам относятся -кино, -фото, -фоно, видеодокументы, электронные документы, выполненые любым способом и любым способом закрепляющие информацию. Определение было предложенно в конце прошлого века профессурой Историко-архивного института и в настоящее время используется, прежде всего, в области архивоведения и источниковедения. 

Электро́нный докуме́нт —

• Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.
• Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.^[1]
• Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.^[2]
• Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, электронно-графической подписью или иным аналогом собственноручной подписи.^[3]

Юридическую значимость электронному документу придаёт  электронная цифровая подпись, которая  на территории Российской Федерации  равнозначна собственноручной подписи  в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих  условий:^[4]

1. сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа;
2. при наличии доказательств, определяющих момент подписания;
3. подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
4. электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

ODF и OOXML

В мире существует сейчас только один зрелый стандарт на формат электронного документа —  это ODF, который в 2006 г. принят под  № ISO 26300.

ODF – это формат  хранения документов изначально  создан в 1999 г. как открытая  и свободная альтернатива закрытым  форматам и с соблюдением всех  процедур и формальностей, в  2006 г. формат был принят как  международный стандарт.

Полное описание формата занимает 738 страниц.

На сегодня, формат ODF не зависит ни от конкретной компании, ни от конкретного приложения. Формат доступен для чтения и записи всем без каких-либо ограничений, связанных с лицензиями или патентами.

Такой подход даёт ODF ряд существенных преимуществ. Разработка формата некоммерческой организацией гарантирует обратную совместимость. Формат поддерживается уже более  чем в 30 пакетах, работающих не только под Windows, но и под Linux.

Наряду с этим, компания Microsoft затратила колоссальные усилия и средства на продвижения своего формата OOXML. Его описание занимает 6 546 страниц, и, при этом, является не полным. Однако даже сама Microsoft не смогла реализовать данный формат. Процесс принятия данного формата в ISO сопровождался громкими международными скандалами. Однако, 1 апреля 2008 года, в международный день дурака, объявлено о принятии спецификации MS OOXML как стандарта ISO/IEC DIS 29500. И, юмор в том, что это не шутка! Следует отметить, что реализация MS OOXML грозит судебным иском со стороны компании Microsoft, если разработчик использовал спецификацию не полно или не корректно, и принятая в спешке спецификация MS OOXML содержит более 300 (!) нерешённых проблем технического характера.

Напротив, в России в настоящее время заканчиваются  работы по принятию ODF в качестве ГОСТа. Принимая его государство преследует цель предоставить бизнесу и гражданам возможность использовать электронные документы без отчислений третьим фирмам, сократить риски потери документов за счёт гарантии обратной совместимости.

Некоторые предприятия  регламентируют для внутреннего  обращения правила форматирования электронного документа.

В отличие от электронной копии страницы, отсканированной  или посланной на принтер, в электронном  документе отсутствуют поля и  связано это с тем, что по правилам этикета работа по форматированию сводится к минимуму. Зачастую документы в  организацию принимаются только в таком виде.

Например размер копии листа А4 без полей с  текстовой информацией должен быть равен 3200x2200 пикселей.

По сравнению  с другими документами, электронный  документ имеет ряд следующих  преимуществ:

• Даёт возможность поиска по ключевым словам.
• Не изнашивается с течением времени.
• Может содержать URL-ссылки, выпадающие подсказки и множество других информационных дополнений.
• Электронный документ легче использовать в системах автоматизации процессов.
• Меньше трудоёмкость редактирования, тиражирования, перевода и множество других функциональных усовершенствований.

 

Информационные  продукты и услуги

Информационный  продукт – это документированная информация, подготовленная в

соответствии с  потребностями пользователей и  представленная в форме товара.

Основные особенности  информационного продукта, отличающие его от других товаров:

1) Информация не  исчезает при потреблении, а  может быть использована многократно.

Информационный продукт  сохраняет содержащуюся в нем  информацию, независимо

от того, сколько  раз она была использована.

2) Информационный  продукт со временем подвергается  моральному износу,

заключающемся в  потере актуальности и появлении  более новых копий.