Использование технических средств в делопроизводстве

Папки документов предназначены для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.

Информационная модель предусматривает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты.

Использование электронной почты

В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которым может понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям.

Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

Для каждого пользователя создается почтовый ящик. Передачу сообщений между почтовыми ящиками внутри локальной сети осуществляет программный модуль-марштуризатор. Но пользователи должны иметь возможность не только работать с электронной почтой в пределах интрасети, но и обмениваться сообщениями через Internet.

Итак, электронная почта выполняет следующие функции:

• обмен сообщениями между пользователями;

• обмен документами между пользователями;

• обмен данными между приложениями;

• оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

Система корпоративного электронного архива

Но внедрение мощных системы управления электронными документами не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных корпораций. Решением может стать использование технологии построения корпоративного электронного архива.

В рамках отрасли или корпорации речь идет даже не о традиционной автоматизации каталогов библиотек, а о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания/наполнения супербанка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития. Однако, если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно, как следствие появления дешевых носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, новые информационные технологии индексирования сверхбольших массивов данных, наметилось направление внедрения средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие массивы информации.

Общую идею можно обрисовать следующим образом. Организуется развертывание высокопроизводительной сети, включающей графические рабочие станции и мощные серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества, используются промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск информации большого объема. Данные, необходимые для поиска документов, хранятся в высокопроизводительной и отказоустойчивой системе памяти, а графические образы документов – в виде изображений на носителях, характеризуемых длительным временем хранения и дешевизной. Специфическая черта корпоративного электронного архива – обеспечение полнотекстового поиска. Построение и поддержка системы атрибутивного поиска, характерного для систем управления документооборотом, оказывается неприемлемым вследствие временных и стоимостных ограничений.

Программным ядром корпоративного электронного архива по праву можно считать технологии индексирования и поиска. Первое направление, именуемое также корпоративным электронным архивом, относится к классу традиционных информационно-поисковых систем, основанных на атрибутном поиске структурированных данных. Альтернативное направление электронного архивирования базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстно-независимое индексирование, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.

Как уже отмечалось, все данные в системе могут находиться в двух видах: поисковый образ и образ собственно документа. Из-за высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его целостности, он должен храниться в высокоскоростных отказоустойчивых системах хранения, например RAID-массивах.

Для хранения образа документов использование магнитных дисковых носителей не представляется возможным вследствие их высокой стоимости. С учетом того, что большинство архивных документов, практически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее в работе: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-ROM.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Внедрении автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации,  а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов».

2. В. И, Максимович, Г.Ю. Берестова, Секретарское дело № 4/ 2003 «Принципы автоматизации делопроизводства» стр. 24-26.

3. В.Э. Баласанян, Секретарское дело № 2/ 2002 « Использование электронной почты» стр. 46-49.

4. Г.А. Серова, Секретарское дело № 2/ 2002 « Применение компьютерных технологий» стр. 52-61.

5. Л.А.Сысоева, Секретарское дело № 2/ 2002 «Работа с программой Microsoft Word» стр. 61-66.

6. Л.А.Сысоева, Секретарское дело № 3/ 2002 «Работа с программой Microsoft Excel» стр. 35-42.

7. Л.А.Сысоева, Секретарское дело № 3/ 2003 «Справочно-поисковая система (СПС) Консультант Плюс» стр.50-57.

8. www.allbest.ru, www.peferat.ru.

1.                  Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1988 г. № 129-ФЗ.

2.                  Федеральный Закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» № 128-ФЗ от 8 августа 2001 г.

3.                  Федеральный Закон «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.

4.                  ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – Введ. 23.01.1988. – М. : Изд-во стандартов, 1988.

5.                  Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. – М. : Научная книга, 1988.-179 с.

6.                  Кузнецова, А.П. Машинопись: практич. Пособие / А.П. Кузнецова, Р.Н. Вангенгейм. – М.: Высшая школа, 1999. – 224 с.

7.                  Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство : учеб. курс / Н.В. Макарова, Ю.Н. Николайчук, Ю.Ф. Титова. – СПб. : Нева, 2003.

8.                  Павленко В.В. Документирование управления персоналом : учеб. пособие / В.В. Павленко, А.В. Охотников, Л.П. Горячева. – Ростов н/Д, 2003. – 92 с.

9.                  Петров М.Н. Эффективная работа. М.Н. Петров. – М. ; СПб.: Питер, 2004.-848 с.

10.             Стенюков, М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению / М.В. Стенюков. – М.: «Приор издат», 2003. – 144 с.

11.             Афанасьева В.Г., Белов А.Н., Горфан К.Г. Управление исследованиями, разработками и внедрением новой техники. М., 1999.

12.             Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии. М., 2003.

13.             Белов А.Н. Совершенствование документооборота в научной организации. М., 1984.

14.             Белов А.Н. Повышение эффективности деятельности аппарата управления. М., 1980.

15.             Кирсанов М. Деловая переписка. М., 2003.

16.             Мингалев В.С., Ларин М.В. Специальные системы документирования.

17.             Организация делопроизводства. М., 1989.

18.             Панков В.В. Автоматизированная обработка учетной информации. М., 1989.

19.             Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. 8-е издание. М., 2002.

20.             Ришар К. Секреты учреждения (пер. с нем.). М., 1983.

21.             Делопроизводство [Документационное обеспечение управления]: / учебник / О.И.Замыцкова, М.И.Басаков. – Изд. 8-е – Ростов н/Д: Феникс, 2009.- 375, [1] с. – (Среднее профессиональное образование).

ПРИЛОЖЕНИЕ

Приложение 1

Приложение 2