История делопроизводства в России

    Организацией  и ведением делопроизводства занимались дьяки и подьячие, распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям.

      В приказной избе хранилась  государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на  столы, она  представляла собой  и канцелярию, и архив. Документы  размещались на столах или  на скамьях, особо ценные помещали  в сундуках-ларях, там же и  велась текущая работа и прием  посетителей.

    В делопроизводстве приказов использовалась очень интересная форма документа  – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги, вместе с этим зарождалась и начала применяться тетрадная форма. По мере необходимости тетради собирались вместе, переплетались и составлялись книги. В книгах велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

    Важным  признаком официального документа  являлся его формуляр. Это определялось наличием устойчивых информационных элементов  документа (реквизитов, языковых формул), расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

    В документах этого периода, большинство  реквизитов еще не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др., содержание документа составлял сплошной текст. В заключительной части документа  обозначалась дата ее составления и  место, где она была написана.

    В приказной период постепенно создается  система делопроизводства центральных  и местных учреждений, складывается штат, создаются устойчивые формы  документов и приемы их составления. Однако государство не принимало во внимание общие административные правила, поэтому не могло ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

    Отсутствие  в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков, для производства дел, правительство вынуждено было искать новые формы государственного устройства. Появляются  новые учреждения бюрократического типа и регламенты для них, точно определяющие состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

    Сенат стал первым законосовещательным органом  и органом надзора за правительственными учреждениями. В то время всего  было создано 12 коллегий. Каждая коллегия руководилась своим регламентом. После  чего законодательной основой реформы  стал « Генеральный регламент», который  ввел систему делопроизводства, которая  получило название « коллежское»  делопроизводство.

    С созданием Генерального регламента делопроизводство узаконивается. Делопроизводственная деятельность закрепляется за самостоятельным  подразделением-канцелярией. Были разработаны  вопросы о правильном ведении  регистрации документов, что обеспечивало сохранность документов, оперативное  ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением. Также были подробно проработаны вопросы документирования и движения дел ( документооборота).

    В коллежском делопроизводстве возникало  большое число новых документов, появились и новые названия документов, такие как векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкции и другие.

      В это время происходят большие  изменения в форме документов. Самостоятельными элементами формуляра  становятся дата документа и  наименование документа. Появляются ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и другие.

    С увеличением документооборота значительно  поднялся объем письменной работы у  канцелярских чиновников, что привело  к медлительности делопроизводства и волоките.

    Большое значение для организации делопроизводства имеет установленная «Учреждением для управления губерний» «иерархия  властей и мест», определившая порядок  отношений между собой высших центральных и местных учреждений. Этот иерархический порядок взаимоотношений  учреждений присутствует в некоторой  степени и в современном делопроизводстве.

    Начало  ХIХ века встретило новые реформы государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления – высшие и центральные учреждения и завершило формирование системы центральных и местных учреждений.

    Новая система управления – министерская, была основана на создании министерств  с управляющими министрами, что было необходимо для более низкой и  оперативной системы управления.

    В 1802 году были созданы первые министерства. Комитет министров стало высшим административным учреждением.

    Позже, в 1910 году, был создан Государственный  Совет – высшее законосовещательное  учреждение. Вместе с этим была проведена  реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняющая  функцию надзора за правительственным  аппаратом. «Общие учреждением министерств» принималось единообразие в систему  делопроизводства министерств, а именно: создание документов, архивное хранение, формы документов, по которым совершается  делопроизводство, движением документов и дел.

    Существенные  изменения в системе управления потерпели и формы документов. Появляются бланки учреждений с угловым  расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование структурных  подразделений, отражающие место подразделений  – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Также  включаются в состав реквизитов бланка дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ.

    Несмотря  на глобальные изменения в системе  управления,  жизнь требовала  более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Система министерского  делопроизводства оставалась громоздкой и неповоротливой, несмотря на использование  пишущих машинок. Появление телеграфа  и телефона воплотила в жизнь  новый вид переписки как телеграммы и телефонограммы.  Это был  поистине революционный переворот  в документировании деятельности учреждений.

    Октябрьская революция 1917 года привела к слому  старого государственного аппарата, что кардинально изменило строй: высшим органом государственной  власти стал Всероссийский Съезд  Советов. Для управления страной  образовано первое советское правительство  – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы  первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).

      Отстранение от власти бывших  помещиков, дворян, представителей  купечества было закреплено декретом  ВЦИК и СНК РСФСР. Для работы  в советских учреждениях были  привлечены солдаты, рабочие,  не имеющие специального образования,  что привело к понижению уровня  документационного обеспечения  управления. В 1917 году СНК издает  декрет « О порядке утверждения  и опубликовании законов». В 1918 году было принято постановление  СНК для оформления административных  документов, «О форме бланков  государственных учреждений». В  этом постановлении перечислялись  обязательные реквизиты бланка  документов, что привело к упрощению  и рационализации делопроизводства.

    В 1926 году был создан Государственный  институт техники управления (ИТУ) в  котором велись перспективные разработки проблем делопроизводства. Проект «Общих правил документации и документооборота»  был подготовлен ИТУ и издан 1931 году. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых единых для всех учреждений. В этих правилах определялись функции работников, их обязанности и содержание работ.

    Несмотря  на разнообразия видов и форм документов, которые вращались в советских учреждениях оставались неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Поэтому остро встала проблема их унификации и стандартизации. Кабинетом стандартизации были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Также стандартизировались материалы (бумага, чернила, ленты для пишущих машин и т.п.), средства и предметы конторского труда.

    В 1921 году была создана Государственная  общеплановая комиссия (Госплан), которая занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы постепенно становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

    Конституция 1936 года существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет  СССР стал высшим и единственным законодательным  органом. Установилась система полномочий в издании видов документов для  каждой иерархической структуры. Новые  введения упростили и упорядочили  процессы документирования в высших органах власти.

    В 1941 году на первом межотраслевом совещании  по оргтехнике была выдвинута программа  по вопросу документационного обеспечения  управления, но этой программе ВОВ.

    Экономический упадок и проблемы восстановления народного  хозяйства отодвинули на второй план проблему документационного обеспечения  управления.

    В 1960 году состоялось Всесоюзное совещание  по вопросам механизации труда инженерно-технических  работников и работников административно-управленческого  аппарата. Поднятые вопросы во многом совпадали вопросами межотраслевого совещания 1941 года.

    С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР стало  правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организации и предприятий.

    В 1963 году ГАУ изданы № Основные правила  постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов  и способствовали упорядочению их деятельности.    

    В 1965 году была разработана единая государственная  система делопроизводства (ЕГСД), а  в 1973 году « Основные положения ЕГСД»  одобрил Госкомитет СМ СССР по науке  и технике и были использованы в министерствах, ведомствах и организациях, как положение не имеющее официального статуса. В 1988 году была создана новая редакция государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

    Важным  событием 70-80-ых годов в делопроизводстве стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило оформление документации, облегчило процессы поиска, учета и хранения разнообразной информации.

    В 1991 году с распадом СССР в республике были созданы самостоятельные структуры, которые занимались проблемами научного и нормативно-методического обеспечения  делопроизводственных служб. Главное  управление при Совете Министров  БССР было преобразовано в Комитет  по архивам и делопроизводству в  Республике Беларусь.

    Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) в 1995 году был утвержден и введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». В 1996 году был введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был разработан Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела.

    Современное белорусское делопроизводство находится  на стадии развития. С ростом развития и усовершенствования делопроизводства в системе управления, усовершенствовалось  и само управление, и развитие технологии управления государственного аппарата. Стремительный рост в усовершенствовании делопроизводства привело к снижению излишних документов, к снижению объемов информации, снижение затрат труда на все виды работ с документацией, повысилась оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах.