Экспертиза ценности документов

     Далее указывается цифрами и прописью количество внесенных в опись 

дел с  № # по № #, в том числе указываются  литерные и пропущенные номера.

     Опись подписывается составителем с указанием  должности, даты и расшифровкой подписи. Опись рассматривает и принимает решение об одобрении экспертная комиссия. После чего опись утверждается руководителем организации.

     После составления экспертной комиссией  списка документов, не подлежащих хранению, составляется Акт о выделении документов к уничтожению.

     В акте указывается на основании чего документы отобраны к уничтожению (наименование и выходные данные перечня  документов с указанием сроков хранения).

     Список  дел оформляется в виде таблице, содержащей графы:

     - № п/п;

     - заголовок дела (или групповой  заголовок дела);

     - дата дела (или крайние даты  дел);

     - номера описей (номенклатур) за  – г оды;

     - индекс дела (тома, части) по номенклатуре  или № дела по описи;

     - количество дел (томов, частей);

     - сроки хранения тома и номера статей по перечню;

     - примечание.

     Акт рассматривает и принимает решение  об одобрении экспертная комиссия. Утверждается акт руководителем  организации.

   При проставлении сроков хранения учитываютcя годы.  День и месяц составления документа значения не имеют. Например, контракты за 2000 год с пятилетним сроком хранения включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2006 года.

   При оценивании документов пользуются различными критериями ценности. Важнейшими из которых являются следующие:

• значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых в организациях и на предприятиях сфер деятельности, определяется значимостью учреждения (в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и т.д.).
• значимость содержания документов. Обычно документы, созданные 
  в организациях делят на две группы – документы по 
  основной деятельности и вспомогательные (нужные для текущей 
  работы учреждения). Документов второй группы намного 
  больше, но они имеют временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет).
• время и место образования документов. Эти критерии, как 
  правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории 
  существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое значение. Документы за этот период требуют 
  большого внимания на государственное хранение 
  может собираться большее количество документов, чем в обычные  
  годы. Критерий места применяется, когда значительные  
  события происходят на определенной территории.
• подлинность и копийность документов. При отборе на  
  хранение предпочтение всегда отдается подлинникам. Однако ряд 
  документов может существовать в организациях в виде копий. 
  Эти копии должны быть заверены и иметь необходимые 
  реквизиты (например, для исходящих писем — это номер и дата).
• юридическая сила документа. Этот критерий втекает из предыдущего,  
  так как юридическую силу имеют только правильно 
  оформленные документы (как подлинники, так их и  
  экземпляры).
• физическое состояние документа. Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве (и отправлять на реставрацию), или выделять к уничтожению (если они не являются основными).
• особенности документа. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие документу уникальность. Такие документы отбирают на хранение независимо от содержания, происхождения или принадлежности.

     Порядок документирования экспертизы ценности документов в организации устанавливается инструкцией по делопроизводству. Утвержденная инструкция разрабатывается в соответствии с действующими законодательными и нормативными актами.

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      Основной  проблемой экспертизы ценности документов на современном этапе можно назвать  человеческий фактор. Элементарная невнимательность, лень, непрофессионализм приводят к потере информации. Это еще раз говорит о том, что, несмотря на наличие перечней, необходимо непосредственное изучение документов, особенно передаваемых на государственное хранение и выделяемых на уничтожение. Во многих организациях не соблюдают установленные требования, предъявляемые законодательством к составлению и хранению документов.

        А иногда это и сознательное  желание, скрыть какие – то  факты, например бухгалтерская  отчетность.

      Во  многих случаях экспертиза ценности документов проводится с грубыми нарушениями. Такими как, неправильно составленные описи документов, документально не оформляются результаты экспертизы, не выдерживаются сроки по хранению документов (уничтожаются раньше положенного срока).

      В настоящее время Россия переживает сложные времена, меняется строй, приоритеты, отношение к разным политическим, социальным, культурным событиям в  истории страны. Становится все более  сложно определить принципы и критерии отбора документов. Трудно сохранить комплексы документов, полно и всесторонне освещающие периоды истории нашей страны, насыщенные событиями особой важности. Важность документов определяют люди, а люди почти всегда субъективны по разным причинам.

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 

Источники 

1. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125 - ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2004.
2. Федеральный закон Российской Федерации от 26 декабря 1995 г. «Об акционерных обществах» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1995. - № 52. - Ст. 25.
3. Федеральный закон Российской Федерации от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете РФ» // Собрание законодательства Российской Федерации. - 1995. - № 48. - Ст.58.
4. Гражданский кодекс Российской Федерации от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ //СЗ РФ. – 1996. -  №5. - Ст. 52. Ст. 122.
5. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ // СЗ РФ. 2002. - № 1. - Ст.3.
6. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. № 358 – р. // Собрание актов Президента и Правительства РФ. - 1994. -  № 13. - С. 1048.
7. ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1998. - 8с.
8. Основные правила работы архивов организаций. - М., Главархив, 2000. – С.152.
9. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М.:  Росархив, ВНИИДАД. 2002. – С.304.
10. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Росархив, 1991. - С.74.
11. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19 января 1995г -№ 2.
12. Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17 марта 1998 г. - № 19.
13. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Руководителем Росархива 06.10.2000. – М.: Росархив, 2000. – С. 107.
14. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Министерства культуры России от 08.11.2005г.  № 536. - М., 2005. - С. 87.

Литература

1. Алексеева, Е.В., Афанасьева, Л.П., Бурова, Е.М. Архивоведение / Под общ. ред. В.П. Козлова / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – С.272.
2. Воробьев, Н.И., Киселева, Т.И., Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основным работам на компьютере / Н.И. Воробьев, Т.И.Киселева, Л.В.  Павлюк. - СПб., 1999. – С. 302.
3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – С. 359.
4. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В.  Челлини. - М., 1996. – С. 320.
5. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА  М, 1999. – С. 575.
6. Алексеева, Е.В., Афанасьева, Л.П., Бурова, Е.М., Осечкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова // Секретарское дело. - 1999. - № 1. – С. 14-18.
7. Санкина, Л.В. Организация и проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве фирмы / Л.В. Санкина // Секретарское дело. - 2001. - № 1. – С. 25-28.