Экспертиза ценности документов

Таким образом, основным методом  экспертизы ценности документов является непосредственная оценка документов, проводимая работником при упорядочении документов, которая осуществляется путем полистного просмотра и анализа дел и документов.

Решения экспертной комиссией  принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

 

3.2. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов в РФ

 

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного  обеспечения управления совместно  с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации.

В процессе экспертизы производится:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются  качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
• документы, подлежащие временному хранению(свыше 10 лет) в архиве организации;
• документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
• документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд  документов:

• опись дел постоянного срока хранения;
• опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;
• опись дел по личному составу;
• акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие  дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного  обеспечения организации, либо в  структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Таким образом, в данной главе  исследования нами были проанализированы принципы и сложившееся на современном этапе система критериев ценности документов, а также рассмотрены перечни, которым принадлежала ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Но на сегодняшний день требования к срокам хранения документов прописаны не только в перечнях, но и во многих законодательных и подзаконных актах, полного списка которых никто не составлял. Рассмотрены организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве организаций в 1990 - 2000-е годы.

 

 

 

 

 

Заключение

 

В ходе рассмотрения данной работы все поставленные в начале работы задачи были решены и цель достигнута. Стало очевидно, что экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций архива, т.к. итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счёте, определение состава АФ РФ в целом.

Экспертиза ценности документов - архивоведческий процесс работы, но экспертизе подвергаются документы не только в архивах.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному  делу и документационному обеспечению  управления - Федеральный закон «Об архивном деле в РФ», Положение об Архивном фонде Российской Федерации и др.; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела - Государственная система документационного обеспечения управления, Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации, Основные правила работы архивов организаций и др.

Перечням принадлежит  ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции  Архивного фонда страны.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными  сроками хранения входит составной  частью во все ведомственные перечни.

Основным методом экспертизы ценности документов является непосредственная оценка документов, проводимая работником при упорядочении документов, которая осуществляется путем полистного просмотра и анализа дел и документов.

Оценка ценности необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению. А деятельность по отбору документов на государственное хранение или  установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой  ценности документов.

Экспертиза ценности документов организации основывается на традиционных принципах и критериях (научно-обоснованных признаках, на основании которых  определяется степень ценности документов), выработанных в процессе архивной практики.

В результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
• документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
• документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
• документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В современный период документ по-прежнему оценивается с научно-исторических позиций, его главным качеством  остается ценность как источника  информации не только о прошлом организации, но и о перспективах ее развития в рамках политической и экономической  системы.

 

 

Список использованной литературы:

 

 

1. Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993 г. М: Юридическая литература. 1997.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая): Федеральный закон от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ [принят ГД ФС РФ 21 октября 1994 г.]: по состоянию на 03 января 2006 г. // Собрание Законодательства РФ. 1994. №32.
3. ГОСТ Р. 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. М: Издательство стандартов, 1998.
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Взамен ГОСТ Р 6.30-97; введ. 2003-07-01. М.: Издательство стандартов, 2003.
5. Основные правила работы государственных архивов. М., 1962.
6. Основные правила работы архивов организаций / Росархив. ВНИИДАД. М., 2002.
7. Правила экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах. М., 1957.

Литература

1. Авраменко, Т.Ф., Коннова Н.Н., Шепукова Н.М. К методике исследования проблем отбора на государственное хранение документов с повторяющейся информацией // Советские архивы. 1972. № 4.
2. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник. М., 2006.
3. Анфилов Б.И. К вопросу о составлении перечней // Архивное дело. 1936. № 1.
4. Банасюкевич, В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. 1998. № 3.
5. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник 2 издание, // под общ, ред. проф. Т.В. Кузнецовой. 2006.
6. Жукова, М.П. К разработке нового Перечня типовых управленческих документов / М.П. Жукова // Отечественные архивы. 2000. № 4.
7. Жукова, М.П. Экспертиза ценности документов и комплектование архивов (вчера, сегодня, завтра) / М.П. Жукова //Отечественные архивы. 2004. № 4.
8. История делопроизводства в СССР: Учебное пособие. М., 1974.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел - синтез» 2002.
10. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО « Бизнес-школа «Интел-синтез» 2002.
11. Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. 2005. № И (63).
12. Научные основы оценки и отбора документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. 2003. № 1.
13. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. 2003. № 2.
14. Орлова, Н.А. Вопросы экспертизы ценности документов в советском архивоведении. В кн.: Труды МГААИ. М., 1972. Т. 29.
15. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика) / Федер. арх. агентство; ВНИИДАД; сост.: М.П. Жукова, Н.А. Пучко, О.В. Усанова идр.М., 2006.