Коммерческая корреспонденция, её роль в коммерческой деятельности

     Все вышеперечисленные функции можно  подразделить на функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника).

 

3. Классификация деловых писем и документов

 

  Одна  из важнейших частей деловой документации-письма. Деловыми письмами называют все документы, которые служат для связи организации  с внешними структурами.

  Если  вы хотите быть уверены в том, что достигнутая устная договорённость будет неукоснительно соблюдаться вашим деловым партнёром (или работодателем), обязательно подтвердите её деловым письмом. Все виды деловых писем обязательно регистрируются.

      Принципы классификации деловых писем могут быть различными:

1. По теме письма разделяются на коммерческие и собственно деловые. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов; составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнёрами). Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть расписка, приглашение, протокол собрания и др.
2. По функции письма подразделяются на письма-ответы и инициативные письма. В свою очередь, письма подразделяются на требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), и письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).
3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные. 
   Циркулярные письма - это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчинённым инстанциям (организациям).  
   Обычные письма направляются одному получателю.
4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные.  
   В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. В последнее время они доминируют в деловой переписке. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них, особенно в том случае, когда рассматриваемые вопросы не связаны между собой. 
   Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.
5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическое значение: договоры, оферта, рекламация, электронные письма и факсы). Последние два вида писем используются когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют.
6. По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющие жёсткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определённого формата бумаги.
7. По цели письма подразделяются на информационные ("полезные"), создаваемые с целью передать информацию и документы, призванные повлиять на адресата.

       Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учётом разных аспектов.

      Перечислим  основные факторы, влияющие на текст  и форму делового письма:

• кто пишет письмо (адресант);
• получатель (адресат);
• тема;
• цель;
• функция письма;
• сколько вопросов будет обсуждено в письме;
• каким образом оно будет отправлено;
• существуют ли строго регламентированные формы (требования ГОСТа) для этого вида писем.

   Таким образом, составляя коммерческое письмо, следует обратить внимание на два  основных момента: 1) оформление письма в соответствии с правилами делопроизводства; 2) текст самого письма. Оба момента одинаково важны.

      Любое деловое письмо имеет следующую структуру:

1. Реквизиты отправителя (адресанта);
2. Реквизиты получателя (адресата);
3. резолюция руководителя;
4. заголовочная часть;
5. текст письма;
6. подписи составителей письма.

      Текст рассматриваемых документов, как  и любого другого вида деловых  писем, должен включать следующие части: 1) обращение 2) вводную часть 3) основную часть 4) заключение.

      В большинстве случаев коммерческие письма представляют собой традиционные почтовые отправления, хотя в последнее  время все более популярными  видами коммерческой корреспонденции  становятся факсы и электронные сообщения.

      Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация документов в делопроизводстве обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.

     Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений.

     Таким образом, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:

        документацию по административным  вопросам;

        документацию по материально-техническому  снабжению;

        документацию по планированию;

        документацию по оперативной  деятельности;

        документацию по бухгалтерскому учету;

        документацию по подготовке и  расстановке кадров;

        документацию по финансово-кредитным  и внешнеторговым  вопросам

     По  юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные.

      Подлинные документы, в свою очередь также подразделяются на действительные и недействительные, причем недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

     Еще один вид классификации предусматривает  деление документов по срокам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

     По  срокам хранения документы делятся  на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

     Еще один критерий классификации документов - степень обязательности. По нему вводится деление документов на информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

 

1.4. Языковые особенности коммерческой корреспонденции и классификация документов, его основные признаки 

      На  основе анализа теоретических подходов к исследованию письменного делового общения в научной литературе, выделения специфики письменного  делового общения, также на основе сравнительного анализа письменной и устной деловой речи можно определить коммерческую корреспонденцию как особый вид письменного делового общения. Выявляются общие характеристики коммерческой корреспонденции, определяются ее мотивы и функции, раскрываются ее цели, задачи и намерения деловой коммуникации.

      Основные  группы целей коммуникации (познавательные, практические и познавательно-практические) в равной степени присущи рассматриваемой  нами коммерческой корреспонденции. В  коммерческой корреспонденции познавательным целям соответствуют такие семантические виды писем, как, например, письма-просьбы или письма-запросы (необходимость получения информации или печатного информационного материала). К коммерческим письмам с практическими целями относится письмо-предложение (оказание воздействия на потенциального покупателя и заключение торговой сделки c целью получения прибыли). В третьем случае коммуникант при составлении коммерческого письма преследует одновременно две цели – познавательную и практическую, одна из которых зачастую является промежуточной. В коммерческой корреспонденции это может быть контроферта (продавец дает информацию и, одновременно, оказывает воздействие на покупателя, убеждая его в правильности/ выгодности новой сделки).

      Коммерческая  корреспонденция оформляет, регистрирует заключение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряет составление контракта и содержит документы, регулирующие ход его выполнения. С целью выявления коммуникативных целей писем, отражающих эти ситуации, и способов эффективного воздействия письма на ситуацию нами дается построение классификации деловых писем на основе коммуникативно-прагматического подхода, а именно: информирование (сопроводительное письмо, письмо-сообщение, письмо-подтверждение); побуждение (письмо-просьба, запрос, предложение, заказ); жалоба (письмо-напоминание, рекламация); экспрессивность (письмо-ответ на жалобу); реагирование (ответ на запрос, заказ, оферта).

      Представители формального подхода исходя из языковой формы, в которой реализуется  содержание текста, наиболее яркой чертой считают официальность, вежливость, дипломатичность; ясность; лаконичность. Для представителей функционального подхода определенное значение для выделенных стилевых черт имеют задачи и цели общения. Авторы главными стилевыми чертами считают точность, объективность и стандартизованность. Представители прагматического подхода подчеркивая воздействие на адресата и побуждение его к ответной реакции, выделяют следующие стилевые черты: 1) вежливость; 2) точность; 3) официальность; 4) стандартность.

      Лексические нормы в коммерческом подстиле проявляются в том, что слово должно употребляться с учетом его лексического значения, стилистической окраски и лексические сочетаемости. Коммерческому подстилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в тех значениях и в условиях только такой контекстно-лексической сочетаемости, которые традиционны именно для деловых документов.

 

      Глава 2. Роль корреспонденции  в деятельности организации, ГОУ СПО «СГКБиИ»

1. Характеристика организации ГОУ СПО «СГКБиИ»

Основные  сведения о предприятии:

1. ГОУ СПО Сахалинский государственный колледж бизнеса и информатики; г. Южно-Сахалинск, ул. Горького 26;
2. Государственное образовательное учреждение.
3. Министерство образования и науки Российской Федерации
4. Вид деятельности, предоставление образовательных услуг.

 

      Направления подготовки Среднее профессиональное образование: 

• Право и организация социального обеспечения (9 классов)
• Правоведение (11 классов)
• Менеджмент (по отраслям) (9, 11 классов)
• Сварочное производство (9,11 классов)
• Программное обеспечение ВТ и АС (9,11 классов)
• Организация обслуживания в общественном питании (9, 11 классов)
• Сервис на транспорте (по видам транспорта) (9,11 классов)
• Гостиничный сервис (9,11 классов)
• Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта (9,11 классов)
• Организация перевозок и управление на транспорте (на автомобильном транспорте) (9,11 классов)

 

      Вступительные испытания:

• на базе 9 классов – тестирование (русский язык, математика)
• на базе 11 классов - по результатам ЕГЭ (русский язык, математика)
• заочное обучение - собеседование

 

      Начальное профессиональное образование 

• Оператор электронно-вычислительных машин
• Мастер столярно-плотничных и паркетных работ
• Повар, кондитер
• Автомеханик
• Сварщик (электросварочные и газосварочные работы)