Коммерческая переписка

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального  образования

«Приамурский государственный  университет имени Шолом-Алейхема»

Факультет экономики, управления и права

Кафедра документоведение и  права

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

На тему: Ведение коммерческой переписки

 

 

 

Выполнила: студент Мануйлова

Алёна Константиновна

Курс 2, группа 7111

Научный руководитель:

Каштанюк Валерия Александровна

 

 

 

 

 

Биробиджан 2012

Содержание

• Введение………………………………………………………………… 
• Глава 1. Документационно-лингвистические правила………................
• 1.1 Язык, стиль и особенности официально-делового стиля…. 
• 1.2 Классификация деловых писем…………………………….. 
• Глава 2. Оформление делового письма

• 1.1 Основные части делового письма
• 1.2 Дополнительные части делового письма

• Заключение……………………………………………………………… 

• Список литературы ……………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Коммерческая переписка  является одним из основных средств  обмена информацией между учреждениями, организациями, предприятиями и  различными фирмами. Поэтому очень  важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле  и тоне. В связи с этим целью  данной работы принимается научиться  правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию  отдельных деловых писем в  частности.

В последнее время значительно  повысился интерес к такому типу официальных писем, как коммерческая корреспонденция. Именно этот тип документов играет заметную роль в установлении и поддержании деловых отношений  между фирмами, предприятиями. Нередко  успех деловых отношений зависит  от умения вести коммерческую переписку. Следовательно, знание структурных, содержательных и языковых особенностей разных видов  коммерческих писем весьма актуально  сегодня.

Деловое письмо в современную  эпоху остается важным источником информации. Кроме того, оно было и остается средством документирования этой информации, ибо такие источники информации как телефон или сотовая связь, пригодные для решения оперативных  вопросов, не оставляют никаких материальных следов.

Несмотря на наличие современных  форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки  даже на небольшом предприятии весьма велик. Огромное количество писем при  однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает необходимость в унификации делового письма. Неправильное оформление письма затрудняет модель с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под  руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в  долларах. Нельзя не учитывать и  того обстоятельства, что деловые  документы - вовсе не материал для  «чтения», а информация, которая  должна побуждать к определенным поступкам.

Актуальность курсовой работы определяется необходимостью всестороннего изучения стилистической системы русского языка вообще и ее, отдельных разновидностей в частности, а также недостаточной лингвистической изученностью деловой переписки как одного из важнейших жанров современного документооборота.

Целью курсовой работы является изучение языка и композиции современного русского делового письма. Данная цель конкретизируется решением следующих задач:

- определением особенностей  официально-делового стиля;

- подробным рассмотрением  видов речевых ошибок в деловых  текстах;

- проведением анализа  языка и композиции деловых  писем.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, трех частей, заключения, списка использованной при написании литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Документационно-лингвистические правила

 

• 1.1 Язык, стиль и особенности официально-делового стиля

 

 

Рассматривая само понятие  «официально-деловой стиль», необходимо отметить, что, прежде всего это язык делового общения, который используется главным образом при составлении  управленческих документов. К нему в полной мере применимы нормы  литературного языка, однако он обладает и своими ярко выраженными особенностями.

Основные особенности  официально-делового стиля - это точность, исключающая возможность каких  бы то ни было инотолкований и неясностей; сужение диапазона используемых речевых средств; языковой стандарт - стремление к выражению мысли  единообразным способом, применение для этого готовых языковых формул-клише; высокая степень повторимости (частотность) отдельных участков текстов документов.

В документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными  словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках). «Специальная лексика», наоборот, используется очень широко. Это понятие связано с теми группами слов, которые относятся  к какой-либо профессии или роду деятельности. В специальную лексику  включают термины, профессионализмы и  профессионально жаргонные слова.

Термины - это слова или  сочетания слов, значение которых  строго обусловлено в пределах данной специальности.

Обычно термины закреплены за одной специальностью. Однако они  могут переходить из одной отрасли  знания в другую, сохраняя свое первоначальное значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. Термины, нашедшие широкое  употребление в разных областях знания, теряют свой узкоспециальный характер. Нередко они переходят в разряд «книжных» слов, которые не закреплены за какой-либо узкой сферой употребления или каким-либо отдельным видом  письменной речи.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той  или иной специальности общеупотребительны.

В официально-деловых текстах  нельзя употреблять архаичные канцеляризмы типа на ваше благоусмотрение, прилагаю при сем, по получении таковых, сего года. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью «узаконенных» терминов.

Профессионально-жаргонная  лексика может рассматриваться  как форма профессионального  просторечия. Употребление таких слов допустимо лишь в особых условиях - для достижения стилистических, изобразительных  целей¹. Рассматривая синонимы, необходимо помнить, что ошибки при их употреблении нередко происходят оттого, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование (обязательно в форме множественного числа): запросы/требования покупателей. В то же время оно не имеет присущего словутребования значения «норма, порядок, которым кто - что-либо должно соответствовать»².

В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо - составляется (не пишется) и направляется (не посылается). Современная деловая речь немыслима без употребления заимствованных слов. Данный факт обусловлен активизацией торгового, научно-технического, делового, культурного общения народов, в результате которого в нашу жизнь входят новые понятия. Главным источником заимствования в наши дни является английский язык.

Однако применение иностранных  слов должно вызываться необходимостью. Выбирая между синонимами, один из которых - русский, а другой - заимствованный, надо прежде всего определить, существенная ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан.

Правильное использование  заимствованных слов в некоторых  случаях представляет определенные трудности. Основная из них - употребление заимствованных слов в том или ином контексте, стиле языка. Слова иноязычного происхождения, имеющие русский синоним, как правило, выше по стилю, официальнее, именно поэтому они более приспособлены для передачи различной информации, в том числе научного и делового характера. В официально-деловом стиле недопустимо необоснованное употребление иностранных слов, не вносящих ничего нового по сравнению с их русскими синонимами.

Таким образом, заимствованные слова занимают особое место в  лексической системе русского языка  и требуют предельно осторожного  обращения с ними³. Употребление фразеологизмов в деловой речи подчиняется исторически сложившимся правилам, закрепленным традицией и обязательным для всех⁴. Ошибки могут быть в лексическом составе фразеологизма, в его грамматическом оформлении, а также в стилистическом плане. В официально-деловом стиле используются устойчивые выражения книжного характера или стилистически нейтральные фразеологизмы, лишенные.

Одним из распространенных недостатков официального стиля  является плеоназм - использование  избыточных, ненужных с точки зрения смысла слов. Например: тонкий нюанс - существительное «нюанс» образовано от фр. nuance -оттенок, тонкое отличие; главная суть - «суть» - это и есть главное.

Другой ошибкой является тавтология. Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает речь тяжелой и затрудняет понимание текста.

Примеры типичных для официальной  речи тавтологий: польза от использования  чего-либо; адресовать в адрес и  др. Эти словосочетания надо заменить другими: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие  факторы», «направить в адрес»⁵. Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля.

Преимущественное использование  простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные  предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются  только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) - определенно-личные. 

 Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа …выполнили план, что позволяет. Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами (в связи с отказом, по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

Страдательный залог используется при необходимости подчеркнуть  факт совершения действия (предложение одобрено, документация возвращена, акт составлен (текст №9), товар поставлен (текст №13) и т.п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности.

В служебных документах часто  применяются сокращенные слова  и аббревиации (р/с - расчетный счет). Основной принцип сокращения - сокращенные слова и аббревиации не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию. ГОСТ Р 1.5-92 - Государственная система стандартизации Российской Федерации⁶.

В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах  массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд  отличительных черт на всех языковых уровнях - лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти  черты образуют речевую системность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип литературного  языка называется функциональным стилем.

Официально-деловой стиль  закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и  дипломатической деятельности. К  периферии делового стиля относят  информативную рекламу, патентный  стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объяснительные записки, расписки и т.п.). Организационно-распорядительная документация (ОРД) - вид деловой  письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи (лицензия, правила, устав, указ и т.п.) ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.