Контрольная работа по "Делопроизводству"

      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Реквизиты документа – данные, которые должны содержаться в документе, для признания его действительным.

 

 

2. Текст документа – речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текст является основным реквизитом любого делового документа.

 

 

3. Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

 

 

4. Делопроизводство – это сфера деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учёта и хранения. С термином делопроизводство в последнее время используется термин документационное обеспечение управления. Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управлении, их организационным программным и информационным обеспечением.

 

 

5. Документирование – это процесс создания документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам.

 

 

6. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления. 

 

 

7. Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений. 
   

 

 

 

 

 

8. Бланк- это стандартный лист бумаги на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной информации.

 

 

9. Документопоток- это совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

 

 

10. Документооборот- это движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учёт и контроль исполнения.  

 

 

11. Акт- документ, составляемый коллегиально комиссией для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

 

 

12. Приказ- это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

 

 

13. Протокол- это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, прочих заседаниях коллегиальных органов.

 

 

14. Телеграмма- это срочное сообщение, переданное по телеграфу или телетайпу, содержит не более 300 знаков.

 

 

15. Телефонограмма- это документ срочного уведомления, переданный по телефону. Состоит из несложного текста в 20-30 (до 50) слов.

 

 

16.  Инструкция- это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности предприятий, их структурных подразделений и должностных лиц.

 

 

 

17. Система документации- это совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

 

 

18. Формуляр- это совокупность реквизитов, расположенных определенным образом.

 

 

 

 

19. Нормативно-методическая база делопроизводства- это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих создание, обработку, хранение и использование документов в деятельности предприятия; а также функционирование службы документационного обеспечения предприятия. 

 

 

20. Служба ОДОУ- документационное обеспечение управления

 

 

 

 

 

21. Адресат- реквизит, размещающийся на рабочем поле документа. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

 

 

   24.  Приложение-

 

 

 

 

    25.  Резолюция- надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение.

 

 

26 . Регистрация документов- это запись учётных данных о документе по установлено форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения.

 

 

 

 

 

 

    

ПЕРЕЧИСЛИТЕ ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ:

 

Подлежат регистрации:   1.Договоры 2. Протоколы 3.Деловые письма 4.Инструкции и правила (должностные, по технике безопасности и т.д.) 5.Отчеты (о производственной  деятельности, командировках и т.д.) 6.Акты (проверок, ревизий,  списания) 7.Перечни документов 8.Планы (производственные, развития, внедрения новой техники  и т.д.) 9.Положение о структурном подразделении 10.Программы проведения  работ и мероприятий, командировок и т.д. 11.Сметы расходов на  содержание аппарата управления, зданий и т.д.  12.Штатные расписания  и изменения к ним 13.Штатная численность 14.Ценная и заказная  корреспонденция 15.Жалобы граждан.

Не подлежат регистрации:   1.Граики, наряды, заявки 2.Сводки и информация, присланные для сведения 3.Учебные планы и  программы 4.Сообщения о заседаниях 5.Рекламные извещения 6.Прейскуранты, прайс-листы 7.Поздравительные письма 8.Печатные издания  (книги, журналы, каталоги) 9.Формы статистической  отчётности 10.Корреспонденция, адресованная  работникам предприятия с отметкой  «лично» 11.Объяснительныезаписки 12.Первичные документы  бухгалтерского, материального и  статистического учёта 13.Периодичсекие издания.

СОСТАВЬТЕ УГЛОВОЙ БЛАНК ПИСЬМА ПРЕДПРИЯТИЯ. НЕОБХОДИМЫЕ ДАННЫЕ ПОДБЕРИТЕ САМИ.

 

Закрытое акционерное общество                                «Новые технологии»                  Восточный мик-н, 2, Нягань, 628187                     ОКПО 88691207, ОГРН 4489029183491,                          ИНН/КПП 6810294736/861001001           Тел/факс (34672) 6-00-00, E-mail: techno_new.mail.ru              _____________№_________________

СОСТАВЬТЕ ПРОДОЛЬНЫЙ БЛАНК ПИСЬМА ПРЕДПРИЯТИЯ. НЕОБХОДИМЫЕ ДАННЫЕ ПОДБЕРИТЕ САМИ.

 

 

 

         _____________№_________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОФОРМИТЕ, В СООТВЕТСТВИИ С ПРАВИЛАМИ  И ТРЕБОВАНИЯМИ, ПРИМЕРЫ ЗАГОЛОВКОВ К ТЕКСТАМ СЛЕДУЮЩИХ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ (КОНКРЕТНЫЕ  СИТУАЦИИ  ПОДБЕРИТЕ САМИ):

 

 

1. Деловое письмо

  

Об оказании научно-технической  помощи.

 

2. Акт

 

Приема-передачи оргтехники.

 

3. Должностная инструкция

 

Бухгалтера.

 

4. Докладная записка

 

Об увеличении штатной численности  подразделения.

 

              5. Приказ по общим вопросам

 

Об увеличении уставного капитала общества

 

               6. Протокол

     

Общего собрания акционеров

 

               7. Представление

  

К назначению на должность главного бухгалтера

 

                8. Отчет

   

         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОФОРМИТЕ НЕСКОЛЬКО ВИДОВ  ОТМЕТОК:

 

1. Об исполнителе

 

И.Н.Клименко 5-66-36

 

2. Об исполнении документа и направлении его в дело

 

Отправлено деловое письмо по факсу 20.05.2009 №178 В дело № 02-02 за 2009 г.                                                подпись                    20.05.2009г.

 

3. О поступлении документа  на предприятие

 

31.05.2009г. №209

 

       4. О контроле

 

Контроль

                            

НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ

 

 

 1. Дайте определение:  номенклатура   дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

 

2. По  каким   признакам   возможно  построение   номенклатуры   дел 

     предприятия?

 

      а –  структурный

      б –  функциональный

      в – структурно-функциональный

      г –  временной

      д -  отраслевой

      е -  территориальный 

   

 

3.  В папках предприятия подшиты перечисленные ниже документы. Составьте  названия   (заголовки дел) для каждой из шести папок:

 

  3.1 – письма, телеграммы  и др.  по поводу заключения договоров поставки

             и закупки товаров

 

Письма с поставщиками и подрядчиками

 

   3.2 – рекламные  письма,   прайс-листы,   информационные  письма          

             различного содержания и характера

 

Информационные документы различного характера

 

 

   3.3 – приказы  директора, протоколы коллегий, постановления, планы

            работы, номенклатура дел отдела  логистики 

 

Распорядительные документы организации и номенклатура дел бухгалтерии

 

   3.4. – планы  работы ОМТС  на текущий год

 

Планы работы ОМТС на 2007 год

 

    3.5. – материалы и документы по плановым и внеплановым инвентаризациям

 

Документы по проведению инвентаризации

 

3.6. – документы, положения,  инструкции по ГО

 

Распоряжения по ГО

 

ВЫБЕРИТЕ ПРАВИЛЬНЫЕ ВАРИАНТЫ ОТВЕТОВ:

 

 

А. Какие составляющие  обеспечивают юридическую силу документа?       

 

1. бланк (угловой штамп)
2. оттиск печати
3. дата
4. номер или индекс
5. гриф согласования
6. гриф  утверждения
7. подпись
8. отметка об исполнителе
9. наименование документа

10- адресат

        11- гриф ограниченного доступа

        12- наименование составителя

 

Б. Что устанавливает формуляр-образец?

 

        1- наименование документа

        2- конструкционную сетку

        3- формат бумаги

        4- содержание текста

        5- расположение реквизитов

        6- величину полей

 

В. Распределите форматы листов бумаги ( А3, А4, А5, А6)  на

     

       основные:  А4, А5

       вспомогательные:  А3, А6

 

Г. Где проставляется номер страницы в деловых документах в соответствии 

      с ГОСТами:

 

1. в верхнем правом углу
2. в центре верхнего поля
3. в центре нижнего поля

 

Д.   Чем отличаются друг от друга докладная и служебная записки?

      

       1 –  правилами оформления

       2 –  адресатами

3 – содержанием

Е. Укажите документы, относящиеся к организационно-правовым:

 

       1- приказ

       2- протокол

3- устав

4. положение
5. деловое письмо
6. регламент
7. штатное расписание
8. решение
9. инструкции по видам деятельности и должностям

10- правила

11- график

 

Ж. Распределите в соответствии с порядком составления и оформления 

      приказов следующие  этапы их разработки:

 

        1- сбор и анализ информации 1

        2- согласование проекта 4

        3- инициирование решения 2

        4- подготовка проекта 3

        5- доведение документа до исполнителей 7

        6- внесение на рассмотрение руководства 5

        7- подписание документа 6

 

З. Выберите требования, относящиеся к оформлению телефонограмм: