Контрольная работа по «Документированию управленческой деятельности»

№

п/п

Задание

Содержание

1

2

3

1.

Раскройте содержание понятия 

«документ»(ГОСТ 51141-98)?

    Документ -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать

2.

Что такое  реквизит?

Реквизит- (текст, адрес, подпись)- обязательный элемент оформления официального документа.

3.

Раскройте содержание следующих  свойств документа:

3.1

Юридическая сила документа

    Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.  
Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

3.2

Оригинальность

Слово "оригинал" происходит от латинского слова "originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность. 
Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом. 

3.3

Копийность

Копия документа - это документ, полностью  воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние  признаки или часть их, не имеющий  юридическую силу.  
Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с размножением оригинала любого вида.  

4.

Какие функции  может выполнять документ? Что  означает понятие многофункциональности  применительно к документу?

Выделяют функции общие (информационную, социальную, коммуникативную, культурную) и специальные  (управленческая, правовая функция, исторического источника, функция учёта).

Информационная  предполагает фиксацию, хранение и передачу информации;

Коммуникативная предполагает передачу и обмен информацией ;

Социально-культурная – документы, представляющие социальное и культурное значение, передают культурные традиции и системы ценностей.

Управленческая - решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации,

Правовая – одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере.

Исторического источника - передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием).

 Функция учёта - фиксируется информация количественного, статистического характера).

Документ многофункционален, т.е содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение

5.

Проведите классификацию документов

по таблице 

По месту составления

По степени сложности

По юридической силе

По степени гласности

внутренние

простые

подлинные

открытые(несекретные)

внешние

сложные

подложные

документы с  ограниченным доступом

6.

Приведите типовую  схему управления входящими документами, установленную ГСДОУ, кратко охарактеризуйте  каждый этап.

№

п/п

Задание

Содержание

1

2

3

1

Понятие «управленческий документ»

Управленческая документация-пакет официальных документов, составленных по определённой форме и содержащих конкретную управленческую информацию.

2

Раскройте основные требования к  составлению и оформлению управленческих документов

Т екст документа должен быть представлен в виде:

- связанного текста применяется при подготовке содержания правил, положений, писем, приказов и т.д.

- трафаретного текста, который включает постоянную и переменную часть применяется для подготовки справок, актов, протоколов.

- анкетный текст – содержит характеристику, какого – то объекта по строго определенным признакам (параметр, показателям, где параметры – постоян. часть, а их характеристика переменная).

- табличный текст – содержит сопоставленную информацию о нескольких объектах применяется для подготовки финансовой документации, приложений в составе организационно – распорядительных документов.

 Необходимо также  избегать                                                                формулировок, порождающих различные толкования, нестандартную терминологию.

При определении времени суток  следует исходить из 24 – часового исчисления, по необходимости указывать  по Москве, по местному времени.

3

Требования ГСДОУ, предъявляемые  к управленческим документам

В соответствии с требованиями ГСДОУ управленческий документ должен:

- содержать достоверную и аргументированную  информацию, т.е. основываться на  фактах.

-увязываться с документами, ранее изданными по данному вопросу, по не дублировать их содержание.

- не противоречить законодательству, нормативно – правовым актам и организационно -  распорядительным документам, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности, освещаемого в документе.

- излагаться ясно, убедительно и ёмко, но вместе с тем кратко.

4

Каким образом должен быть оформлен управленческий документ (язык, расположение реквизитов)

4.1.

Издаваемый национальным субъектом РФ и обращающийся только на его территории

На русском или национальном языке

4.2.

Издаваемый национальным субъектом  РФ и обращающийся за пределами его  территории

Только на русском языке

5.

 Раскройте типовую структуру  управленческого документа. Каким  образом происходит структуризация  его составных элементов.

Типовая структура управленческого  документа включает в себя:

- вводную  часть (введение);

- основную часть (основной текст может подразделяться на разделы, главы, статьи);

- заключительная часть (заключение);

- может содержать  также приложение.

6.

Охарактеризуйте функциональное назначение составных частей управленческого  документа 

Функциональное назначение

1) вводной части заключается в конкретизации сути излагаемого вопроса (1 – 2 предложения)

2) основной части состоит в последовательном изложении различных аспектов вопроса (1 – 3 и > абзацев)

3) заключительной части  – изложение выводов и предложений, просьб, требований, напоминаний (1 абзац, 2- 4 предложения).

7.

Какие виды бланков вы знаете, в  чем состоит особенность каждого  из них, в каких случаях их следует  применять.

Предусмотрены три вида бланков:

• для писем;

• общий;

• конкретного вида документа.

Различия между этими  бланками состоят в том, что в  бланке для писем содержатся следующие  реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования);

• эмблема, товарный знак (знак обслуживания);

• код организации по ОКПО;

• наименование вышестоящей  организации (если оно имеется);

• наименование организации;

• справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, код по ОКПО или ОКОГУ, код по ОКУД, адрес электронной  почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банках, банковский идентификационный  код (БИК) и идентификационный номер  налогоплательщика (ИНН) и др.);

• дата;

• регистрационный номер  документа;

• ссылка на регистрационный  номер и дату входящего документа.

    На общих бланках, которые могут быть использованы для составления любых видов документов (кроме писем), отражаются наряду с вышеуказанными реквизитами заголовок к тексту, отметка о контроле, гриф утверждения.

    Бланк конкретного вида документа применяют для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатают наименование вида документа, например: «приказ», «распоряжение» и др.

8.

Приведите примеры продольного  и углового расположения реквизитов на бланке письма (на примере любой  организации)

продольное  расположение

угловое:

9.

Какие обязательные  элементы в  соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 входят в состав реквизитов управленческих документов

В соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 в состав реквизитов УД входят:

01. изображение государственного  герба РФ

02. изображение герба субъекта  РФ

03. изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного  знака или знака обслуживания).

04. указания на код приятия.

05. указание на основной, государственный  регистрационный номер предприятия.

06. указание на индивидуальный  номер налогоплательщика – код  причины постановил на учёт (ИНН/КПП)

07. указание на  код формы документа.

08. наименование предприятия.

09. справочные данные о предприятии.

10. наименование вида документа

11. дата документа.

12. регистрационный номер документа.

13. ссылка на регистрационный  номер и дату документа.

14. указание на место составления  или издания документа.

15. сведения об адресате.

16. указание на гриф «Утверждение  документа».

17. резолюция.

18. заголовок к тексту документа.

19. отметка постановке документа на контроль.

20. текст документа.

21. отметка о наличии у документа  приложение.

22. подпись.

23. указание на гриф «Согласование  документа».

24. виза согласования документа.

25. оттиски печати предприятия.

26. отметка о заверении копии документа.

27. отметка об исполнителе документа.

28. отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

29. отметка о поступлении документа  на предприятие.

30. идентификатор электронной копии  документа.

10.

Укажите основные особенности оформления и расположения всех реквизитов управленческих документов

10.1

01.изображение государственный Герба РФ

Проставляется только на документах государственный предприятий

10.2

02. изображение  герба субъекта РФ

Проставляется только на документах государственный предприятий

10.3

03. изображение  эмблемы (логотипа) предприятия (изображение  товарного знака или знака  обслуживания).

Проставляется на наиболее важных документах коммерческих предприятий, только в  том случае, если этот знак зарегистрирован  в регистрационной палате

10.4

04. указания  на код приятия.

проставляют согласно Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

10.5

05. указание  на основной, государственный регистрационный  номер предприятия.

юридического лица проставляют  в соответствии с документами, выдаваемыми  налоговыми органами.

10.6

06. указание  на индивидуальный номер налогоплательщика  – код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)

номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

10.7

07. указание  на  код формы документа.

Все виды документов расписаны в  общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУФ) под определенным номером, этот номер и представляет код документа

10.8

08. наименование  предприятия.

Указывается в соответствии с наименованием  в закрепленном уставе предприятия. Если в названии имеется иноязычное обозначение, то оно указывается  вместе с русским

10.9

09. справочные  данные о предприятии.

Проставляются только на письмах в  соответствии с правилами связи

10.10

10. наименование  вида документа

Записывается в виде слов (приказ, акт справка), в соответствии с содержимым текста

10.11

11. дата  документа.

Датой документа является дата его подписания. Записывается арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год

10.12

12. регистрационный  номер документа.

Все документы  в организации  регистрируются в карточке или журнале, по порядку. Эта запись и составляет регистрационный номер документа

10.13

13. ссылка  на регистрационный номер и  дату документа.

Проставляется только на ответных письмах  и включает регистрационный номер  и дату письма, на который дается ответ

10.14

14. указание  на место составления или издания  документа

располагается строкой ниже даты и  номера документа. Его указывают  в том случае, если затруднено определение  населённого пункта, где располагается  данная организация по реквизитам «Наименование  организации» или справочным данным об организации.

10.15

15. сведения  об адресате.

Реквизит «адресат» располагается в правом верхнем углу документа, от 7-го положения табулятора (1-е положение табулятора = 1,25 см), или 9 см по верхней линейке электронного документа.

Указывает кому предназначен документ, записывается в виде наименования организации или должностного лица, для кого предназначен документ

10.16

16. указание  на гриф «Утверждение документа».

Гриф утверждения располагают  в правом верхнем углу первого  листа документа (7-е положение  табулятора) или показатель 9 см верхней  линейки электронного документа.

Состоит из слова, утверждаю, наименование должностного лица, утверждающего документ, его  подписи, расшифровки и даты

10.17

17. резолюция.

Резолюция, написанная на документе должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Резолюция пишется руководителем  на документе от руки на свободном  от текста месте. Текст резолюции  может оформляться на отдельном  листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

10.18

18. заголовок  к тексту документа.

печатается от границы левого поля, без кавычек, содержит не более 28-30 знаков (включая знаки препинания и пробелы) в одной строке, строк – не более 5. Точка в конце заголовка  не ставится.

Допускается оформление заголовка 12 размером шрифта.

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно  передавать смысл текста и должен быть согласован с наименованием  вида

10.19

19. отметка  постановке документа на контроль.

за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

10.20

20. текст  документа.

Составляется таким образом, чтобы  он был достоверным, кратким и  точным

10.21

21. отметка  о наличии у документа приложения.

Приложением считается другой документ, который подтверждает или уточняет информацию основного документа. В  этом случае после окончания текста документа записывается слово «приложение», наименование прилагаемого документа с указание количества листов и экземпляров. Если приложений несколько, то они нумеруются

10.22

22. подпись.

Подпись должностного лица, подписывающего документ. Его подпись и расшифровка  подписи

10.23

23. гриф  согласования документа

Согласование это предварительное  рассмотрение запроса с целью  принятия правильного управленческого  решения. Различают внутреннее и  внешнее согласования. Внешнее осуществляется с другими организациями. Внутреннее оформляется реквизитом 23 в виде визы согласования.

10.24

24. виза  согласования документа.

Визы согласования проставляются  в виде подписи, ее расшифровки и  даты. Если имеются возражения подписывающей  стороны, можно записать слова: не согласен, возражаю.

10.25

25. оттиски  печати предприятия.

Ставится на наиболее важных документах с целью подтверждения их подлинности, печать должна проставляться между  наименованием должности и подписью должностного лица, таким образом, чтобы  не закрывать подпись.

10.26

26. отметка  о заверении копии документа.

Представляется в идее слова  «верно» подписью того, кто заверяет документ, расшифровки подписи и  даты, если документ имеет хождение внутри организации, то достаточно подписи  лица, заверяющего документ

10.27

27. отметка  об исполнителе документа.

Проставляется для простоты общения  с составителем документа на лицевой  или оборотной стороне документа. Записывается полностью ФИО исполнителя  и контактный телефон

10.28

28. отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело.

Все документы представляют собой  историческую ценность, поэтому в  основном они подлежат длительному  хранению. Для хранения в организации  создаются архивы. Для того чтобы  отправить документ на хранение на нем записываются слова «в дело», №дела, в котором будет храниться  документ, ставиться подпись того, кто направляет дело, расшифровка  подписи и дата. Иногда записывается кратко способ решения вопроса

10.29

29. отметка  о поступлении документа на  предприятие.

Проставляется только на входящих документах с помощью штампа, в котором  указывается наименование организации, дата поступления в организацию  и регистрационный номер

10.30

30. идентификатор  электронной копии документа.

На документе записывается имя  файла или код оператора, где  сохраняется этот документ

11.

Что такое формуляр-образец.

Модель построенная документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

12.

Составьте формуляр-образец 

12.1

Письма 

12.2

Приказа

12.3

Служебной записки

12.4

Заявления

12.5

Протокола

12.6

Акта

№

п/п

Задание

Содержание

1

2

3

1.

Дать определение «договор»

Договор (контракт) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких – либо отношений.

2.

Какие особенности оформления и  составления договоров Вы знаете

Договорные отношения могут  быть установлены следующими путями:

- путём направления оферты (письменного предложения о заключении договора).

- путём предоставления одной из сторон проекта договора, другая сторона рассматриваем проект, если нет возражений принимает любая сторона получает свой экземпляр договора.

В договоре отражаются характер сделки, качество товаров и услуг, сроки, цена сделки, оплата, гарантии, права и обязанности сторон, порядок разрешения споров.

Договоры  оформляются на бланке или на стандартных  листах.

Датой договора объявляется дата его подписания. Присвоение номера документа происходит в валовом порядке в течение  года.

3.

Дать определение «приказ»

Приказ - важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителями организации.

4

Какие особенности оформления и  составления приказов Вы знаете

 Приказы по организации работы  коллектива, финансирования, отчётности, снабжения и другим производственным  вопросам относят к приказам  по основной деятельности.

Приказы по личному составу регулируют приём, увольнение работников, продвижение по службе и т.д.

Приказы по основной деятельности оформляют  на общих бланках.

Реквизиты:

01 (02, 03) 01. изображение государственного  герба РФ; изображение герба субъекта  РФ; изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного  знака или знака обслуживания).

08. наименование предприятия

10. наименование вида документа

14. указание на место составления  или издания документа

18. заголовок к тексту документа.

20. текст документа.

21. отметка о наличии у документа  приложение.

22. подпись.

23. указание на гриф «Согласование  документа».

24. виза согласования документа.

27. отметка об исполнителе документа.

28. отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

30. идентификатор электронной копии  документа.

4.1

Из как их составных частей состоит  приказ. В чем состоит функциональное назначение каждой из них 

Текст приказа состоит из двух частей, констатирующих и распорядительных.

Констатирующая часть - кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказов.

Если  приказ издаётся на основании другого  документа, то указывается наименование этого документа, дата, номер и  заголовок в конце. Преамбула  завершается словом «приказываю».

Распорядительная часть – должна содержать перечисления предписываемых действии с указанием исполнителя действия и сроков исполнения.

4.2

 Составить распорядительный документ - Приказ по основной деятельности  по предложенным реквизитам

5.

Дать определение «протокол»

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждении вопросов и принятии решений на собрании, на совещании, конференции и др. формах работы коллективных органов оформляется на бланках организации

6.

Какие особенности оформления и  составления протоколов Вы знаете

Текст состоит из двух частей:

1. вводная
2. основная

Вводная часть имеет постоянную, переменную информацию. Постоянную: «председатель», «приглашен».

Фамилии членов коллегии организации  располагаются в алфавитном порядке, через запятую в строку ( для приглашенных указывается должность и название организации).

Вводная часть заканчивается разделом «Повестка дня»: (все прописные, слева).

Вопросы о повестке дня нумеруются арабскими цифрами и печатаются от первого положения таблицы (располагаются  по степени важности и сложности).

Основная часть строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили) по каждому вопросу отдельно.

Протокол подписывают председатель и секретарь.

6.1.

Составить организационно-распорядительный документ - Протокол

7.

Дать определение «акт»

Акт – документ составленный несколькими лицами, подтверждающей установленного факта, события или действия (инвентаризация, передача материальной ценности).

8.

Какие особенности оформления и  составления актов  Вы знаете

Состоит из двух частей:

1. вводная указывается основание для составления акта.
2. констатирующая – цели, задачи, характер предельной работы, излагаются выводы, предложения, заключение составного акта.

Реквизиты:

08. наименование  предприятия

10. Наименование  вида документа

11. Дата  документа

12. Регистрационный  номер документа

14. указание  на место составления или издания  документа

16. указание  на гриф «Утверждение документа».

17. резолюция.

20. текст  документа

21. отметка  о наличии у документа приложение

22. подпись.

9.

Дать определение «служебная записка»

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами не находящиеся в прямом подчинение.

10.

Какие особенности оформления и  составления служебных записок  Вы знаете

Предназначение вводной части  содержания документа заключается в ознакомлении адресата с темой документа и пояснении причин, которые послужили поводом для подготовки документа. В основной части служебной записки, как правило, содержатся:

- аргументация  в пользу (против) принятия, подготовки  и последующей реализации какого-либо управленческого решения — то есть обоснование этого решения;

- основные результаты изучения вопросов, непосредственно связанных с принятием, подготовкой и реализацией указанного решения;

- расчеты, подкрепляющие обоснование (также могут быть представлены в приложении к документу);

- предложения и выводы (в последних, как правило, содержится прогноз ожидаемого от реализации соответствующего управленческого решения эффекта).

Структуру служебной записки обычно образуют абзацы, состоящие из двух-трех простых предложений, реже — пункты и подпункты. Изложение документа осуществляется официально-деловым стилем, свойственным для изложения деловых писем. Если к служебной записке прилагаются расчеты, справки - то об этом в обязательном порядке делается упоминание – по тексту документа или в его заключительном предложении.

Документ подписывается его разработчиком с указанием наименования должности, подписи, ее расшифровки и даты.

№

п/п

Задание

Содержание

1

2

3

1.

Дайте определение номенклатуры дел, поясните ее назначение?

Номенклатура дел - систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Это важнейший элемент информационно-поисковой системы, а также экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

2.

Что вы знаете о формировании дел и  порядке расположения документов внутри дела?

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

-    в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

-  документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

-   документы разных сроков хранения формируются в разные дела;     в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

-   в дело формируются, как правило, документы одного года;

-    внутри дела чаще всего применяется обратный хронологический характер размещения документов. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

2.1.

Оформите обложку дела?

На обложке дела указываются:

•     наименование организации;

•     структурное подразделение;

•     номер папки по номенклатуре дел;

•     заголовок дела;

•     год заведения;

•     срок хранения.

3.

Расскажите о текущем и оперативном  хранении дел?

4.

Что такое экспертиза ценности документов, Кем и с какой целью она  проводится

5.

С какой целью проводится систематизация документов

№

п/п

Задание

Содержание

1

2

3

1.

Дать определение служебного письма

Служебные письма — это, как правило, письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между заинтересованными организациями.

2.

 Виды служебных писем.

Среди служебных писем можно  выделить письма циркулярные, информационные, гарантийные, сопроводительные, письма-просьбы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, рекламные письма и ряд других.

3.

Формуляр и структура коммерческого  письма.

Оформление коммерческого письма складывается из подборки соответствующего бланка и нанесения необходимых реквизитов на его рабочее и служебное поля.

В состав реквизитов письма, кроме наносимых на бланк могут входить следующие реквизиты:

14 — место составления или  издания документа;

15 — адресат;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21  — отметка о наличии  приложения;

22 — подпись;

24 — визы согласования документа;

25  — оттиск печати;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении  документа и направлении его  дело;

29  — отметка о поступлении  документа в организацию;

30 — идентификатор электронной  копии документа. Часть перечисленных  реквизитов используется лишь  при необходимости (14, 24, 25, 30), часть — при подготовке исходящих писем (11, 12, 15, 18, 20, 21,22, 27), часть (17, 19, 28, 29) оформляется на входящих письмах.

4.

Письма гарантийные и претензионные, требования к их составлению.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.

Претензионное письмо - это письмо, отправляемое виновной стороне в  случае невыполнения ею заключенных  ранее договоров и разного  рода обязательств, попытке изменить их условия в одностороннем порядке и т.д.

5.

Опишите на примере письма, в чем  заключаются особенности языка  и стиля служебных документов?