Контрольная работа по «Документоведению»

   МИНИСТЕРСТВО  НАУКИ И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

   РЕСПУБЛИКИ  САХА (ЯКУТИЯ)

   ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

   СРЕДНЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

   ЮЖНО-ЯКУТСКИЙ РЕГИОНАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ 
 
 
 

   КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

     По  дисциплине  «Документоведение»

     Студентка  3  курса

         Специальности  3ДОУиА-10

         Косыгина  Екатерина Евгеньевна 

         Преподаватель  Шарыгина Марина Леонидовна

         Форма обучения  заочная 
 
 
 
 

                                             Оценка__________ 

                                             Дата_____________ 
 
 

   2011

   ОГЛАВЛЕНИЕ 

1. Введение……………………………………3
2. Требования к оформлению грифа согласования, утверждения, визирования…………...................................5
3. Правила оформления деловой корреспонденции в англоязычных странах………………………………………7
4. Выписка из протокола……………………...9
5. Заключение……………………………….....11
6. Список использованной литературы………12

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   ВВЕДЕНИЕ

   Благодаря этой дисциплине можно научиться  сформировывать профессиональные компетенции  при издании и оформлении документов в соответствии требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления, с применением компьютерной техники и государственных стандартов.

   Для этого нужно изучить основы документационного обеспечения управления, сформировать рациональные подходы к многомерной работе с документами, отслеживать уровень сложности компьютеризации управленческой деятельности.

   Слово «документ» в переводе с лат. означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект закрепленной в нем информации, для передачи его во времени и пространстве. Связи в системе управления реализуют посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми, причем эти сведения, команды могут передаваться разными способами, в том числе машинными. Документ осуществляет следующие функции: информационную; организационную; коммуникативную; юридическую; воспитательную.

   Система документации это совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности.

   Рационально-организационный  комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, и применяемый в определенной области деятельности называют унифицированной системой документации.

   Значение  делового документа велико. В документах закрепляются государственное устройство и взаимоотношения между государствами, документы служат средством связи организаций между собой, предприятий и организаций с гражданами.

   Опыт, практика показывают, что правильно  организованное делопроизводство предоставляет возможность получения реальной картины деятельности любой организации, способствует более эффективному ее управлению. Данное утверждение в настоящее время характеризуется рядом существенных особенностей. К наиболее важным из них относятся происходящие в последние десятилетия революционные изменения в области средств общения между людьми и внедрение в производство новых информационных технологий.  В связи с этим многократно возросший объем информации в целях анализа и сохранения для последующего использования требует своего документирования.

   В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как его результат. Поэтому эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса разработки и оформления документов. В частности, переписка в объеме деловой документации организаций занимает до 80%.

   С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от исполнителей до руководителей всех уровней. С каждым деловым документом в аппарате управления проводится трудоемкая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычислений и т.п.). Кроме того, при необходимости производятся копирование документов, их транспортировка как внутри организации, так и вне нее. 
 
 
 
 
 
 
 
 

   ТРЕБОВАНИЯ  К ОФОРМЛЕНИЮ ГРИФА СОГЛАСОВАНИЯ, УТВЕРЖДЕНИЯ, ВИЗИРОВАНИЯ 

   Документ  утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

   Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

   При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне.

   При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

   Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

   Зона  для реквизита «Гриф согласования документа» размещается ниже реквизита «Подпись» через три интервала.

   Если  документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне – слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

   В отдельных случаях при необходимости  согласования документа с несколькими  организациями может оформляться  отдельный лист согласования.

   Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа.

   Визирование документа является формой его внутреннего  в пределах одной организации  согласования.

   Согласование  документа оформляется визой согласования документа (далее – виза), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

   Состав  должностных лиц, визирующих документы, устанавливается  нормативным актом организации (положением, инструкцией). Отказ от визирования не допускается.

   При наличии замечаний к документу  их излагают на отдельном листе, подписывают  и прилагают к документу.

   Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

   Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

   Возможно  оформление виз документа на отдельном  листе согласования.

   Допускается, по усмотрению организации, полистное  визирование документа и его  приложений. 
 
 
 
 
 
 
 

   ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ  В АНГЛОЯЗЫЧНЫХ СТРАНАХ 

   Письмо  иностранному партнеру должно иметь  четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2.54 мм). Реквизиты на нем располагают в следующем порядке.

   1 – эмблема организации или товарный знак, наименование фирмы (возможно указание рода ее деятельности – “продажа недвижимости” и т.п.);

   2 – справочные данные об организации  (адрес, телефон/факс, № счета в банке, адреса представительств и филиалов); этот реквизит может быть помещен непосредственно перед реквизитом 1;

   3 – регистрационный индекс (номер)  документа в цифровой или буквенной,  а также буквенно-цифровой форме;  указание в письме-ответе исходящего номера инициативного письма;

   4 – дата документа в буквенно-цифровой  форме без добавления “th” к числу;

   5 – адресат:

               имя, фамилия получателя

               название компании

               номер дома, улицы

               город, цифровой индекс

               страна (располагают  данные адреса построчно с открытой пунктуацией, т.е. без запятых и точек);

   6 – вступительное обращение через четыре межстрочных интервала от реквизита 5;

   7 – заголовок письма (не обязателен, но свидетельствует о хорошем тоне);

   8 – текст письма;

   9 – заключительная формула вежливости (Обращение Dear Mr/Mrs/Miss/Ms соответствует заключительная формула вежливости – Sincerely yours (Искренне Ваш), а обращению Dear Sir/Sirs/Madam – Yours faithfully (преданный Вам); пишут ее через два межстрочных интервала после текста письма;

   10 – личная подпись автора письма, ниже подписи – ее расшифровка, на следующей строке – название должности лица, подписавшего документ (проставляют через пять межстрочных интервалов после реквизита 9);

   11 – отметка о наличии приложений, если они есть (Enclosure – приложение: Oktober № 34) или в сокращенной форме – End: Contract .№ 11/Si15);

   12 – отметка о заверении копии  (“Carbon copy” или “cc”) и адресов, куда они высланы.