В настоящее время сложившаяся  система делопроизводства в России развивается с учетом специфики  рыночных отношений и массовой компьютеризации  управления.

     Современные российские технологии документационного  обеспечения управления развивались  постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

     После октябрьского переворота 1917г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарат управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

     Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих  местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911г. изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.

     Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление  « О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранения канцелярской волокиты».

     Интересные  и перспективные разработки проблем  делопроизводства велись также в  Государственном институте техники  управления (1926г.). изучение вопросов приходило  по следующим основным направлениям:

     1) документооборот учреждений и  методы его оптимизации; 

     2) способы регистрации документов, выработка рациональных методов  учета документации;

     3) контроль исполнения документов;

     4) хранение документов.

     Предлагаемая  новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

5. организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
6. регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;
7. отказ, где возможно, от регистрации вообще;
8. число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
9. справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

     контроль  исполнения документов должен быть проверкой  по существу, не носить формальный характер;

10. наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

     В 1928г. Государственным институтом техники  управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

     В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой  практический опыт, накопленный к  тому времени различными ведомствами  и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

     В 1963г. архивная служба выпустила «Основные  правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий  СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.

     В 1966г. в рамках архивной службы был  учрежден Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехника. Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения! ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.

     Утвержденная  в 1988 г. начальником Главного архивного  управления «Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

     В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного  контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не тало повсеместным. Таким образом, традиционная всероссийская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. Имеет следующие особенности:

11. четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель – исполнитель- руководитель) внутри организации;
12. отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;
13. ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);
14. для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;
15. относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;
16. основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.

     Основная  проблема данной технологии – централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технологи  требует как получения своевременной  информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных карточек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводительный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Цветок  специальности

Квалификационная  характеристика выпускника

Знать, уметь, владеть!!!

Выпускник должен знать:

1. Тенденцию развития ДОУ с применением новых технологий;
2. Закономерности документообразования;
3. Системы хранения текущей и ретроспективной документации;
4. Законодательные и нормативные материалы по документированию;
5. Принципы оценки ценности документов и определение сроков хранения;
6. Новейшие информационные технологии;
7. Современные ТСУ.

Выпускник должен уметь:

1. Составить и оформить любые виды документов;
2. Проектировать унифицированные формы документов;
3. Внедрять унифицированные системы документации в условиях автоматизированных технологий;
4. Реализовывать ДОУ конкретной организации;
5. Разрабатывать мероприятия по совершенствованию ДОУ в целом или для отдельных частей;
6. Внедрять новейшие информационные технологии в своей организации;
7. Организовывать контроль за исполнением;
8. Проводить ЭЦП перед уничтожением или архивным хранение;
9. Руководить службой ДОУ;
10. Осуществлять психологическое регулирование в трудовых коллективах, разрабатывать планы социального развития;

Выпускник должен владеть:

1. Методами анализа систем ДОУ;
2. Методикой унификации и стандартизации управленческих документов;
3. Методикой составления классификационных справочников;
4. Критериями ЭЦП и определения сроков их хранения;
5. Навыками обработки документов для сдачи их в архив.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
«Навигатор» документов

1. Организационные документы: Устав, положения об организации, учредительный договор, положения о подразделении, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила трудового распорядка;
2. Распорядительные документы: Приказы, распоряжения, постановления, решения, указания;
3. Информационно  - справочные документы:  Служебные письма, записки, справки, протоколы, акты, телефонограммы, рекламации, жалобы, претензии, оферта-письмо, предложения;
4. ДОУ – журналы регистрации, учетные карточки, личные дела, номенклатура дел, описи дел, архивная справка, описи ЭД;
5. Документы кадрового обеспечения: личная карта, анкета, автобиография, заявления, характеристика, рекомендательные письма, трудовая книжка, приказы по личному составу, акт об отсутствии на рабочем месте, резюме;
6. Документы по оплате труда:  табель учета рабочего времени, лицевой счет, расчетка, платежная ведомость, лицевой счет;
7. Доверенности: служебные и личные;
8. Договоры: аренды, материальной ответственности;
9. Документы учета средств и материалов: накладные, карты учета, акты;
10. Исковые заявления: о возмещении ущерба, о восстановлении на работу;
11. О сохранении коммерческой тайны: перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну, обязательство о неразглашении;

Основные  нормативные материалы  регламентирующие современное  документационное обеспечение управления

1. ГСДОУ
2. ГОСТ Р51141-98 – «Делопроизводство и архивное дело термины и определения»
3. ГОСТ Р6.30-2003 – Унифицированная система организационно – распорядительной документации.
4. Нормативные или ДАД – разработка рекомендаций по делопроизводству в организации (требования в ДОУ). На её основе можно разработать инструкцию по делопроизводству для организации.

Заключение

     На  основании выше изложенного можно  сделать следующие выводы:

     Во-первых, документоведение в России возникло в XVI - XVII веках, и это было связано с развитием международных, правовых отношений. Тогда появились первые попытки создания унифицированных форм документов. При росте документооборота с начала XVIII века унифицированные формы документов и правила их составления стали понемногу закрепляться законодательными актами. Складывались правовые основы документирования, появилось деление документов на внутренние и внешние. Эта работа продолжалась вплоть до конца XIX века. В первой половине XX века создаются унифицированные системы документации. Все больше осознается важность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая ценность. В 1943 г. впервые появился и сам термин «документоведение», а вскоре и самостоятельный научный курс.