Лекция по УЭФ

ВВЕДЕНИЕ

     Деятельность  любой, в том числе коммерческой, организации сопровождается созданием  документов. Оформление документов в  соответствии с действующими правилами  обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.

     При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия. Мы рассматриваем основные действия по организации прохождения различных видов документов и их обработки, начиная с их поступления в организацию до их исполнения и, при необходимости, формирования и отправки соответствующих документов из организации.

     Любой документ по окончании связанных  с ним управленческих или иных действий в течение определенного  времени хранится в организации.

     Важнейшей особенностью коммерческой деятельности является ее конфиденциальность. В связи с этим необходима соответствующая организация работы с документами, содержащими сведения ограниченного доступа.

     Руководители  аптечных организаций несут персональную ответственность за документальный фонд организации и должны быть знакомы  с Основами законодательства России об Архивном фонде  РФ и архиве. 

     ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

     В основе управленческой деятельности любой  организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов.

     Большая часть управленческой информации поступает  в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ). Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т.к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени. От организации делопроизводства зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.

     Разработка  новых информационных технологий в  управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение и т.п.). Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов: документирования и организации работы с документами.

      Документирование  - запись информации на различных носителях по установленным правилам. В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе, с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе.

     Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. 

     Система делопроизводства представляет собой совокупность:

     •общеизвестных  принципов обработки документов;

     •приемов  в работе с документами конкретного  предприятия. 

     Система делопроизводства предприятий  формируется под  влиянием следующих факторов:

      •используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

      •сложившихся  национальных традиций работы с документами;

      •установленных  руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

      •квалификации работников делопроизводственной службы предприятия.

     Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

      Термин  «документ» появился в России в XVIII в. и означал «способ доказательства». Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т. к. они отражают деятельность организации; на их основе принимаются управленческие решения; являются главным аргументом в спорных ситуациях; являются гарантом прав на недвижимость и собственность.

      К основным функциям документов можно отнести:

•информационную  (документирование, хранение и предоставление информации);

•управленческую   (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

•коммуникативную  (документы являются средством обмена информацией);

•правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например, закон);

•организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например, должностная инструкция);

•научно-историческую  (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

   НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА (БАЗА) ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА - совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, это стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: правила оформления документов; правила работы с документами.

Законы  РФ

     1. Федеральный закон (ФЗ) от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа  и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней.

     2. ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ  «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам.

     3. ФЗ от 21.07.1993 № 5485 «О государственной тайне» - определяет полномочия гос.органов и должностных лиц по защите гос.тайны и работе с документами, содержащими ее.

     4. Гражданский кодекс РФ (ФЗ от  30.11.1994 № 52-ФЗ) содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений.

     5. Трудовой кодекс РФ (ФЗ от 30.12.2001 № 197-ФЗ) содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений.

     6. Уголовный кодекс  РФ (ФЗ от 13.06.1996 №  63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

     7. Основы законодательства  РФ об Архивном  фонде РФ и архивах  от 07.06.1993 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Государственные стандарты

     1. Государственная  система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ) 1991 г. - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.

     2. ГОСТ 6.38-90 Унифицированные  системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. Стандарт устанавливает:

     •состав реквизитов;

     •расположение реквизитов на листе бумаги;

     •требования к тексту и бланкам документов.

     3. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные  системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению документов. Стандарт установил:

     •новый  состав реквизитов;

     •обновленные  требования к оформлению документов;

     •требования к тексту и бланкам документов.

     Минюст  России отказал в государственной  регистрации данного стандарта.

     4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 № 28.

     Стандарт  устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству; по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

     5. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

     Стандарт  ввел: новые реквизиты; небольшие  изменения в расположении реквизитов на поле документа.

     Требования  по оформлению документов в соответствии с новым стандартом являются рекомендуемыми. В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты по делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

     Общероссийские  классификаторы

     1.Общероссийский  классификатор управленческой  документации (ОКУД) - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

     2. Общероссийский классификатор  предприятий и организаций (ОКПО) – содержит коды организаций. 

     Государственные  инструкции  по  делопроизводству

     1.Типовая  инструкция по  делопроизводству  в федеральных  органах исполнительной власти от 27.11.2000 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов.

     2.Перечень  типовых управленческих  документов, образующихся  в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.2000 устанавливает сроки хранения документов. На основе типовых документов разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

     3. Инструкция по  делопроизводству  конкретного предприятия  содержит разделы:

  •общие  положения;

  •порядок  составления и оформления служебных  документов;

  •порядок  приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

  •контроль исполнения документов;

  •порядок  работы с исходящими документами;

  •порядок  работы с внутренними документами;

  •составление  номенклатуры дел. 
 
 

     Состав  реквизитов документов

    Требования  к оформлению документов установлены  государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 № 65-ст (от 3 марта 2003 г. и введен в действие с 1 июля 2003 г.) «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». На практике положения стандарта применяются ко всем организационно-распорядительным документам. Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы.