Реферат 

по предмету «Делопроизводство» 

 на  тему: «ЛИЧНЫЕ ДЕЛА СОТРУДНИКОВ: СОСТАВ, ФОРМИРОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Екатеринбург, 2011

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ 3

1.ОБЩИЕ  СВЕДЕНИЯ ВЕДЕНИЯ  ЛИЧНЫХ ДЕЛ 4

1.1 Формирование личных  дел работников 5

2. ДОКУМЕНТЫ, СОСТАВЛЯЮЩИЕ  ЛИЧНОЕ ДЕЛО 9

2.1 Автобиография 11

2.2 Резюме 13

2.4 Характеристика 15

2.5 Личный листок  по учету кадров 15

2.6 Анкета 17

3. ВЕДЕНИЕ ЛИЧНЫХ  ДЕЛ РАБОТНИКОВ 19

3.1 Хранение и учет  личных дел работников 20

3.2 Выдача личных  дел работников  во временное пользование 22

3.3 Оформление личных  дел работников  при передаче в  архив 24

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

 

     Современные условия развития экономики и  конкуренции на рынке диктуют  свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой  компании в первую очередь зависит  от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации  работы с документированной информацией  внутри организации.

     Однако  особое внимание следует уделять  именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование  его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления  деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют  свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести  особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед  своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений  между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность  «на бумаге».

     Личные  дела ведутся по желанию организации  и учитываются как документы  «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета. [1]

     Актуальность  выбранной темы обуславливается  недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного  обеспечения работы с персоналом.

     Целью данной работы является разобрать для  чего необходимо вести личное дело работника. Для этого разберем, из чего состоит личное дело сотрудника.

1.ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

 

     Личное  дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется  после издания приказа о приеме на работу

     Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий  работодателей.

     Законодательство  РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной  службы. Порядок ведения личных дел  государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» [1].

     Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя – государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным  актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. №300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа 2004 г. №429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.

     Наконец, ведение личных дел работников может  быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией). В остальных  организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости  ведения личных дел работников, а  также (при положительном решении) – на какие категории работников следует вести личные дела.

     Как правило, в первую очередь личные дела заводятся [2]:

• на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);
• работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

     Однако  во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой  работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно  удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны  все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и  другие документы. Порядок обращения  с личными делами работников целесообразно  закрепить в соответствующей  инструкции.

1.1 Формирование личных дел работников

 

     Формирование  личного дела производится с целью  упорядоченной группировки документированной  информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается  на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

     Формирование  личного дела производится непосредственно  после приема (перевода) работника  на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с  законодательством может устанавливаться  материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией  о порядке обращения с личными  делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

• личный листок по учету кадров или анкета;
• дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
• автобиография;
• копии документа об образовании;
• трудовой договор (второй экземпляр);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
• характеристики (рекомендательные письма);
• заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);
• выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
• выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

     Наряду  с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические  виды документов:

• список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
• выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

     В дальнейшем в личное дело включаются документы:

• подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);
• характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

     Все поступающие в личное дело документы  должны располагаться в хронологическом  порядке.

     Основу  личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• военный билет;
• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);
• документы об имеющихся изобретениях.

     На  все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

     Сведения  обо всех изменениях, происшедших  после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

     Дополнение  к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет  табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету  кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния  личных дел.

     Наряду  с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической  последовательности основных этапов жизни  и деятельности данного лица. В  автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

     В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или  специальные шкафы, в которых  личные дела располагаются по порядку  номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с  требованиями архивных органов и  хранятся в архиве по алфавиту фамилий  работавших.

     С целью обеспечения надлежащей сохранности  личного дела и удобства в обращении  с ним при формировании документы  помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в  отдельную папку.

     Помимо  перечисленных, в личное дело могут  помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении  сотрудником конкурса на замещение  вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п. [5].

     При формировании личного дела, кроме  того, производится его первичное  оформление. С этой целью: