Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ

  Методические  рекомендации по разработке примерных  номенклатур дел, утвержденные Росархивом 05.08.2005.

  Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.

  Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

  Перечень  документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации  по налогам и сборам, его территориальных  органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297.

  Межотраслевые укрупненные нормативы времени  на работы по документационному обеспечению  управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.

  Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному  обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.

  Нормы времени на работы по документационному  обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23. 

    

 

  Приложение 2 

  Примерный перечень

  корпоративных нормативных документов

  в области ДОУ (управления документами) и архивного  дела 

   1. Стандарт по управлению документами,  в котором описываются: 

  - стратегия, политика и ответственность  в области управления документами;

  - требования к управлению документами;

  - состав нормативной базы в  области управления документами;

  - порядок проектирования и внедрения  документных систем;

  - процессы и процедуры управления  документами;

  - правила проведения мониторинга  и аудита в области управления  документами;

  - организация обучения персонала  технологическим аспектам в работе  с документами. 

   2. Инструкция по документационному  обеспечению управления (делопроизводству), включающая следующие основные  разделы:

  ▪ Общие положения. 

  ▪ Документирование управленческой деятельности:

  - состав управленческих документов;

  - классификация, унификация, стандартизация  управленческих документов. 

  ▪ Правила подготовки и оформления управленческих документов:

  - требования к бланкам документов;

  - требования и правила оформления  реквизитов служебных документов;

  - требования и правила оформления  текстов служебных документов;

  - правила подготовки и оформления  распорядительных документов:

  приказ;

  распоряжение;

  протокол;

  решение и др. (при необходимости);

  - правила подготовки и оформления  организационных документов:

  положение;

  правила;

  инструкция  и др. (при необходимости);

  - правила оформления информационно-справочных  документов:

  служебное письмо;

  служебная записка и др. (при необходимости). 

  ▪ Организация документооборота:

  - порядок обработки и движения  поступающих (входящих) документов;

  - порядок подготовки, обработки и  движения отправляемых (исходящих)  документов;

  - порядок подготовки, обработки и  движения внутренних документов;

  - порядок работы исполнителей  с документами;

  - порядок регистрации документов;

  - организация контроля исполнения  документов;

  - порядок учета объема документооборота. 

  ▪ Организация документов в делопроизводстве:

  - правила составления номенклатуры  дел;

  - правила формирования и оформления  дел;

  - порядок систематизации и организации  оперативного хранения документов;

  - правила подготовки документов  к передаче в архив. 

  ▪ Другие разделы, определяющие специфику  компании (при необходимости). 

  3. Положение об архивном хранении  документов, в котором описываются: 

  - порядок отбора документов для  последующего хранения или уничтожения,  проведения экспертизы ценности  документов (положение об экспертной  комиссии);

  - порядок приема документов и  дел в архив компании;

  - правила комплектования, фондирования  документов и дел;

  - порядок организации научно-справочного  аппарата фонда;

  - порядок выдачи из архива документов  и дел во временное пользование;

  - порядок обеспечения сохранности  документов и дел;

  - порядок уничтожения документов  и дел; 

  - порядок передачи документов  на государственное хранение. 

  4. Положение о печатях и штампах,  в котором описываютя:

  - порядок изготовления, учета, использования  и уничтожения печатей и штампов;

  - оттиски печатей и штампов,  используемых в компании. 

   5. Инструкция по работе с документами  конфиденциального характера, включающая:

  - перечень сведений, составляющих  коммерческую тайну (конфиденциальную  информацию);

  - перечень документальных носителей  коммерческой тайны (конфиденциальной  информации);

  - описание порядка предоставления  и разграничения прав доступа  к документам, содержащим коммерческую  тайну и сведения конфиденциального  характера;

  - описание порядка ведения делопроизводства (прием / отправка, обработка, движение  и хранение документов, содержащих  коммерческую тайну и сведения  конфиденциального характера). 

  6. Инструкция по организации работы  с документами в автоматизированной  системе. 

  7. Другие нормативные и методические  документы в зависимости от  потребностей и специфики компании.