Нормативно-методическая база ДОУ

Тема 3. Нормативно-методическая база ДОУ.

Цель  изучения: изучение федеральных законов, ГОСТов, классификаторов, регулирующих документационную деятельность в России.

Вопросы для изучения:

1.Состав  нормативно-методической базы ДОУ. 
2.Стандартизация и унификация системы ДОУ. 
3.Общероссийские классификаторы документации. 
4.Государственная система документационного обеспечения управления.

Состав  нормативно-методической базы ДОУ.

В настоящее  время документационное обеспечение  управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим  законодательством, распорядительными  документами вышестоящих органов,  правилами и указаниями архивного управления. 
 Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты). 
Нормативно-методическая база ДОУ включает:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
2. постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
3. государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
4. правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
5. правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
6. государственные стандарты на документацию;
7. унифицированные системы документации;
8. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
9. нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
10. нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Основу  гражданского законодательства составляет Гражданский  кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть – 22 декабря 1995г.  Гражданский кодекс РФ  устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Наряду  с Гражданским кодексом РФ отдельные  стороны работы с информацией  и документацией регулируются  специальными федеральными законами. 
Закон Российской Федерации "О техническом регулировании" от 10 июля 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗустанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Закон Российской Федерации "О  государственной  тайне" от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

В Федеральном  законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты  первичных учетных документов, уточнен  состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки  хранения учетных документов, бухгалтерской  отчетности в соответствии с правилами  организации государственного архивного  дела.

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и  Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.

Специалист  должен знать положения:

1. Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);
2. Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;
3. других нормативных правовых документов.

Все перечисленные  нормативные документы имеют  большое значение для организации  делопроизводственного процесса на предприятиях. 

Стандартизация  и унификация системы  ДОУ

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс  управления характерен значительным разнообразием  и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация. 
Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. 
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности. 
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные  виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления"), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, в стране действуют унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д.  полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

Требования  к разработке унифицированных форм документов

1. Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.
2. Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
3. Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.
4. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).
5. В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.
6. Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.
7. При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.
8. Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.
9. Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости  от уровня утверждения унифицированные  формы документов разделяются на четыре категории:

— государственные (общероссийские); 
— отраслевые (ведомственные); 
— субъектов Российской Федерации; 
— формы документов объединений, предприятий, организаций.

Общероссийские  классификаторы документации.

Важными средствами информационного обеспечения  являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы  технико-экономической  и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее  время действуют 37 общероссийских и  продолжающих действовать общесоюзных  классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и  нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению  составляют Единую систему классификации  и кодирования технико-экономической  и социальной информации.

В зависимости  от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. 
По содержанию все многообразие классификаторов можно подразделить на следующие группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский  классификатор стандартов (ОКС) 
Общероссийский классификатор продукции (ОКП) 
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) 
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский  классификатор предприятий и  организаций (ОКПО) 
Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства ( ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года)  
Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 6 ноября 2001 года № 454-ст принят и введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах